DesignMod - Tietosuoja

Tämä seloste koskee henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä DesignMod – kestävä modulaarinen tuotantoympäristö -hankkeessa.

Hanketta varten kootaan henkilötietorekisteri. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään hankkeen toteuttamista, viestintää ja raportointia varten.

Hankkeen yhtenä tavoitteena on lisätä yritysten välistä yhteistyötä, sekä vahvistaa verkostoja ja innovaatioita kiertotalouden alalla. Tätä tarkoitusta varten yhteystietoja jaetaan hankkeeseen osallistuvien kesken.

1. Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisteri, jossa rekisterinpitäjinä:

Oy Vaasan ammattikorkeakoulu – Vasa yrkeshögskola Ab
Centria-ammattikorkeakoulu Oy
Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi Novia

Ensisijainen yhteyspiste:

Oy Vaasan ammattikorkeakoulu – Vasa yrkeshögskola Ab
Y-tunnus: 2267669-3
Osoite: Wolffintie 30, 65200 Vaasa
Puhelin: +358 207 663 300

Rekisterinpitäjän edustaja: Vaasan ammattikorkeakoulun rehtori-toimitusjohtaja

Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@vamk.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:

Seppo Ainasoja, projektipäällikkö: seppo.ainasoja@vamk.fi, +358 20 7663410

2. Kerättävät henkilötiedot

Keräämme seuraavia tietoja:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yrityksen tai organisaation nimi
Osallistuminen hankkeen tapahtumiin
Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet tapahtumajärjestelyjä
varten
Valokuvat, videotallenteet
Muut hankkeen yhteydessä syntyvät ja esiin tulevat tunnistettavat tiedot, koskien
rekisteröidyn osallistumista ja toimia hankkeessa, erityisesti pilottien ja
tuotantodemonstraatioiden osalta.

3. Miten keräämme tietojasi

Henkilötietoja kerätään kyselylomakkeen avulla ja henkilökohtaisesti osallistujilta itseltään.

Hankkeeseen aikaisesta toiminnasta ja tapahtumista kerätään dataa ja tehdään muistiinpanoja.

Hankkeen tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videotallenteita.

4. Tietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Tapahtumakutsujen ja hankkeeseen liittyvien viestien lähettäminen
Osallistumisen hallinnointi ja raportointi
Yhteystietojen jakaminen hankkeeseen osallistujien kesken, osallistujien
keskinäistä viestintää ja yhteistyöverkostojen luomista varten
Hankkeen viestintä, mm. julkaisuissa ja sosiaalisessa mediassa tai muissa
tarkoituksenmukaisissa kanavissa
Tilaisuuksien järjestelyt (esim. tarjoilut, tilavaraukset)
Hankkeen tulosten raportointi ja julkaiseminen

Käsittelyn oikeusperusteet:

Suostumus – Annat vapaaehtoisesti suostumuksesi tietojesi käsittelyyn. Voit perua vapaaehtoisen suostumuksesi milloin tahansa. Ennen suostumuksesi peruuttamista kerättyjä tietoja ei välttämättä voida poistaa.
Oikeutettu etu – Henkilötietojen käsittely hankkeen toteuttamiseksi
Yleinen etu tai julkinen valta – Ammattikorkeakouluilla on lakisääteisiä yleisen edun mukaisia tehtäviä ja oikeus käyttää julkista valtaa ammattikorkeakoululain mukaisesti. Tieteellinen tutkimus on esimerkki lakisääteisestä yleisen edun mukaisesta tehtävästä. Projektin rahoittajien odotusten ja vaatimusten täyttämiseksi ammattikorkeakoulujen on kyettävä keräämään tietoja projektitoimien arviointia ja kehittämistä varten.

5. Tietojen antamisen pakollisuus

Joidenkin tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta osa tiedoista voi olla tarpeellisia tapahtumaan osallistumisen mahdollistamiseksi.

Osa tiedoista on välttämättömiä hankkeen rahoittajien vaatimusten täyttämiseksi.

6. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Tietoja voidaan jakaa seuraaville tahoille:

Tietojasi käsittelevät DesignMod-hankkeessa työskentelevä henkilöstö Vaasan
ammattikorkeakoulussa, Centriassa ja Noviassa.
Hankkeen rahoittaja
Hankkeeseen osallistuvat tahot
Nimiä, valokuvia ja videoita voidaan julkaista sähköisissä ja fyysisissä
viestintäkanavissa osana hankeviestintää.
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
Tietojasi käsitellään Microsoftin ja Googlen työkaluilla ja palvelimilla.

7. Tietojen säilytysaika

Koska hanketta rahoittaa EU Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) kautta, rahoittajien ohjeet hankkeen tietojen säilyttämisestä ja saavutettavuudesta ovat voimassa. Tietoja säilytetään vähintään rahoittajan edellyttämä todennusaika, joka on viisi vuotta hankkeen päättymistä seuraavan vuoden alusta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan vuoden kuluessa.

Hankkeen muistin ja historian kannalta yleisen edun mukaisiksi katsotut valokuvat, videot ja muut tallenteet säilytetään toistaiseksi (tietosuojalaki 4 § 4p ja perustuslaki 20
§).

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjä on vastuussa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai katoamiselta. Henkilötietoja on aina käsiteltävä oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi sovellettavien tietosuojasäännösten mukaisesti.

Kun käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus, tilastointi tai arkistointi, oikeuksia voidaan rajoittaa tietosuojalain (1050/2018) nojalla. Oikeuksien rajoitukset edellyttävät aina erityisiä suojatoimenpiteitä.

Sinulla on oikeus: