Tietosuojailmoitus: JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelu

Tietosuojailmoitus: JUSTUS-palvelu

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14)

Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä JUSTUS-palvelussa. Palvelua ylläpitää CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (CSC).

Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

JUSTUS-palvelun käyttötarkoituksena on Vaasan ammattikorkeakoulun henkilöstön julkaisutietojen ja -tilastojen kerääminen ja toimittaminen opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimuksen rakenteen kehityksen seurannassa ja ohjauksessa sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen jakokriteerinä. Julkaisutietojen keräämisen tarkoituksena on myös tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän toiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. JUSTUS-palvelun kautta on mahdollista toimittaa julkaisutietojen lisäksi tekijätietoja ja tutkimusaineistotietoja.

Tiedot tallentaneella organisaatiolla on oikeus käsitellä, luovuttaa ja julkaista tietoja. Vaasan ammattikorkeakoululla on velvollisuus toimittaa OKM:lle julkaisutoimintaa koskevat tiedot ammattikorkeakoululain 45 §:n mukaisesti (Ammattikorkeakoululaki (2014/932). Tutkimusaineistotietojen keruu perustuu organisaation päätökseen tallentaa tietoja JUSTUS-palveluun.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

JUSTUS-palvelussa käsitellään julkaisujen ja tutkimusaineistotietojen tekijätietoja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistuksen mukaisesti (Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely – JUSTUS palvelukuvaus). Vaasan ammattikorkeakoulu siirtää palveluun henkilöstönsä tiedot, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste ja alayksikkö.

Tekijöistä tallennettavia tietoja ovat:

Etu- ja sukunimi
Organisaatio
Organisaation alayksikkökoodi
ORCID-tutkijatunniste

Palvelun käyttäjästä palveluun tallennetaan:

Etu- ja sukunimi
Organisaatio
Sähköpostiosoite
Yksilöivä tunniste (Eduuni-ID:n uid-attribuutti)
Lokitietoja palvelun käytöstä

Mistä saamme henkilötietosi?

Vaasan ammattikorkeakoulu siirtää palveluun vuosittain HR-järjestelmästään henkilöstönsä tiedot, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste ja alayksikkö.

Henkilökunta tallentaa itse julkaisujen ja tutkimusaineistojen tiedot JUSTUS-palveluun.

Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

JUSTUS-palvelussa tietoja säilytetään niin kauan kuin palvelutilaus on voimassa. JUSTUS-palvelusta poistetaan kaikki henkilötiedot kuuden kuukauden kuluessa palvelutilauksen päättymisestä, pois lukien käyttöturvallisuuslokit, joita säilytetään viisi kalenterivuotta käsittelyvuoden päättymisestä tietoturvarikkomusten varalta riippumatta JUSTUS-palvelutilauksen voimassaolosta.

Kenelle henkilötietojasi luovutetaan?

JUSTUS-palvelussa julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä.

Valitut julkaisutiedot siirtyvät VIRTA-julkaisutietopalveluun, jonka kautta tiedot siirtyvät osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaista julkaisutiedonkeruuta sekä Tiedejatutkimus.fi-palveluun. Julkaisujen rinnakkaistallennukset siirtyvät Theseus-julkaisuarkistoon.

Tutkimusaineistotiedot siirtyvät Fairdata-palveluiden Metax-tietovarantoon, jossa OKM toimii rekisterinpitäjänä. Tiedot ovat nähtävillä Tiedejatutkimus.fi-palvelussa ja Etsin – tutkimusaineistotietojen hakupalvelussa.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

JUSTUS-palveluun kirjaudutaan Eduuni-ID -tunnuksella, josta palveluun tallentuvat käyttäjän nimi, tunniste (uid), sähköpostiosoite, organisaation domain, organisaatiotunnus ja rooli. Käyttäjätunnus edellyttää käyttäjän työsähköpostiosoitteen rekisteröimistä Eduuni-palveluun. JUSTUS-palvelun käyttö edellyttää HAKA-tunnistuksilla kirjautumista.

CSC on velvollinen huolehtimaan valtakunnallisesti keskitetyn Justus-palvelun asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä.

Oikeutesi rekisteröitynä

Oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröitynä sinulla on:

oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
oikeus saada pääsy tietoihin
oikeus oikaista tietoja
oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
oikeus kysyä omien tietojesi käsittelystä ja oikeuksista: tietosuoja@vamk.fi
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot