Tietosuojailmoitus: Korkeakoulukuraattorin asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Vaasan ammattikorkeakoulun korkeakoulukuraattorin asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
• Yksilöohjauksen järjestäminen ja toteuttaminen
• Asiakassuhteiden hallinta
• Toiminnan tilastointi
• Palvelun laadun ja vaikuttavuuden arviointi

Henkilötietoja ei käsitellä markkinointitarkoituksiin eikä opiskelijan tunnistettavissa olevaan analytiikkaan tai profilointiin. Tietoja ei myöskään yhdistetä muihin rekistereihin ilman opiskelijan nimenomaista suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Erityisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Terveydentilaa ja toimintakykyä koskevien tietojen käsittely perustuu opiskelijan nimenomaiseen suostumukseen (GDPR 9.2.a) tai tilanteissa, joissa kuraattorin työ katsotaan osaksi opiskeluterveydenhuollon hyvinvointipalveluja, sosiaali- ja terveyspalvelun toteuttamiseen (GDPR 9.2.h).

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat Vaasan ammattikorkeakoulun opiskelijat, jotka ovat asioineet korkeakoulukuraattorin ohjauspalveluissa tapaamisen, yhteydenoton tai muun tukipalvelun kautta. Tietosuojailmoitus on jatkuvasti saatavilla korkeakoulun verkkosivuilla. Tieto rekisteristä ja sen käsittelystä toimitetaan lisäksi opiskelijalle aina ajanvarauksen ja kuraattorin sähköpostin allekirjoituksen yhteydessä.

Tietolähteet

• Opiskelija itse
• Opintohallintojärjestelmä Peppi

Käsiteltävät henkilötiedot

• Ajanvarauksen yhteydessä kerättävät tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Tapaamisen päivämäärä
• Opiskelijanumero
• Opiskelijan oma kuvaus tilanteesta / toiveet keskustelulle
• Tilastointia varten (nimettömänä):
• Tapaamisen päivämäärä
• Käyntimäärä ja tapaamisaihe
• Koulutusyksikkö ja vuosikurssi
• Tapaamismuoto
• Ohjausmuoto (esim. yksilöohjaus, moniammatillinen ohjaus, sähköposti)

Mahdollisesti myös:

• Opiskelijan esittämien arviointilomakkeiden, asiantuntijalausuntojen tai muiden tutkimustulosten käsittely
• Arvioon (digilukiseulaan) luodaan opiskelijan henkilökohtaiset tunnukset: sis. testin tekemisen ja sen läpikäymisen kannalta oleelliset tiedot

Tietojen antamisen pakollisuus

Välttämättömien henkilötietojen antaminen on edellytys ajan varaamiselle ja palvelun toteuttamiselle. Terveys- ja taustatietojen tarkempi kuvaaminen on vapaaehtoista, mutta voi olla tarpeen yksilöllisen ja tarkoituksenmukaisen ohjauksen järjestämiseksi.

Käytettävät tietojärjestelmät

• Peppi (opintohallinto, sopimuspankki)
• Microsoft Bookings (ajanvaraus)
• Microsoft Teams (etätapaamiset)
• Webropol (kysely-, palaute- ja ilmoittautumisrekisteri)
• V-asema (tallennusasema)
• Arvio (digiLukiseula)

Tietojen säilytysaika

• Microsoft Bookings, Outlook-sähköpostit ja kalenterimerkinnät säilytetään organisaation yleisen sähköpostien ja kalenteritietojen säilytyskäytännön mukaisesti.
• Webropolin kautta saatavia henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista ja perusteltua.
• Nimettömät tilastot kootaan lukukausittain ja säilytetään toistaiseksi työn arviointia varten.
• Digilukiseulan tiedot säilyvät 4 vuotta, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
• Teamsin välityksellä tapahtuvia etäyhteystapaamisia ei tallenneta.
• V-asemalla tietoja säilytetään opiskelijan valmistumiseen saakka.

Tietojen suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä varmistetaan, ettei rekisteröidyn yksityisyyttä vaaranneta ja että tietoja säilytetään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

• Manuaalinen aineisto
  Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa työhuoneessa ja lukitussa kaapissa. Aineisto voidaan siirtää V-asemalle. Tarpeeton aineisto hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä.
• Sähköinen aineisto
  Mahdollinen sähköinen aineisto tallennetaan V-asemalle. Kaikki järjestelmät ovat suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Verkko ja palvelimet on suojattu asianmukaisesti.

Käyttöoikeuksien rajaus ja seuranta

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus. Käyttöoikeudet rajataan henkilökohtaisiin tunnuksiin ja niiden käyttöä tarkistetaan säännöllisesti (vähintään vuosittain).

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelijan henkilötietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain hänen suostumuksellaan.

Ammattikorkeakoululaki (932/2014) sallii tietyissä tilanteissa tietojen luovuttamisen ilman suostumusta, mikäli se on välttämätöntä opiskelun, hyvinvoinnin tai turvallisuuden turvaamiseksi.

Ammattikorkeakoululaki (932/2014) 65 § Tietojensaantioikeus: 

Opiskelijan terveydentilaa ja toimintakykyä koskevia ja tehtävien hoidon kannalta välttämättömiä tietoja on tiedon haltijalla salassapitosäännösten estämättä oikeus antaa:

• ammattikorkeakoulun rehtorille ja ammattikorkeakoulun turvallisuudesta vastaavalle muulle henkilölle opiskelun turvallisuuden varmistamiseksi
• opinto-ohjauksesta vastaaville henkilölle muihin opintoihin ja tukipalveluihin ohjaamista varten
• opiskeluterveydenhuollosta vastaaville henkilöille opiskelijan terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi ja tarvittaviin tukitoimiin ohjaamista varten
• harjoittelusta vastaaville henkilöille opiskelijan sekä harjoittelupaikan henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi
• poliisille ja ammattikorkeakoulun edustajalle, joka on ensisijaisessa vastuussa turvallisuusuhan selvittämisestä, välittömän turvallisuusuhan arvioimiseksi tai jos opiskelijan todetaan terveydentilan arvioinnissa olevan vaaraksi muiden turvallisuudelle.

Oikeutesi rekisteröitynä

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• tutustua ja tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• pyytää tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen

Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja poistamispyynnöt tehdään VAMKin tietosuojavastaavalle.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.