Opettajan käyttöohjeet Spark

Tutustu aina ensin tähän käyttöohjeeseen. Jos palautepalvelu ei toimi ohjeistetulla tavalla, kokeile

• Kirjautua ulos palvelusta, sulje selaine, ja
• Kirjaudu takaisin Spark-palveluun.
• Kokeile myös toista selainta

Jos tämä ei auta, ilmoita virheestä korkeakoulusi tukipyyntöjärjestelmään.

2. Palautepalvelun käyttäytyminen

2.1 Sisältö

Spark-palautepalvelussa näet ne opintojaksojen toteutukset, joille sinulla on Peppiin merkitty tehtävä.
Palautepalveluun kertyy käyttöönoton jälkeen kaikki omat toteutukset ja -kokonaisuudet, joiden alkamispäivään 31pv tai vähemmän (ohjelmiston toimittajan määrittämä rajaus).

2.2 Opettajan listanäkymä

Palvelun käyttäminen on yksinkertaista: näet palautejärjestelmän etusivulla/listanäkymässä koosteen palauteprosessin päävaiheista. Näet vain ne toteutukset, joille sinulla on merkitty tehtävä. Jos olet osana opettajatiimiä, kaikille opettajille näkyvät samat toteutuksen kyselyiden tiedot palautepalvelussa.
Palautepalvelussa on kaksi käsittelynäkymää:

• Etusivu / kooste
• Kokonaiskuva, jossa on listattuna kaikki loppupalautelomakeet omilta toteutuksilta/-kokonaisuuksilta, ja
• valittu yksittäisen toteutuksen osio.

Voit myös rajata ja suodattaa palautelomakkeiden listausta yläpalkin statusten avulla:

• Luonnokset: Luonnostilassa olevat välikyselyt joita ei ole vielä julkaistu
• Tulevat: kyselylomake on automaattisesti luotu, vastausaika ei vielä alkanut
• Aktiiviset: kysely on avattu opiskelijoille
• Odottaa vastausta: voit halutessasi kirjoittaa tai julkaista vastauksen palautteeseen
• Päättyneet: vastaus palautteeseen annettu, tai sen julkaisun määräaika on päättynyt

Jos poistat jonkun statuksen valinnan, esimerkiksi klikkaat statuksen “Päättyneet” harmaaksi, jo päättyneet palauteprosessit piilotetaan etusivun listauksesta. Saat ne esiin aktivoimalla valinnan takaisin.

Voit myös suodattaa näkymää toteutuksien, koulutusohjelmien, opintojakson tai aikavälin perusteella. Lisäksi voit muuttaa listan järjestystä.

2.3 Koontiraportti

Tällä välilehdellä sinun on mahdollista tarkastella päättyneiden kyselyiden vastauksia kootusti. Näet yhteisten kysymysten keskiarvot ja hajonnat päättyneiden toteutusten osalta. Mahdollisen värikoodauksen selitteen näet otsikkorivin väripaletti -kuvakkeesta. Lisäksi näet vastaajamäärät sekä vastausprosentin. Taulukon loppuun on koottu myös kaikki vastausten keskiarvot kysymyksittäin omien toteutusten ja yhteistoteutusten (toteutuksella oli myös muita opettajia) osalta. Saat tähän liittyen vielä kattavammat tiedot Excel tiedostoon, jossa tuloksia voi tarkastella kaikkien toteutuksella esitettyjen kysymysten osalta. Myös koontiraporttia on mahdollista suodattaa toteutuksien, koulutusohjelmien, opintojakson tai aikavälin perusteella.

Kuva 3 Omien toteutusten koontiraportti

• nimi ja koodi (pääkäyttäjä voi halutessaan piilottaa toteutuksen koodin)
• palautelomakkeen tyyppi (esim. loppupalaute)
• vastanneiden määrä ja ilmoittautuneiden määrä
• palautelomakkeen voimassaoloaika
• määräaika, mihin mennessä opettaja voi julkaista vastauksen saatuun palautteeseen

Kuva 5 Palautepalvelun etusivu ja opintopalautelistaus

• Kyselyn aikaväli on sidottu toteutuksen päättymispäivään.
• Opettaja ei voi asettaa alkamispäivää myöhemmäksi kuin x-päivää ennen toteutuksen päättymispäivää. Pääkäyttäjä määrittelee X-päivien lukumäärän.
• Opettaja ei voi asettaa loppupalautteen alkamispäivää aikaisemmaksi kuin kuluva päivä
• Opettaja ei voi asetta loppupalautteen alkamispäivää aikaisemmaksi kuin totuetuksen alkamispäivä
• Opettaja ei voi asettaa loppupalautteen päättymispäivää pidemmälle kuin Z-päivää toteutuksen päättymispäivästä. Pääkäyttäjä määrittelee Z-päivien lukumäärän
• Toteutuskokonaisuuden osalta rajoitteet ovat samat, mutta käytetään viimeisenä päättyvän toteutuksen päättymispäivää ja ensimmäisenä alkavan toteutuksen alkamispäivää
• Opettaja voi muokata alkamis- ja päättymispäivää niin kauan kunnes palauteaika päättyy, jonka jälkeen alkamis ja päättymisaikojen muokkaaminen estetään.
• Mikäli opettaja asettaa manuaalisen alkamis- ja päättymisajankohdan ei nämä päivämäärät muutu, vaikka toteutuksen päättymisaikaa muutetaan. Tällöin kuitenkin päivien muuttamisessa tulee seuraavalla muutoskerralla eteen samat tarkistukset mitä edellä on mainittuna.
• Riippuen pääkäyttäjän asettamista asetuksista käytössäsi voi olla myös ominaisuus muistutusviestien estämiseen.
• Riippuen pääkäyttäjän asettamista asetuksista käytössäsi voi olla myös ominaisuus kyselyn tulosten julkaisun estämiseen.
• Riippuen pääkäyttäjän asettamista asetuksista käytössäsi voi olla myös non-stop ominaisuuden päälle kytkentä. Jos non-stop ominaisuus on kytketty päälle, opiskelija saa muistutuksen vastata kyselyyn kun hänelle on tehty suoritusmerkintä ko. toteutukselta. Usein tämän ominaisuuden kanssa kannattaa myös aikaistaa kyselyn alkamispäivää reilusti, jotta kysely on avoinna siinä vaiheessa kun ensimmäiset opiskelijat ovat toteutuksen suorittaneet.

Välipalaute

• Kyselyn aikaväliin liittyy muutamia rajoituksia
• Opettaja ei voi asettaa välipalautteen alkamispäivää aiemmaksi kuin kuluva päivä.
• Opettaja ei voi asettaa välipalautetta alkamaan myöhemmin kuin toteutuksen päättymispäivä.
• Opettaja ei voi asettaa välipalautteen päättymispäivää myöhemmäksi kuin B-päivää toteutuksen päättymispäivästä. Pääkäyttäjä määrittelee B-päivien lukumäärän.
• Opettaja voi luoda vain N-kappaletta välipalautteita per toteutus/toteutuskokonaisuus. Pääkäyttäjä määrittelee N-maksimimäärän asetuksissa.

Tietojen muokkaaminen tapahtuu painamalla ‘Muokkaa’ nappia. Kun tiedot on kirjattu (molemmilla kielillä), tulee tiedot tallentaa, jos halutaan muutosten säilyvän. Tämä tapahtuu painamalla ‘Tallenna’ nappia.

4.2 Kysymykset

Kun avaat valitun palautelomakkeen, näet avautuvan sivun ylälaidassa toteutuksen nimen ja koodin, opettajien nimet ja palautelomakkeen tyypin (esim. Loppupalaute). HUOM. pääkäyttäjä voi halutessaan piilottaa toteutuksen koodin.

Kysymykset-kohdassa voit lukea yleiset kysymykset ja vastausvaihtoehdot, jotka on automaattisesti luotu kaikille loppupalautteille.

Oikeasta laidasta voit vaihtaa kysymysten kielen. Opiskelijalle palautelomakkeen kysymykset näkyvät sillä kielellä, mikä on määritelty toteutuksen opetuskieleksi.

Opettajana voit muokata loppu ja välipalautteen kysymyksiä.

Loppupalaute
Opettaja ei voi poistaa tai muokata yhteisiä kysymyksiä. Opettaja voi kuitenkin lisätä kyselyyn kysymyspankista lisää kysymyksiä N-kappaletta. Pääkäyttäjä on määritellyt mikä on kysymysten maksimimäärä.

Välipalaute
Opettaja voi lisätä välipalautekyselyyn kysymyksiä kysymyspankista N-kappaletta. Pääkäyttäjä määrittelee maksimimäärän, mitä välipalautteelle voi kysymyksiä lisätä.

4.2.1 Kyselyn muokkaus

Kyselyn muokkaus tapahtuu painamalla ‘Muokkaa’ nappia. Tämän jälkeen opettajan on mahdollista:

• Lähetuskertojen määrän
• Opiskelijoiden määrän, joille muistutusviesti lähetetään
• Opiskelijoiden (toteutukselle hyväksytty ilmoittautuminen) määrän toteutuksella
• Kuka viestin on lähettänyt
• Milloin viesti on lähetetty sekä tiedon
• Kuinka monelle viesti on lähetetty

Tämän lisäksi opettajan on mahdollista lähettää viesti painamalla nappia “Lähetä muistutusviesti”. Muistutusviesti lähtee niille opiskelijoille, jotka eivät ole ko. kyselyyn vielä vastanneet.

