TIETOSUOJAILMOITUS: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14

1. Rekisterin nimi

Alumnirekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Oy Vaasan ammattikorkeakoulu - Vasa yrkeshögskola Ab (y-tunnus 2267669-3)
Wolffintie 30, 65200 Vaasa


3. Rekisterinpitäjän edustaja

rehtori, toimitusjohtaja Kati Komulainen
etunimi.sukunimi@vamk.fi, +358 207 663 400


4. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

markkinointisuunnittelija Eva Sundell
etunimi.sukunimi@vamk.fi, +358 207 663

5. Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava

tietosuojavastaava Hannu Teulahti
etunimi.sukunimi@vamk.fi, +358 207 663 589
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Luovutettuja henkilö- ja osoitetietoja käytetään ammattikorkeakoululain (932/2014) mukaiseen työelämäyhteyden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä alumnitoiminnan yhteydenpi-toon ja tilastointiin. Tietojen avulla pyritään pitämään yhteyttä ja tiedottamaan valmistunutta opiskelijaa erilaisista alumnitapahtumista ja muusta VAMKin alumnitoiminnasta.

7. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
a) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);
b) käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi (GDPR 6 art. 1.b).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on hake-massa rekisterinpitäjän palvelukseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

8. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään henkilön etunimi, sukunimi, s-posti, koulutusala, tutkinto, opintojen aloitusvuosi ja valmistumisvuosi.

9. Käytettävät tietojärjestelmät

Tiedot ovat Excel muodossa ja ne säilytetään VAMKin omalla verkkolevyllä. Excel-tiedostoon on pelkästään alumnitoiminnan ylläpitäjillä oikeus.

10. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

12. Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla niille, joilla on lakiin perustuva oikeus (esim. opetus- ja kulttuuriministeriö) saada rekisteristä tietoja.

13. Henkilötietojen siirto ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterinpitämiseen käytettyjen tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan VAMKin tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti. Tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja pääsy sähköisiin dokumentteihin on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin. Manuaalinen aineisto käsitellään ja arkistoidaan tilassa, joka on lukittu ja jossa on kulunvalvonta.

15. Rekisteröidyn oikeudet


Rekisteröidyllä on oikeus

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi (ei mikäli esim. lainsäädännöstä johtuva syy kuten AMKille kuuluva julkisen vallan käyttäminen)
  • rajoittaa teitojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi


Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.


Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle