Ryhmänohjauksen käsikirja 2023

Ryhmänohjauksen keskeisin tavoite on uusien opiskelijoiden perehdyttäminen korkeakouluopiskeluun sekä opintojen etenemisen seuranta ja ryhmänohjaajan tiivis yhteydenpito opiskelijaryhmän kanssa.  Uusien opiskelijoiden ja opintojen aloitukseen liittyviä tärkeät tiedot löytyvät kootusti uuden opiskelijan tietopaketista. Opiskelijoiden ohjauksessa ryhmäohjaajan rooli on tärkeä, toisaalta ryhmänohjaus on moniammatillista ohjausta ja tukea jossa jokaisen toimijan rooli on yhtä merkityksellinen. Ryhmänohjauksen tavoitteena on opintojen eteneminen ja valmistuminen ryhmänohjaajan ja omalta ryhmältä saadun tuen avustuksella.

Tämän käsikirjan tavoitteena on antaa sekä kokonaiskuva ryhmänohjauksesta että käytännön neuvoja ja vinkkejä ryhmänohjauksen osalta.

Johdanto ryhmänohjaukseen

Opiskelijoiden yksilöllinen tuki ja ohjus hyvinvoinnin sekä opintojen etenemisen osalta on tärkeä osa ryhmänohjausta. Meillä Vaasan ammattikorkeakoulussa on käytössämme varhaisen tuen malli, jolla pyrimme mahdollisimman varhaisessa vaiheessa reagoimaan mahdollisiin lisääntyviin poissaoloihin luentojen osalta. Tällä mallilla pyrimme ennaltaehkäisemään opintojen viivästymistä ja tukemaan opiskelijaa opintojen  etenemisen osalta. Erityisesti aloittavien opiskelijoiden osalta on tärkeää huomioida opiskelijoiden mukanaolo luennoilla varmistaakseen, etteivät poissaolot johdu puutteellisestä perehdytyksestä, epäselvyyksistä, ryhmään kuulumattomuuden tunteesta tai muusta opiskelijan hyvinvointiin liittyvistä asiasta. Opettajat seuraavat opiskelijoiden läsnäoloa luennoilla ja ilmoittavat tarvittaessa opiskelijan ryhmänohjaajalle mahdollisista toistuvista poissaoloista. Näin ryhmänohjaajalla on mahdollisuus selvittää tilannetta yhdessä opiskelijan kanssa ja ottaa tarvittaessa yhteyttä opinto-ohjaajaan. korkeakoulukuraattoriin ja/tai terveydenhoitajaan.

  • Opintojen aloittamista voi ensimmäiselle lukuvuodelle siirtää ainoastaan seuraavista syistä: varusmies- tai siviilipalvelus, äitiysloma tai sairastuminen. Edellä mainitut poissaolot eivät kuluta yhden vuoden poissaolevaksi ilmoittumisoikeutta.
  • Opiskelijalla on myöhemmin opintojen aikana käytettävissään ns. subjektiivinen poissaolo-oikeus, enintään 1 vuosi (2 kautta) mistä syystä tahansa.
Ryhmänohjauksen tehtävät ja tavoitteet

Ryhmänohjaaja on kullekin ryhmälle ja opiskelijalle erikseen nimetty opetushenkilöstön jäsen, jonka puoleen opiskelija voi kääntyä, kun hänellä tulee kysyttävää opintoihinsa liittyen. Ryhmänohjaajalla on merkittävä rooli opiskelijan opintojen etenemisen seurannassa ja ohjauksessa, aina opintojen alusta valmistumiseen saakka.

Ryhmänohjaajan keskeisimmät tehtävät

  • uusien opiskelijoiden perehdyttäminen AMK -opiskeluun
  • opintojen etenemisen seuranta
  • yhteydenpito oman ryhmän kanssa
  • opintojen haasteissa tukeminen ja tarvittaessa eteenpäin ohjaaminen (opinto-ohjaaja, korkeakoulukuraattori, ura- ja rekrytointiasiantuntija)
  • vuosittaisten opiskelijoiden henkilökohtaisten kehityskeskusteluiden pitäminen opiskelijoiden kanssa
    • ensimmäisenä vuonna syyslukukaudella tulokeskustelu ja keväällä kehityskeskustelu
    • toisena ja kolmantena vuonna yksi kehityskeskustelu lukuvuodessa

Kehityskeskusteluissa tarkistetaan, missä vaiheessa kunkin opiskelijan opinnot ovat. Opiskelijalle tarjoutuu samalla mahdollisuus keskustella valinnoistaan ja urasuunnitelmistaan sekä arvioida omaa työskentelyään yhdessä ryhmänohjaajan kanssa.

Lisäksi ryhmänohjaaja pitää omalle ryhmälleen orientoivan (Johdatus xx-opintoihin) opintojakson, jonka yhteydessä ryhmälle järjestetään infoja ja muuta ohjausta yhdessä opinto-ohjaajan, amk-kuraattorin ja ura- ja rekrytointiasiantuntijan kanssa. 

Tiimien ja ryhmien merkitys, MIKSI ryhmänohjaus?

  • Sitoutuminen: Opiskelijat tuntevat kuuluvansa ja ovat osa ryhmää
  • Samana pysyvän, tutun ryhmän kanssa voidaan sopia pelisäännöistä ja toimintamalleista
  • Ryhmissä on eri tyyppisiä ryhmäläisiä, valmentaa työelämässä erilaisten ihmisten kanssa työskentelemiseen
Ammattikorkeakoulun ohjauspalvelujen toimintamalli

Yllä oleva lintu kuvaa ohjausjärjestelmäämme opiskelijan näkökulmasta. ’Lintu on myönteinen hahmo ilmentäen eteenpäin menevää liikettä. Linnun pää ja aivot kuvaavat opiskelijaa, joka on opiskelun keskeinen toimija ja vastuuhenkilö. Linnun vartalo ja pyrstö kuvaavat perusohjausta, joka kuuluu koulutusohjelmaan ja on suunnattu jokaiselle opiskelijalle. Linnun toinen siipi kuvaa tiedottamista ja neuvontaa, jota on järjestetty tehokkaasti itsepalveluperiaatteella. Toinen siipi kuvaa syventävää ohjausta, joka on tarvelähtöistä ja suunnattu laajempaa ohjausta tarvitseville. Ohjausta on porrastettu asiantuntijuuden mukaan tavoitteena tarjota riittävästi ohjausta kaikissa opiskelupolun vaiheissa. Opintojen ohjaus on koko henkilöstön yhteinen asia’.

Opintoihin sisältyvä valinnaisuus on laajaa, ja se antaa opiskelijalle runsaasti mahdollisuuksia suunnitella ja toteuttaa opintoja omia tarpeita ja lähtökohtia huomioon ottaen. Ammattikorkeakoulun opiskelijat ovat taustakoulutukseltaan ja valmiuksiltaan hyvin heterogeeninen ryhmä, siksi ammattikorkeakoulun opintojen ohjaukseen on räätälöity oma ohjauksen toimintamalli.

Oheisessa ohjauspalvelujen toimintamallissa opintojen tiedottamista, neuvontaa ja ohjausta on porrastettu ohjauksen asiantuntijuuden mukaan tavoitteena kohdentaa henkilökohtaista asiantuntijaohjausta tarvelähtöisesti. Ohjausprosessi sidotaan osaksi jokaista koulutusohjelmaa. Ammattikorkeakoulujen opintosuunnitelmiin kuuluu opintoihin perehdyttäviä opintojaksoja. Niiden sisältöihin voidaan luontevasti linkittää opintojen ohjauksen kaikille yhteinen osuus eli perusohjaus. Perusopintojen orientoivaan opintojaksoon (laajuus 1-2 op, usein nimellä Johdatus opintoihin tai Opinnot ja tiedonhankinta) sisällytetään opintojen alun perehdyttävän opintojakson lisäksi kaikki opiskelijan polun ajalle suunnattu säännönmukainen ohjaus.

Ryhmäohjaajan käsikirjassa esitetty koko opiskelijan polun kattava ryhmänohjaus eli opettajatuutorointi on tämän toimintamallin perusta. Ryhmäohjaaja koordinoi kaikkea ryhmänsä perusohjausta ja on tiiviissä yhteistyössä opinto-ohjaajan kanssa, jolloin voidaan ennakolta estää ongelmatilanteiden kasaantuminen. Ohjausta tehdään yhteistyössä, jolloin opiskelija saa tarvittaessa riittävästi syventävää ohjausta. Ammattikorkeakoulun tarpeisiin sopii, että harjoittelun, kansainvälisen vaihdon ja opinnäytetyön asiantuntijapohjainen, osittain keskitetty ohjaus integroidaan opetussuunnitelmaan. Itsepalvelulähtöisesti toimivaa tiedotusta ja neuvontaa voidaan järjestää tehokkaasti pääosin verkkopalveluja kehittämällä. Ohjauksen toimintamallin käytäntöihin perehdytään opintojen alussa ja siten opiskelija saa koko opintojensa ajan riittävästi ajantasaista tietoa, neuvontaa ja ohjausta

Kaikille yhteinen, opetussuunnitelmaan kuuluva perusohjaus on ennakoivaa, ja se tukee tehokkaasti opintojen etenemistä. Syventävää henkilökohtaista ohjausta on tarjolla asiantuntijoiden ohjauksena, joka on täydentävää ja sen rooli voidaan nähdä osittain korjaavana. Opiskelija tietää, että ohjausta on saatavilla tarvittaessa. Häntä kannustetaan omatoimisuuteen, mitä tukee myös tehokkaan itsepalvelulähtöisen tiedotuksen ja neuvonnan palvelujen ylläpitäminen.

Yhteydenotto opinto-ohjaajaan tapahtuu sähköpostin, ajanvarauksen ja puhelimen kautta. Myös ryhmänohjaajat voivat halutessaan ottaa ajanvarausjärjestelmän käyttöönsä (yhteys IT-osastoon).

Perehdyttävät opinnot ja orientaatiopäivän sisältö

Opiskelijoiden perehdyttäviin opintoihin kuuluu sekä opintojen aloituspäivä, jolloin kaikki 1. vuoden opiskelijat kutsutaan orientaatiopäivään että AMK -opintoihin perehdyttävä opintojakso (Opinnot ja tiedonhankinta). Koulutusalan yksikön johtajan aloituspuheenvuoron jälkeen opiskelijat siirtyvät ryhmänohjaajan johdolla omiin ryhmiinsä. Ryhmäohjaaja perehdyttää opiskelijat Opinnot ja tiedonhankinta- opintojakson sisältöön, jonka aikana opiskelijoilla ja ryhmänohjaajalla on mahdollisuus myös tutustua toisiinsa. Perehdyttävien opintojen ja orientaatiopäivän tavoitteena on ryhmäytyminen ja varmistaa opiskelijan kuulumisen tunne uuden ryhmän osalta. Käytännön asioiden osalta uusien opiskelijoiden perehdyttämisessä ovat tiiviisti mukana myös opiskelijatutorit. Oppiminen on sosiaalinen tapahtuma ja opintojen hyvä alkuun lähtö on tärkeää opintoihin sitoutumisen kannalta, tässä jokaisella opiskelijalla on tärkeä roolinsa.

3.1. Aloituspäivä

Aloituspäivän sisältö:

  1. Koulutusala yksikön johtaja kertoo yleistä informaatiota (esim. VAMK:n historia ja organisaatio, korkeakoulujen toimintaa säätelevä lainsäädäntö, yksiköiden sijainti ja koulutustarjonta). Koulutusalayksikön johtaja esittelee lisäksi koulutuspäälliköt ja muut paikalla olevat henkilöstön jäsenet.
  2. Ryhmiin jakautuminen ryhmänohjaajien johdolla
  3. Opinto-ohjaaja: Siirto-opiskelijoiden perehdyttäminen
  4. Ryhmänohjaaja käy läpi opiskelijoiden kanssa:
  • Omaan työjärjestykseen ja jaksotukseen tutustumisesta
  • Talon tavat; paikoitus, tupakointi
  • Opiskelijoiden tutustuttaminen toisiinsa
  • Opiskelijatutorit opastavat käytännön asioihin, esittelevät VAMKin tilat sekä tukevat opiskelijoiden ryhmäytymistä

Ryhmänohjaaja antaa tietoa opiskelijoille seuraavista asioista:

  • Perustiedot ryhmän opintosuunnitelmasta
  • Ryhmän 1. jakson työjärjestys ja jaksotusjärjestys
  • Tiedottaminen perusasioista alun arjen sujuvoittamiseksi

3.2. Tutoreiden tehtävät perehdyttämisessä

Opiskelijatutorit ovat vanhempia opiskelijoita, jotka opiskelijajärjestö VAMOK on valinnut ja kouluttanut tutoreina toimimiseen. VAMOKin lisäksi myös opinto-ohjaajat ovat olleet mukana tutoreiden koulutuksessa. Tuutorit ovat tärkeä voimavara ja heidän toiminta käsittää opintonsa aloittavien auttamista ja neuvomista sekä opiskelijakunnan toiminnasta tiedottamista. Lukukauden alkaessa aloittaville ryhmille järjestetään suunnitelman mukaisia tutortunteja. Tutortuntien sisältö toteutetaan erillisen suunnitelman mukaisesti, käyttäen hyväksi opiskelijakunnan toimijoita sekä mahdollisia ulkopuolisia tai VAMKin omia asiantuntijoita. Lukujärjestyksistä vastaavat koulutussuunnittelijat merkitsevät aloittavien ryhmien työjärjestyksiin tutortuntien ajankohdat.

Opiskelijatutorien tehtäviin kuuluu uusien opiskelijoiden:

  • perehdyttäminen Peppi-tietojärjestelmän käyttöön
  • tutustuttaminen VAMKin tiloihin ja talon tapoihin
  • ryhmäytymisen ja sitoutumisen tukeminen
  • tarvittaessa motivointi ja myönteisen opiskeluasenteen tvarmistaminen
  • Vaasan kaupunkiin tutustuminen (kaupunkikierros)
  • tutustuminen Vaasan vapaa-ajan harrastusmahdollisuuksiin

3.3. Perehdyttävä opintojakso

Opinnot ja tiedonhankinta – opintojakso on ensimmäisen lukukauden aikana, ja ryhmäohjaaja pitää sen aina omalle ryhmälleen. Täten ryhmäohjaaja pääsee heti tutustumaan uuteen ryhmäänsä. Tutkimuksissa on todettu, että AMK -opintojen alussa tulee liian paljon tiivistä tietoa lyhyessä ajassa eikä opiskelija pysty sisäistämään kaikkea hänelle annettavaa tietoa. Perusajatuksena on, että opiskelija saa tietoa ja ohjausta koko opintojensa ajan täsmäohjauksen tavoin (opintoihin liittyvät infot, opinto-ohjaajan ryhmäinfot, kuraattorin ja ura- ja rekrytointiasiantuntijan infot, tulokeskustelu sekä kehityskeskustelut), silloin kun asia on ajankohtainen. Lisäksi opintojen solmukohdissa, valinta- sekä ongelmatilanteissa opinto-ohjausta on saatavilla, mikäli opiskelija tuntee ohjausta tarvitsevansa.

