Muistilista vaihtoon lähtijälle

Oletko lähdössä ulkomaille vaihtoon tai suorittamaan harjoittelua? Tähän alle on koottu vaihtoon lähtijän muistilista, johon kannattaa tutustua huolellisesti ennen matkaa.

Ennen vaihtoa

Muistilista asioista, jotka tulee muistaa ennen vaihtoa

Lähtöorientaatio

Lähtöorientaatio järjestetään kahdesti vuodessa yleensä huhtikuussa ja joulukuussa. Orientaatiossa käsitellään asioita, joista opiskelijan on hyvä olla tietoinen liikkuvuusjaksolle lähtiessään.

Erasmus+ ja OLS kielitaidon arviointi

Erasmus+ ohjelmaan osallistuvat opiskelijat on velvoitettu tekemään ohjelmaan kuuluva, verkossa tehtävä OLS kielitaidon arviointi ennen liikkuvuusjakson alkua. Kutsu arviointiin lähetetään sähköpostitse. Arviointi antaa sekä opiskelijalle että Erasmus-ohjelmalle tietoa yleisestä kielitaidon tasosta. Arvioinnin tulos ei vaikuta valintaan. Tulos on sekä opiskelijan että kv-liikkuvuuspalvelujen henkilökunnan nähtävissä.

Kielitaidon arvioinnin jälkeen opiskelijalla on mahdollisuus ilmaiseen verkossa tapahtuvaan kielikurssiin.

Matkavalmistelut

Matkustukseen ja asumiseen liittyvät järjestelyt ovat opiskelijan itsensä vastuulla. Matkavalmisteluihin on hyvä ryhtyä heti kun tieto hyväksynnästä tulee. Suositeltavaa on vertailla eri matkustusvaihtoehtojen hintoja. Suosittelemme varaamaan matkaliput, joihin on mahdollista tehdä muutoksia joustavasti, vaikka se tietäisikin ylimääräisiä kuluja.

Kohdekorkeakoulua on hyvä tiedottaa saapumispäivästä ja ajankohdasta. Osa partnerikorkeakouluista järjestää vaihto-opiskelijoille haun juna-asemalta tai lentokentältä. Tällaisesta mahdollisuudesta saa lisätietoa hyväksynnän yhteydessä tai vaihtoehtoisesti saa ohjeet siitä, kuinka saapumisen yhteydessä tulee toimia. Mikäli hakupalvelua on järjestetty, opiskelijan tulee ilmoittaa saapumisestaan hyvissä ajoin.

Matkustusasiakirjat

Opiskelijan tulee huolehtia tarvittavista matkustusasiakirjoista. Koska eri maissa on erilaiset vaatimukset, tarvittavan asiakirjan laatu ja sen hakemisen vaatimukset tulisi selvittää mahdollisimman hyvissä ajoin, sillä esimerkiksi viisumin hakemiseen saattaa kulua aikaa. Opiskelijaa pyydetään olemaan yhteydessä siihen lähetystöön tai konsulaattiin, joka on lähimpänä, eli joko Suomessa tai lähimaissa, ja pyytämään tarkempia ohjeita tai seuraamaan heidän kotisivuilla antamia ohjeita.

EU ja EEA maat:

EU-kansalaisena et tarvitse viisumia matkustaessasi toiseen EU tai EEA maahan. EU oleskelulupa tarvitaan, jos oleskelun kesto ylittää kolme kuukautta. Lupa anotaan yleensä paikalliselta poliisilta tai muulta viranomaiselta. Tarvittavia liitteitä ovat tavallisesti hyväksymiskirje ja passi, tai virallinen henkilökortti.

Muut maat:

Hakiessasi viisumia tai oleskelulupaa EU ja EEA alueiden ulkopuolelle, hakijalta yleisemmin vaaditaan passi ja passivalokuvia. Lisäksi saatetaan vaatia hyväksymiskirje, sekä todiste siitä, että pystyy taloudellisesti selviämään kohdemaassa ja vakuutus. Viisumi- tai oleskelulupahakemus tulee jättää hyvissä ajoin ennen matkaa, sillä käsittely voi viedä pitkänkin ajan.

Passi

Passin käyttö henkilöllisyyden todistamisessa on yhä suositeltavinta joka puolella maailmaa. Euroopassa voi toki pärjätä myös virallisella henkilökortilla. Moni maa vaatii, että passi on voimassa vielä puoli vuotta kotimaahan paluun jälkeen. Suomalaista passia ja henkilökorttia anotaan poliisiasemalta. Lisätietoa hakemisesta ja tarvittavista asioista löytyy poliisin kotisivuilta. Käsittelyaika on tavallisesti 1-2 viikkoa, mutta tämäkin asia on hyvä hoitaa ajoissa kuntoon.

Asuminen

Hoida asumiseen liittyvät järjestelyt ennen liikkuvuusjaksolle lähtöä, jolloin asettuminen uuteen ympäristöön ja opintoihin/harjoitteluun sujuu helpommin. Partnerikorkeakouluilla voi olla opiskelijoille tarkoitettuja asuntoloita. Yleensä asuntoa tulee hakea erikseen siihen tarkoitetulla lomakkeella, jonka saat partnerikoulusta yhdessä hakuohjeiden mukana. Partnerikouluilla voi olla myös muita käytänteitä, joista he ohjeistavat saapuvia opiskelijoita.

On hyvä huomioida, että asumisen ja asuntojen laatu ei välttämättä ole yhtä korkea, kuin mihin olet tottunut Suomessa. Myös vuokrataso voi yllättää: se voi olla halvempi tai kalliimpi kuin Suomessa. Varaudu myös siihen, että vuokrasopimus on määritelty tietyn pituiseksi (fixed) ja että vakuusmaksu vaaditaan. Joskus jopa koko vuokra maksetaan etukäteen. Suosittelemme aina vaatimaan kirjallisen vuokrasopimuksen ja tarvittaessa kuitin maksuista.

Vakuutus

Opiskelijalla tulisi aina olla henkilökohtainen vakuutus, joka kattaa sairaalakulut, matkustamisen, matkatavarat jne. ja joka on voimassa koko liikkuvuusjakson ajan, mikäli opiskelija lähtee EU-maiden ulkopuolelle. Muillekin vakuutus on erittäin suositeltava. Opiskelijan tulee olla tietoinen vakuutuksensa ehdoista. VAMKin opiskelijat eivät ole vakuutettuja korkeakoulun puolesta. Poikkeuksen tekevät etukäteen sovitussa harjoittelussa olevat, jotka ovat VAMKin puolesta vakuutettuja työpäivän aikana. Tämä ei kata vapaa-aikaa eikä sisällä vastuuvakuutusta, eli jos opiskelija harjoittelussa aiheuttaa toiminnallaan vahinkoa. Täten opiskelijan tulee itse huolehtia itselleen vastuuvakuutus lähtiessään harjoitteluun. Jotkut maat ja partnerikorkeakoulut voivat vaatia tiettyjä vakuutuksia, joista he tiedottavat hyväksynnän yhteydessä.

EU-maihin lähtijöillä minimivaatimus on eurooppalainen sairaanhoitokortti, jonka Suomen kansalaiset saavat ilmaiseksi KELAsta. Se oikeuttaa tilapäisesti EU/EEA-maissa olevia saamaan hoitoa samoilla ehdoilla ja hinnoilla kuin ko. maan omat asukkaat. Tilapäiseksi oleskeluksi katsotaan myös opiskelu ja opintoihin kuuluva harjoittelu.

Kulttuurishokki

Kulttuurishokki

Uuteen maahan, ympäristöön ja kulttuuriin saapuminen saa ihmisen aina välittömästi huomioimaan ja tarkastelemaan asioita, jotka eroavat totutusta. Ulkomailla asuminen edellyttää sopeutumista uudenlaiseen elämään ja ympäristöön, sekä ennakkoluulottomuutta kaikkea uutta kohtaan. Liikkuvuusjakso tuo mukanaan monia muutoksia päivittäiseen elämään, ja jo pelkästään se voi olla stressaavaa. Tämä uudessa ympäristössä eläminen ja oleminen voi mahdollisesti tuntua paineena ja ahdistuksena.Tätä juuri on kultturishokki.
Uuteen ympäristöön ja kulttuuriin sopeutuminen koostuu eri vaiheista. Tähän vaikuttaa kuitenkin aikaisemmat kokemuksesi ulkomailta sekä liikkuvuusjaksosi pituus.

  1. Kuherruskuukausi: kaikki on uutta ja jännittävää
  2. Torjunta: kaikki uudessa ympäristössä ja kulttuurissa tuntuu pahalta ja ärsyttävältä, stressaantunut olo
  3. Sopeutuminen: erilaisuuden hyväksyminen, uuteen ympäristöön ja kulttuuriin sopeutuminen. Olo tuntuu kotoisammalta ja stressi vähenee
  4. Paluushokki: omaan kulttuuriin palaaminen voi yllättäen aiheuttaa suuremman shokin kuin lähtiessä. Uudelleensopeutuminen omaan kulttuuriin voi viedä aikaa vieraassa kulttuurissa kertyneiden kokemusten ja mahdollisesti muuttuneen omakuvan takia

Kulttuurishokin aiheuttamat oireet voivat olla lieviä tai voimakkaita. On hyvä huomioida, että myös ihmiset ovat erilaisia ja kokevat sekä reagoivat eri tavalla.

Kuinka selvityä kultturishokista?

  • Pidä päiväkirjaa, kirjoita tuntemuksistasi ja havainnoistasi
  • Koeta pysyä positiivisena ja ajatella asioita uudesta näkökulmasta
  • Lue lisää paikallisesta kulttuurista
  • Koeta ajatella, että asiat ovat erilaisia eivät välttämättä parempia tai huonompia kuin kotona. Hyvä tapa oppia uuden maan ja kulttuurin ”do’s and don’ts” on kuunnella ja kunnioittaa
  • Saavuttuasi perille, ole aktiivinen, hakeudu ihmisten seuraan ja sinua kiinnostavien aktiviteettien pariin
  • Puhu avoimesti ihmisten kanssa, sillä he ovat varmasti uteliaita tietämään enemmän sinusta ja kultuuristasi. Näin he ymmärtävät myös sinua paremmin
  • Jos koti-ikävä vaivaa ja kulttuurishokki vyöryy päälle kaiken uuden ja oudon keskellä, puhu siitä jonkun kanssa. Älä jää asian kanssa yksin! Huomioi, että ihmisen asuessa tavallista lomamatkaa pidemmän ajan ulkomailla, tällaiset tuntemukset on tavallisia. Ole yhteydessä ystäviisi tai koulun henkilökuntaan. Myös muut vaihto-opiskelijat ovat samassa tilanteessa ja voivat tarjota hyvää vertaistukea.
  • Parhaita parannuskeinoja kulttuurishokin ja koti-ikävän ovat periksiantamattomuus, haasteiden selättäminen ja sosiaalinen elämä
Vaihdon aikana

Muistilista asioista, jotka tulee muistaa vaihdon aikana

Täältä löydät tietoa asioista, joita tulee tehdä ja pitää mielessä sen jälkeen, kun saavut kohdekorkeakouluun.

  • Ilmoita VAMKin kv-liikkuvuuspalveluihin, että olet päässyt perille
  • Ilmoittaudu kohdekorkeakoulun kv-palveluissa
  • Ilmoittaudu kursseille
  • Ilmoittaudu tarvittaessa paikallisille viranomaisille annettujen ohjeiden mukaan
  • Ole yhteydessä opinto-ohjaajaan ja tee Learning Agreementin muutososio ”During Mobility”, mikäli kurssivalintoihin tulee muutoksia
  • Pidä yhteyttä läheisiisi ja ystäviisi liikkuvuusjakson aikana
  • Kerro kuulumisista myös VAMKin kv-liikkuvuuspalveluihin
  • Tarkista, että suoritetut kurssit näkyvät opintorekisterissäsi
  • Pidä tallella kaikki oleelliset dokumentit, esim. kurssikuvaukset, kirjallisesti tehdyt työt jne, jos niitä tarvitaan myöhemmin
  • Sovi kohdekorkeakoulussa, koska ja kenelle lopullinen opintosuoritusote lähetetään
  • Pyydä vaihdon lopulla kohdekorkeakoulun kv-palveluista läsnäolotodistus (Letter of Confirmation), josta ilmenee vaihdon tarkat päivämäärät

Muista myös nauttia uusista kokemuksista ja asioista!

Vaihdon jälkeen

Muistilista asioista, jotka tulee hoitaa vaihdon jälkeen

Vaihtojakson tarkoitus on olla osa opintojasi, joten vaihtojakson jälkeen sinun tulee:

  • Palauttaa Letter Of Confirmation–dokumentti kansainvälisten asiain koordinaattorille. Tällä kohdekorkeakoulu todistaa vaihdon lopullisen keston (opiskelijavaihto)
  • Palauttaa Erasmus Traineeship Certificate (After Mobility -part of Erasmus Training agreement) –dokumentti kansainvälisten asiain koordinaattorille (Erasmus harjoittelijavaihto)
  • Palauttaa partnerikorkeakoulun allekirjoittama Learning Agreement (ja mahdollinen muutos LA –During Mobility)
  • Toimittaa saamasi opintosuoritusote KV-liikkuvuuspalveluihin
  • Hyväksyttää harjoittelu ohjaajallasi, mikäli olit harjoitteluvaihdossa
  • Erasmus opiskelijana/harjoittelijana tehdä EU-survey, johon sinulle lähetetään linkki sähköpostitse
  • Tehdä ja palauttaa vaihtoraportti (ohjeet alla)
  • Olla valmis kertomaan vaihtojaksostasi muille opiskelijoille esim. infotilaisuuksissa

Opintojen hyväksiluku

Vaihdon jälkeen opintosuoritusote toimitetaan joko sinulle itsellesi tai suoraan omaan korkeakouluun. Toimita kopio saamastasi opintosuoritusotteesta kv-liikkuvuuspalveluihin.  Opintojen hyväskiluku taphtuu eAHOT-palvelussa opiskelijan työpöydällä.

Ole tämän jälkeen yhteydessä opinto-ohjaajaan, joka auttaa sijoittamaan vaihdossa suorittamasi kurssit oikealle paikalle HOPSissa. Opiskelijan on tärkeää olla tietoinen, mitä VAMKin opintoja ulkomailla suoritetut opinnot korvaavat, eli mitä opintoja on opinto-ohjelmassa vaihdon jälkeen.

Apurahan toinen osa

Apurahan toinen osa (max. 200 €) maksetaan liikkuvuusjakson jälkeen, kun kaikki vaadittavat toimenpiteet on tehty ja dokumentit palautettu.

On hyvä huomioida, että Erasmus+ apurahan lopullinen suuruus määrittyy liikkuvuusjakson loputtua tarkan keston mukaan. Täten on mahdollista, että opiskelija joutuu jopa palauttamaan apurahaansa, mikäli vaihdon kesto on ollut paljon arvioitua lyhyempi.

Vaihtoraportti

Vaihtoraportti tulee kirjoittaa englanniksi tai kohdemaan kielellä. Raportin minimipituus on kolme sivua tekstiä. Tämän lisäksi siihen voi liittää myös valokuvia. Käytä pohjana VAMKin tavallista layoutia. Sisällön tulee olla asiallinen ja hyvän maun mukainen, mutta muuten vapaamuotoinen.

Kerro omasta kokemuksestasi totuudenmukaisesti, ja asioista niin kuin ne olivat vaihtojaksosi aikana. Kirjoita erityisesti sellaisista asioista, joiden arvelet hyödyttävän muita samaan paikkaan lähteviä. Älä sisällytä raporttiin salassa pidettäviä tai arkaluonteisia asioita, sillä raportit eivät ole salaisia, ja niitä voivat lukea myös esimerkiksi myöhemmin vaihtoon lähtevät opiskelijat. Tavoitteenamme on tulevaisuudessa julkaista raportteja kotisivuillamme. Palauta raportti kv-liikkuvuuspalveluihin (international@vamk.fi) sähköisessä muodossa.

Vaihtoraportin sisältö:

Otsikko: Report on Exchange Abroad

1. Personal details and exchange period

  • Student number at VAMK
  • Study field
  • Study year (1st-2nd-3rd)
  • Exchange destination (university, faculty/department, town, country) exchange period

2. A List of the courses at the host institution and short comments TAI 2.B. Practical Training Abroad and short comments

  • Description of main duties, short evaluation of the outcome of the training

3. General description of the host university and the city

  • Including practical arrangements during the exchange period

4. Living in the new culture, culture shock

5. Practical Tips to students planning to go abroad

6. Value of the exchange period to your intercultural competence and learning, and final remarks

Kirjoitetun raportin sijaan voit myös sopia vaihtoehtoisen tavan suorittaa raportointi (esim. blogin pitäminen vaihdon aikana, kattava PowerPoint-esitys ja esiintyminen vaihtoinfoissa). Ole näissä tapauksissa yhteydessä kv-koordinaattoriin.

My Foreign Experience – laajempi raportti (1 op)

Opiskelijoilla on mahdollisuus myös saada 1 opintopiste kirjoittamalla laajempi raportti liikkuvuusjaksostaan. Tämä laajempi raportti kirjoitetaan myös englanniksi ja otsikolla ”My Foreign Experience”. Raportin pituus on minimissään 15 sivua tekstiä, minkä lisäksi siihen voi liittää valokuvia. Laajempi raportti sisältää perusraportin tiedot, minkä lisäksi siinä tulisi olla kattavasti käsitelty kohdemaata, (kulttuurinen, taloudellinen, poliittinen, maantieteellinen näkökulma), kohdekaupunkia, sosiaalista elämää jne. Raportin tulee myös heijastaa opiskelijan omia kokemuksia ja olla kirjoitettu omasta näkökulmasta.

Palauta myös laajempi raportti kv-liikkuvuuspalveluihin sähköisessä muodossa. (firstname.lastname@vamk.fi or international@vamk.fi ).