4.5 Lomakkeen aktivointi ja vastausajan muokkaus

Kun avaat valitun palautelomakkeen, näet avautuvan sivun ylälaidassa toteutuksen nimen ja koodin, opettajien nimet ja palautelomakkeen tyypin (esim. Loppupalaute).

Perustiedot vällehden Voimassaolo-kohdassa voit määritellä, minkä ajanjakson palautelomake on auki. Vastausaika päättyy määräajan viimeisenä päivänä klo 23.59.

Muokkaus onnistuu tietyillä ehdoilla:

• aikaisintaan ennen kuin palautelomake aktivoituu, ja
• viimeistään ennen kuin lomakkeen käynnissä oleva vastausaika päättyy
• korkeintaan 31 päiväksi eteenpäin automaattiseen kyselyn päättymispäivään nähden (pääkäyttäjän määrittämä rajaus).

Mahdollisen vastausajan viimeinen päivä näkyy kalenteritoiminnosta.

Kun toteutuksella / -kokonaisuudella on useampi opettaja, kuka tahansa opettaja voi aktivoida palautelomakkeen, tai jatkaa vastausaikaa. Jos palautelomake aktivoitiin virheellisesti liian aikaisin, ole yhteydessä korkeakoulusi Spark-palautepalvelun pääkäyttäjään.

Opiskelijalle näkyy voimassaoloaika reaaliajassa, mutta jos kyselyn alkamisen notifikaatio ei ole organisaatiollanne käytössä hän ei saa palautepalvelun kautta erillistä tiedotetta, jos voimassaoloaikaa on muokattu tai lomake julkaistu etuajassa. Jos kyselyn alkamisen notifikaatio on käytössä niin opiskelija saa ilmoituksen normaalisti kyselyn alkaessa.

4.6 Vastausten koosteraportti

Kun avaat valitun palautelomakkeen napista “Vastaa palautteeseen”, näet avautuvan sivun ylälaidassa toteutuksen nimen ja koodin sekä palautelomakkeen tyypin (esim. Loppupalaute).

Sivulla on kaksi osaa: Palauteraportti-kohdassa voit lukea jo tulleita palautteita. Näet vastaustilanteen reaaliajassa, heti kun opiskelija on vastauksensa tallentanut. Vastausprosentti löytyy sivulta yläoikealta.

Raportilla näkyvät kysymykset, vastausvaihtoehdot ja kysymysten arviointiasteikot samoilla teksteillä ilmaistuna kuin ne näkyvät palautelomakkeella. Huomaa myös kaksi välilehteä pylväsgraafin kohdalla:

• Vastauksien lukumäärät: opiskelijoiden vastausmäärä jokaiseen väittämään.
• Keskiarvot: kunkin väittämän vastausten keskiarvo.

Sivun oikeassa laidassa on nappi “LATAA RAPORTTI”, josta saat kaikki siihen mennessä tulleet vastaukset ladattua Excel-tiedostoksi, vaikka kesken vastausajan. Yhden vastaajan kaikki vastaukset ovat yhdellä rivillä, lomakkeen kysymysjärjestyksessä. Jos palautteita ei ole, Excelissä näkyy pelkät otsikot. Mikäli toteutuksella/toteutuskokonaisuudella on kysytty loppupalautteen lisäksi välipalautteita, saa kaikki kyselyt yhtee Exceliin siten, että eri kyselyiden tulokset ovat Excelissä omilla välilehdillään.

4.7 Vastaus palautteeseen: luonnostelu ja julkaisu

Kun avaat valitun palautelomakkeen napista “Vastaa palautteeseen”, näet avautuvan sivun ylälaidassa toteutuksen nimen ja koodin sekä palautelomakkeen tyypin (esim. Loppupalaute).

Sivulla on kaksi osaa: Vastaus palautteeseen -kohdassa voit luonnostella ryhmäkohtaista vastausta alla näkyvän palautteen koosteeseen. Opettajan ei ole pakollista laatia vastausta palautteeseen. Jos tämän mahdollisuuden käyttää, toteutukselta / -kokonaisuudelta voi antaa yhden vastauksen palautteeseen.

Vastineen luonnostelu onnistuu tietyillä ehdoilla (pääkäyttäjän määrittämä rajaus):

• aikaisintaan: kun toteutus / -kokonaisuus on alkanut
• viimeistään: 2vk vastausajan päätyttyä.

Voit muokata luonnosta useastikin, mutta määräajan puitteissa.