VAMKin verkkosivuilta löytyy paljon opintoihin liittyvää tietoa. Opiskelijoita kannustetaan oma-aloitteisesti etsimään tarvitsemaansa tietoa. Tästä syystä Portaaliin tutustumiseen on suositeltavaa antaa opintojen alussa riittävästi aikaa yhdessä muiden opiskelijoiden kanssa. Koulutussuunnittelijat merkitsevät valmiiksi ryhmän työjärjestykseen ajat perehdytykseen mm. kirjasto- ja informaatiopalveluiden, terveydenhoitajan, opiskelijapapin, opinto-ohjaajan, ura- ja rekrytointiasiantuntijan, korkeakoulukuraattorin, harjoitteluinfon ja kv-koordinaattorin ym. osalta. Laatu- ja turvallisuusasiat sekä opiskelijakunta VAMOKin yhteinen info pidetään kunkin yksikön aloittaville opiskelijoille massainfona perehdyttävän opintojakson aikana.

3.4. Tavoitteet, sisältö ja arviointi

Perehdyttävät opinnot (Vrt. Opinnot ja tiedonhankinta- opintojakso) tukevat opiskelijan opiskeluun sitoutumista heti aloitushetkistä alkaen sekä ryhmäytymistä, opintojen suunnittelua ja opiskelijan ammatillista kasvua. Tavoitteena on, että opiskelija

  • perehtyy ammattikorkeakoulun toimintoihin, oppimisympäristöön ja -yhteisöön
  • sisäistää koulutuksensa opetussuunnitelman rakenteen ja tutkintonsa suoritusvaatimukset
  • osaa suunnitella ja seurata opiskelunsa edistymistä
  • kehittyy oman alansa asiantuntijaksi ja hänen ammatti-identiteettinsä vahvistuu
  • oppii käyttämään tiedonhaku- ja informaatiopalveluita (mm. Tritonia kirjastopalvelut, Wolffintie 34, Vaasa)
  • valmistuu suunnitelmien mukaisessa tavoiteajassa

Perehdyttävän opintojakson sisällöksi on suunniteltu opintokokonaisuuksia, jotka toteutetaan ensimmäisen lukukauden aikana. Kirjaston esittelyn hoitaa Tritonian informaatikko itsenäisesti. Näiden luentojen ja vieraiden aikana ryhmänohjaajan läsnäolo on tärkeää ryhmän yhteenkuuluvuuden tunteen luomisessa sekä opiskelijoiden läsnäolon varmistamisessa. Perehdyttävän opintojakson laajuus vaihtelee eri koulutusohjelmissa. Tavoitteena on kuitenkin, että aloittavat opiskelijat saavat riittävän perehdytyksen asioista alusta lähtien. Opintojaksoon kuuluvien luentojen sisällöt ovat seuraavat.

Kurssin aloitus, Ryhmäohjaaja

  • Yleiskatsaus VAMK:n ja tarkemmin oman yksikön opetustarjonnasta.
  • Perehtyminen www.vamk.fi-sivuihin sekä Portaaliin.
  • Pakin ja koulun sähköpostin käyttö. Uusintatentteihin ilmoittautuminen.
  • Tietohallinnon määrittämät IT-säännöt; sisältyvät myös uuden opiskelijan oppaaseen, joka löytyy verkosta.
  • Opintotoimiston palvelut: opintosihteeri esittelee.

Opintokäytänteisiin tutustuminen, ryhmänohjaaja

  • Opinnot ja suoritukset: opintojakson arviointi, uusintakuulustelut jne.
  • Oma koulutusohjelma tutuksi, tutkinnon rakenne, suuntaavat opinnot, opinnäytetyö.
  • HOPS – (AHOT ja näyttökokeet LT ja TK).

Kirjastoon ja sen hakujärjestelmiin tutustuminen, 2 h.

  • Informaatikko: Varataan atk – luokka

Opinto-ohjaajan info, 2 h.

