Tietosuojaseloste: Peppi opintohallintojärjestelmä

Peppi opintohallintojärjestelmä

1. Rekisterin nimi

Peppi opintohallintojärjestelmä

2. Rekisterinpitäjä

Oy Vaasan ammattikorkeakoulu – Vasa yrkeshögskola Ab (y-tunnus 2267669-3) Wolffintie 30, 65200 Vaasa

3. Rekisterinpitäjän edustaja

Kati Komulainen, Rehtori, toimitusjohtaja (kati.komulainen@vamk.fi, +358 207 663 400)

4. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Juha Vierola, Opiskelijapalveluiden päällikkö (juha.vierola@vamk.fi, +358 207 663 604)

5. Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava

Eija Grims, Tietosuojavastaava (tietosuojavastaava@vamk.fi, +358 207 663 526)

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tieto-suojavastaavalle.

6. Henkilötietojenkäsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus

Asiakassuhteen hoitaminen. Vaasan ammattikorkeakoulun tietojärjestelmän käyttäjätunnuksen generointi. Tilastointiin sekä viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtäviin.

7. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Opetuksen järjestämistä koskeva lainsäädäntö. Lakisääteisen tehtävän hoitaminen

8. Rekisterin tietosisältö

Opiskelijoiden henkilötiedot (etu- ja sukunimi, henkilötunnus)
kansalaisuus
äidinkieli
yhteystiedot
Opiskeluoikeustiedot
suoritustiedot
kv- liikkuvuustiedot
pohjakoulutustiedot
Henkilökunnan etu- ja sukunimitiedot, henkilötunnus
yhteystiedot
toiminimike
koulutustiedot
opetukseen ja työtehtäviin liittyvät tiedot

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Opetushallituksen ylläpitämät valtakunnallinen hakijarekisteri
Opintopolku sekä läsnäoloilmoittautumisen rekisteri OILI
Opiskelijoiden ilmoittamat lukuvuoden läsnä/poissaolotiedot sekä yhteystietojen ylläpito
Opettajien päivittämät suoritustiedot
Opintotoimiston merkinnät opintosuorituksista ja opiskeluoikeuksista
Kotimaisen liikkuvuuden opiskelijatiedot yhteistyökorkeakouluistaja
Kansainvälisen liikkuvuuden opiskelijatiedot Vaasan ammattikorkeakoulun käytössä olevan SoleMove järjestelmän kautta
Henkilökunnan tiedot tiedot tallennetaan ja päivitetään tarvittaessa manuaalisesti

10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Vaasan ammattikorkeakoulun henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja- asetukseen (2016/679, artikla 6),
Ammattikorkeakoululakiin (932/2014), Valtioneuvoston asetukseen ammattikorkeakouluista (1129/2014) sekä rekisteröidyn suostumukseen.
Peppi opintohallintojärjestelmän tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja tietosuojalain
(1050/2018) edellytysten mukaisesti.

Vaasan ammattikorkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon
kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 884/2017). Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin
tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä
tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki 884/2017).

Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 §) teknisenä tallenteena
suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta. Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja
Kansanelälaitokselle (Opintotukilaki 21.1.1994/65) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta
(VIRTA). Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen
tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994,
A 564/1994) käyttöön

Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta University Admissions Finland -konsortiolle korkeakoulujen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.
Korkeakoulu luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja korkeakoulujen tietovarannon kautta oppijan seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja
tutkimuskäyttöön.

Korkeakoulu voi luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja tietovarannon kautta tutkimuskäyttöön. Henkilöstön tietoja siirretään kerran vuodessa OKM:n KOTA -palveluun. Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä. Korkeakoulujen väliseen opiskelijaliikkuvuuteen.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Opintohallinto-ohjelma (PEPPI) on tarkoitettu Vaasan ammattikorkeakoulun sisäiseen käyttöön. Henkilökunnalla ja
opiskelijoilla on käyttäjäprofiilin mukainen käyttöoikeus. Käyttöoikeudet määritellään käyttäjäryhmä- ja työpöytäkohtaisesti.
Järjestelmään kirjautuminen vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnus-salasana yhdistelmän.
Rekisterinpitämiseen käytettyjen tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan VAMKIn tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti
tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään
tarvitsemiinsa tietoihin.

VAMKin työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti tai liikesalaisuuksia (55/2001).
Rekisterin salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Työhuoneet ja arkistotilat ovat lukittuja ja tiloihin pääsee vain henkilökohtaisilla avaimilla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan:

tietojen tarkastusoikeus
tietojen korjaaminen ja poistaminen
tietojen käsittelyn rajoittaminen
tietojen siirto-oikeus
vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tieto-suojavastaavalle.