Tietosuojaseloste: ilmoituskanava

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Oy Vaasan ammattikorkeakoulu – Vasa yrkeshögskola Ab
Wolffintie 30
65200 Vaasa
Y-tunnus: 2267669-3

Rekisterinpitäjän edustaja:

Ville Isoherranen, Vaasan ammattikorkeakoulun vt. rehtori, toimitusjohtaja (etunimi.sukunimi@vamk.fi, +358 207 663 361)

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilö:

Katja Lakojoki-Karhu, Vaasan ammattikorkeakoulun laatu- ja vastuullisuuspäällikkö (etunimi.sukunimi@vamk.fi, puh. +358 20 766 3662)

Tietosuojavastaava:

Henna Hiippala, hr-assistentti (etunimi.sukunimi@vamk.fi, puh. +358 20 766 3663)

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Vaasan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaavalle.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste sekä käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa ilmoituskanavan käyttö, jolla voi antaa ilmi havaitsemansa rikoksen, rikkomuksen, väärinkäytöksen, muun teon taikka laiminlyönnin tai epäilyksen edellä mainituista. Ilmoituksen voi antaa omalla nimellään tai nimettömästi. Nimettömästi tehty ilmoitus voi joissain tapauksissa kuitenkin vaikeuttaa ilmoituksen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Vaasan ammattikorkeakoulun lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Ilmoittajansuojelulaki edellyttää, että vakituisesti vähintään 50 työntekijän yksityiset ja julkiset oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäisen ilmoituskanavan, joilla epäeettinen tai lainvastainen toiminta voidaan ilmoittaa.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, artiklan 6, kohdan 1 mukaiseen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen ja yleisen edun mukaiseen viranomaistehtävään. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, artiklan 9 mukaiseen rekisteröidyn suostumukseen sekä lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 30 §.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Ilmoituskanavassa käsitellään vähintään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Ilmoituksen käsittelijän käyttäjätunnus

Tyypilliseen ilmoitukseen sisältyy kuvaus tapahtuneesta, aika, paikka, liitteet ja ilmoittajan yhteystiedot. Ilmoitukset sisältävät yksityiskohtaisia tietoja epäiltyihin rikkomuksiin tai osoitettuihin rikkomuksiin syyllistyneestä henkilöstä eli ilmoituksen kohteesta. Ilmoituksen tekijä voi tuoda ilmoituksessaan ilmi vapaassa tekstimuodossa myös muita henkilötietoja itsestään, ilmoituksen kohteesta tai kolmannesta osapuolesta. Ilmoitukset saattavat sisältää ilmoittajaa kuvaavia erityisiä henkilötietoryhmiä, joita ilmoittaja ilmoittaa omalla nimenomaisella suostumuksellaan. Ilmoittaja voi tuoda ilmoitustekstissä esiin myös ilmoituksen kohteesta arkaluonteisia henkilötietoja kuvaillessaan tapahtunutta asiaa. Ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja käsitellään sen ajan, kun ilmoituksella on merkitystä ilmoituksen oikeudellisen sisällön kannalta. Ilmoitus ja siihen liittyvät henkilötiedot poistetaan, kun ilmoituksella ei ole enää merkitystä oikeudellisen vaatimuksen kannalta. Ilmoitus poistetaan ilmoituskanavasta 5 vuodessa. Ilmoitusten kautta vireille tulleet asiat saavat tiedonohjaussuunnitelman mukaisen säilytysajan asianhallintajärjestelmässä. Arkistolaki, tiedonhallintalaki ja rikoslaki ohjaavat asiakirjojen säilytysaikojen määritystä.

4. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Ilmoituskanavajärjestelmän toimittaa Gurufield. Ilmoittaja käy tekemässä ilmoituksen ilmoituskanavassa, jonka jälkeen ilmoituksen käsittelyä jatketaan em. järjestelmässä. Tarvittaessa muu asiaan liittyvä dokumentointi tapahtuu Vaasan ammattikorkeakoulun käytössä olevassa asianhallintajärjestelmässä.

5. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan ilmoituskanavaan ilmoituksen jättävältä henkilöltä. Ilmoittajan ei ole välttämätöntä ilmoittaa ilmoituslomakkeella itsestään mitään henkilötietoja. Ilmoituksen sisältö sisältää todennäköisesti henkilötietoja ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä, siinä laajuudessa, kuin ilmoituksen tekijä on nähnyt niitä merkitykselliseksi kuvailla. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää ilmoituksen tekijältä lisätietoja ilmoitukseen.

6. Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palveluiden toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palveluiden käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Ilmoituskanava käyttää toiminnallisia evästeitä, jotka tallennetaan väliaikaisesti käyttäjän selaimeen anonyymin käyttäjän linkittämiseksi istuntoon kertakirjautumisen mahdollistamiseksi. Ilmoituskanava ei kerää tietoja, joita voitaisiin käyttää ilmiantajan henkilöllisyyden määrittämiseen. Käyttäjän selaimeen tallennetut toiminnalliset evästeet vanhenevat 9 tunnin kuluttua, jonka jälkeen käyttäjän on tunnistauduttava kirjautumalla palveluun. Toimin-nallisia evästeitä ei voida käyttää käyttäjän jäljittämiseen tai tunnistamiseen. Ilmoittajan IP-osoitetta tallenneta.

7. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Gurufield on henkilötietojen käsittelijä Vaasan ammattikorkeakoulun lukuun.
Gurufield tuottaa teknisen ratkaisun ilmoituskanavapalveluun. Gurufield käsittelee henkilötietoja ainoastaan palvelusopimuksen ja muiden dokumentoitujen ohjeiden sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin toiselle rekisterinpitäjälle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, jos henkilötiedon ilmaiseminen on tarpeellista ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetun ilmoituksen käsittelemiseksi ulkoisessa ilmoituskanavassa, poliisille tehtävää rikosilmoitusta varten, poliisin toteuttamaa esitutkintaa tai tuomioistuimen käsittelyä varten.

8. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perus-teet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään ja tarkastellaan ainoastaan turvallisen yhteyden kautta. Henkilötietoja käsittelee ainoastaan asiaankuuluva henkilöstö, jolla on rooliin perustuva pääsy henkilötietoon. Rooliin perustuva pääsy on rajattu niihin henkilötietoihin, jotka ovat tehtävän kannalta välttämättömiä. Käsittelytoimet tallentuvat lokitiedostoon. Henkilötietoja säilytetään turvallisissa ympäristöissä, jotka on salattu tai muutoin suojattuja. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilö on saanut riittävästi koulutusta tietoturvasta.

10. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattista päätöksentekoa ei tehdä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn ollessa ilmoittaja, hänellä on oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyn ollessa ilmoituksen kohde, hänellä on oikeus saada pääsy tietoihin, kun asian käsittely on päättynyt ja jos tiedon antamisesta ei aiheudu haittaa. Rekisteröidyn ollessa ilmoittaja, hänellä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tekemällä henkilötietojen oikaisupyyntö.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa Vaasan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 15.12.2023.