  • Opiskeluaika, ilmoittautumiseen liittyvät asiat.
  • Opintotukiasiat, vapaasti valittavat opinnot, JOO -opinnot.
  • AHOT, aiemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja muualla suoritettujen korkeakoulutasoisten opintojen hyväksilukeminen
  • Ajankäytön hallinta, opiskelukyky ja -taidot.
  • Erityisjärjestelyt LUKI-ym. oppimisvaikeustilanteissa.

Ura -ja rekrytointiasiantuntijan info, 2 h

  • Oman osaamisen ja vahvuuksien tunnistaminen osana opintoja ja urasuunnittelua
  • Lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, urasuunnitelma
  • Tiitus -profiilin luominen

Terveydenhoitajan info:

  • tietoa opiskelijoiden terveydenhuoltopalveluista, 30 min (ST 45 min).

Opiskelijapastorin info:

  • sielunhoidolliset keskustelut, 15-30 min.

Harjoittelukoordinaattori:

  •  harjoittelu osana opintoja. 30 min. (ST-yksikkö)

Kv-asiainkoordinaattori:

  • ulkomaiset opiskelu- ja harjoitteluasiat 30 min

Oppimaan oppiminen 2 h (Ryhmänohjaaja)

  • Tavoitteena on kehittää opiskelijan oppimis- ja opiskelutaitoja mm. tutkimalla erilaisia oppimistyylejä. Millainen olen oppijana –testi (www.uta.fi/tyt/verkkotutor/oppkeh.htm) Opiskelija voi testin tekemällä pohtia omia opiskelutaitojaan, vahvuuksiaan oppijana ja missä on vielä kehittämisen tarvetta. Käytännön ohjeiden avulla pyritään tehostamaan opiskelua; painotetaan työskentelyn suunnitelmallisuutta ja vastuun ottamista omasta opiskelusta.
  • VAMOKin toiminnan esittely

Laatu- ja turvallisuusinfo 1h

  • Kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö
  • Laatu- ja vastuullisuuspäällikkö
Opinto-ohjaajien ryhmäinfot

Opinto-ohjaajan ryhmäinfot (45 min) merkitään ryhmien työjärjestyksiin (ST ja TL)

1.vuoden ryhmät ja ryhmäinfojen painopisteet

  • Marraskuussa: Ajankäytön hallinta. Alustusta ajankäytön hallinnan merkityksestä. Opiskelijat te-kevät tietokoneluokassa Aikaura-testin http://www.uraohjaus.net/ Testissä arvioidaan omaa ajan-käyttöä ja tehdään siihen tarvittaessa korjauksia.
  • Maalis-huhtikuussa: kesäopinnot, kesäopintotuki. Opintojen etenemisen seuranta 31.7. tilanne Pepissä. Tulojen vaikutus opintotukeen. Kesätyö harjoitteluna.

2. vuoden ryhmät ja ryhmäinfojen painopisteet

  • Lokakuussa: harjoittelun kirjaaminen, opintotuki, HOPS, vapaasti valittavat opinnot
  • SOTE: sosiaalialan syventävien kurssien valinta
  • Helmikuussa: kesäopinnot, harjoittelu, kesäopintotuki; opintojen etenemisen seuranta.

3. vuoden ryhmät ja ryhmäinfojen painopisteet

  • Lokakuussa: OPS, ajan käytön hallinta.
  • Tammi-helmikuussa: OPS, harjoittelupaikan/kesätyön hakeminen, opintotuki, valmistumiseen liittyviä asioita.
  • SOTE: hoitotyön syventävien kurssien valinta

4. vuoden ryhmät ja ryhmäinfojen painopisteet: TL

  • Syyslukukausi: yritysyhteistyö: opinnäytetyön aiheet.

4.1. Yritysedustajien vierailut

Yritysedustajien vierailut merkitään työjärjestyksiin ja ryhmänohjaajat ottavat yhteyttä yrityksen sovittuun yhteyshenkilöön sopiakseen hänen kanssaan vierailusta. Ryhmäohjaajat voivat halutessaan käyttää myös omia erityskontaktejaan tai tiedustella mahdollisia yritysedustajia/alumneja myös ura- ja rekrytointipalveluidemme kautta.