Vastineen julkaisu onnistuu tietyillä ehdoilla (pääkäyttäjän määrittämä rajaus):

• aikaisintaan: kun opiskelijoiden vastausaika on päättynyt
• viimeistään: 2vk vastausajan päätyttyä.

Julkaisumahdollisuus päättyy määräajan viimeisenä päivänä klo 23.59. Määräaika näkyy heti otsikon “Vastaus palautteeseen” alla, eikä sitä voi muokata. Jos vastausta palautteeseen ei julkaista määräajan puitteissa, niin se ei näy opiskelijoille.

Mikäli toteutuksella tai -kokonaisuudella on useampi opettaja, kaikilla on yhtäläinen näkymä ja siten mahdollisuus luonnostella ja julkaista vastausta palautteeseen. Senhetkinen luonnos näkyy kaikille muille mahdollisille tiimiopettajille, jotka voivat myös muokata ja julkaista vastineen. Tarkempaa versiohistoriaa ei tallenneta, mutta näet tekstilaatikon alla, kuka opettaja on viimeksi muokannut, tai julkaissut vastauksen palautteeseen.

Heti kun joku toteutuksen opettajista julkaisee vastauksen palautteeseen, se siirtyy etusivun listauksella statuksen “Päättyneet” taa. Et voi enää muokata vastausta palautteeseen julkaisun jälkeen: jos kyseessä on kriittinen virhe, pääkäyttäjä voi muokata julkaistua tekstiä.

Jos vastausta ei julkaista, opintojakso siirtyy Päättyneeksi julkaisun määräajan päättymisen jälkeen.

5. Opettajan oma kysymyspankki (Valinnainen ominaisuus)

Organisaatio voi halutessaan ottaa käyttöön opettajan oman kysymyspankin. Tähän kysymyspankkiin kukin opettaja voi tallettaa omia henkilökohtaisia lisäkysymyksiä joita voi lisätä kyselyille samoin kuin organisaation yhteisestä kysymyspankista. Opettajan omat kysymykset näkyvät vain hänelle itselleen. Suodattamalla voita tarkastella esim. Tietyn avainsanan kysymyksiä tai vain omia kysymyksiäsi.

Kuva 10 Opettajan oma kysymyspankki

• Tekstikenttä
• Valintanappi
• Monivalinta
• Monivalintamatriisi
• Valintamatriisi
• NPS -kysymys

Kysymyksen otsikko ja kysymyksen kuvaus (jälkimmäinen ei ole pakollinen)

Asettaa kysymyksen aihealue ja tarkenne, jotta kysymys on helpommin niiden avulla löydettävissä (ei pakollista)

Vastausvaihtoehdot ja niiden numeeriset arvot (voi olla myös kirjaimia, mutta tällöin ko. arvot lasketaan nollaksi keskiarvoja tai keskihajontaa laskettaessa).

Valintanappi -tyyppisissä kysymyksissä on mahdollista lisätä ns. EOS-vastausvaihtoehto jättämällä vastausvaihtoehdon numeeminen arvo tyhjäksi. Tällöin näitä vastausvaihtoehtoja ei huomioida laskettaessa vastauksen keskiarvoa tai hajontaa.

Kuva 11

Tietojen tallennuksessa on tärkeää huomioida, että tiedot tallentuvat vasta ‘Tallenna’ napin painalluksen jälkeen. Lisäksi on hyvä huomioida, että kaikki kieleistettävät arvot on tallennettu halutuilla kielillä. Mikäli haluaa kysyä kyselyitä esim. Englannin tai ruotsin kielellä, tulee kaikki kieleistettävät arvot tallentaa kaikilla kielillä.

5.2 Tietojen muokkaaminen

Olemassa olevia kysymyksiä voi muokata niin kauan, kunnes kysymykseen on annettu vastauksia. Tämän jälkeen kysymyksen muokkaus estetään, jotta muokkaus ei sekoita jo annettuja vastauksia. Tietojen muokkaaminen on mahdollista painamalla kysymyspankissa kysymyksen oikeassa laidassa näkyvää kynä-ikonia.

Jos kysymyspankin kysymykseen on jo vastattu kyselyssä niin sitä ei voi myöskään poistaa. Joskus voi olla kuitenkin tarve estää kysymyksen lisääminen kyselyille jatkossa. Tätä tarkoitusta varten kysymyksen voi arkistoida, jolloin se katoaa opettajan ja koulutusjohtajan listauksesta, mutta pääkäyttäjä näkee kysymyksen edelleen halutessaan. Arkistoidun kysymyksen voi myös palauttaa. Arkistoidut kysymykset näkee listalla valittuaan Näytä arkistoidut.

kuva 12 ja 13