Tietosuojaseloste: palautekanava

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Oy Vaasan ammattikorkeakoulu – Vasa yrkeshögskola Ab
Wolffintie 30
65200 Vaasa
Y-tunnus: 2267669-3

Rekisterinpitäjän edustaja:

Vaasan ammattikorkeakoulun rehtori-toimitusjohtaja (etunimi.sukunimi@vamk.fi)

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilö:

Vaasan ammattikorkeakoulun laatuasiantuntija (etunimi.sukunimi@vamk.fi)

Vaasan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava:

Henna Hiippala, hr-asiantuntija (etunimi.sukunimi@vamk.fi, puh. +358 20 766 3663, tietosuojavastaava (a) vamk.fi )

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Vaasan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaavalle.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste sekä käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa palautekanavan käyttö, jonka kautta havainnon tekijä voi raportoida havaintojaan ja jättää palautetta VAMKin toiminnan osalta. Palautteen ja havainnon voi jättää omalla nimellään tai nimettömästi. Nimettömästi jätetty palaute tai havainto voi joissain tapauksissa kuitenkin vaikeuttaa havainnon käsittelyä. Henkilötietojen raportointi on vapaaehtoista.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Palautekanavassa käsitellään vähintään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite

Tyypilliseen palauteraportointiin sisältyy kuvaus tapahtuneesta, aika, paikka, liitteet ja raportoijan yhteystiedot. Palautteet voivat sisältää yksityiskohtaisia tietoja. Palautteen antaja tai havainnon tekijä voi tuoda ilmoituksessaan ilmi vapaassa tekstimuodossa myös muita henkilötietoja itsestään tai kolmannesta osapuolesta. Palautteet saattavat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä, joita ilmoittaja ilmoittaa omalla nimenomaisella suostumuksellaan. Palautteen antaja voi tuoda ilmoitustekstissä esiin myös arkaluonteisia henkilötietoja kuvaillessaan tapahtunutta asiaa. Palautteeseen tai havaintoon liittyviä henkilötietoja käsitellään sen ajan, kun ilmoituksella on merkitystä ilmoituksen oikeudellisen sisällön kannalta. Palautteiden sisältämät henkilötiedot voidaan myös järjestelmän pääkäyttäjien toimesta anonymisoida. Palaute ja siihen liittyvät henkilötiedot poistetaan, kun ilmoituksella ei ole enää merkitystä oikeudellisen vaatimuksen kannalta. Palautteet poistetaan ilmoituskanavasta 5 vuodessa.

4. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Palautekanavajärjestelmän toimittaa Gurufield. Palautteen antaja tai havainnon tekijä käy raportoimassa havaintonsa palautekanavassa, jonka jälkeen  käsittelyä jatketaan em. järjestelmässä järjestelmän pääkäyttäjien toimesta. Pääkäyttäjinä järjestelmän osalta toimivat VAMKin turvallisuus- ja kiinteistöpäällikkö, henkilöstö- ja työsuojelupäällikkö sekä laatuasiantuntija. Tarvittaessa muu asiaan liittyvä dokumentointi tapahtuu Vaasan ammattikorkeakoulun käytössä olevassa asianhallintajärjestelmässä.

5. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan palautekanavaan raportin jättävältä henkilöltä. Raportoijan ei ole välttämätöntä ilmoittaa palautelomakkeella itsestään mitään henkilötietoja. Palautteen ja havainnon sisältö voi sisältää henkilötietoja olevasta henkilöstä, siinä laajuudessa, kuin ilmoituksen tekijä on nähnyt niitä merkitykselliseksi kuvailla. Palautekanavan raportoinnin ohessa pyydetään välttämään henkilötietojen raportoimista.

6. Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palveluiden toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palveluiden käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Palautekanava käyttää toiminnallisia evästeitä, jotka tallennetaan väliaikaisesti käyttäjän selaimeen anonyymin käyttäjän linkittämiseksi istuntoon kertakirjautumisen mahdollistamiseksi. Palautekanava ei kerää tietoja, joita voitaisiin käyttää palautteen antajan tai havainnon tekijän henkilöllisyyden määrittämiseen. Käyttäjän selaimeen tallennetut toiminnalliset evästeet vanhenevat 9 tunnin kuluttua, jonka jälkeen käyttäjän on tunnistauduttava kirjautumalla palveluun. Toiminnallisia evästeitä ei voida käyttää käyttäjän jäljittämiseen tai tunnistamiseen. Ilmoittajan IP-osoitetta ei tallenneta.

7. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Gurufield on henkilötietojen käsittelijä Vaasan ammattikorkeakoulun lukuun.
Gurufield tuottaa teknisen ratkaisun palautekanavapalveluun. Gurufield käsittelee henkilötietoja ainoastaan palvelusopimuksen ja muiden dokumentoitujen ohjeiden sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin toiselle rekisterinpitäjälle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, jos henkilötiedon ilmaiseminen on tarpeellista esimerkiksi poliisille tehtävää rikosilmoitusta varten, poliisin toteuttamaa esitutkintaa tai tuomioistuimen käsittelyä varten.

8. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perus-teet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään ja tarkastellaan ainoastaan turvallisen yhteyden kautta. Henkilötietoja käsittelee ainoastaan asiaankuuluva henkilöstö, jolla on rooliin perustuva pääsy henkilötietoon. Rooliin perustuva pääsy on rajattu niihin henkilötietoihin, jotka ovat tehtävän kannalta välttämättömiä. Käsittelytoimet tallentuvat lokitiedostoon. Henkilötietoja säilytetään turvallisissa ympäristöissä, jotka on salattu tai muutoin suojattuja. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilö on saanut riittävästi koulutusta tietoturvasta.

10. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattista päätöksentekoa ei tehdä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn ollessa palautteen antaja tai havainnon tekijä, hänellä on oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyn ollessa palautteen kohde, hänellä on oikeus saada pääsy tietoihin, kun asian käsittely on päättynyt ja jos tiedon antamisesta ei aiheudu haittaa. Rekisteröidyn ollessa palautteen antaja tai havainnon tekijä, hänellä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tekemällä henkilötietojen oikaisupyyntö.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa Vaasan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 24.9.2024.

Sisällön ajantasaisuus ja yhteystiedot on tarkistettu 26.6.2026.