VAMKin yritysklinikka on solminut yhteistyösopimuksia yritysten kanssa. Yritysten edustajien kanssa kokoonnutaan vuosittain koulutuskohtaisesti suunnittelemaan, analysoimaan ja kehittämään toimintaa. Koulutuspäällikkö koordinoi yritysyhteistyötä oman koulutusvastuualueensa osalta. Yritysedustajien yhteystiedot löytyvät seuraavasta linkistä: http://sharepoint.ad.puv.fi/johtaminen/aluevaikuttavuus/Pages/default.aspx.
(sivu löytyy henkilöstöintrasta, johtaminen -> strategia ja toiminnan ohjaus ->aluevaikuttavuus -> yhteistyökumppanit)

Yritysedustajien vierailujen aikataulut:

  • 1.vuosi. Perehdyttävän opintojakson loppupuolella (lokakuussa)
  • 2.vuosi: kevätlukukaudella
  • 3.vuosi: syyslukukaudella (ent. 2. periodi)
  • 4. vuosi (TL) syyslukukauden alkupuolella (1. p)
Tulokeskustelun sisältö ja tavoitteet

Aluksi ryhmäohjaaja tulostaa Pepistä Ryhmän suoritukset -dokumentin, jotta hän tietää, ketä hänen ryhmässä on kirjoilla. Jokainen opiskelija kuuluu johonkin ryhmään ja eri syistä ryhmässä voi olla kirjoilla opiskelijoita, jotka eivät opiskele tuon ryhmän mukana. Ryhmäohjaajan tulee ilmoittaa opinto-ohjaajalle heti huomatessaan näiden opiskelijoiden nimet, jotta tilanne voidaan selvittää.

Tulokeskustelun runkona toimii lomake, jonka opiskelija tulostaa Portaalista, ja tutustuu siihen ennen keskustelua. Tulokeskustelu on tarkoitus käydä syyslukukauden loppupuolella ja ryhmäohjaaja suunnittelee aikataulun ja tiedottaa opiskelijoille. Kukin opiskelija varaa/sopii ryhmäohjaajan kanssa ajan. Opiskelijaa kehotetaan valmistautumaan keskusteluun perehtymällä tulokeskustelulomakkeeseen ja omaan koulutusohjelmaansa sekä tulostamaan Pakista oman HOPS:n sisältö -dokumentin.

Tulohaastattelun aluksi kuulostellaan kuinka opinnot ovat lähteneet käyntiin ja onko opiskelija tyytyväinen (siis: motivoitunut). Tässä yhteydessä on tärkeää pyrkiä varmistamaan, että opiskelija kokee ryhmänsä myönteisenä ja tuntee opiskelupaikan omakseen. Koska opiskelijaa pyydetään lomakkeessa arvioimaan omaa työskentelyään, hänelle tarjoutuu tilaisuus myös itsearviointiin. Myös lisäopetuksen tarve voidaan tässä yhteydessä kartoittaa, samoin mahdolliset LUKI- ym. oppimisvaikeudet. Mikäli on tarvetta erityisjärjestelyihin, opiskelija tulee ohjata opinto-ohjaajalle.

Perehdyttävän opintojakson aikana tarkennetaan, että opiskelija tuntee oman opintosuunnitelmansa, HOPS:n, jota nyt yhdessä käsitellään ryhmäohjaajan kanssa. Opintosuunnitelman avulla tarkastetaan, että HOPS on kunnossa. HOPS:n sisältötiedostossa näkyy opiskelijan koko henkilökohtainen opintosuunnitelma, johon on merkitty mm. ilmoittautumiset ja suoritettujen opintojaksojen arvosanat. Ennen kaikkea pyritään varmistamaan, että kaikki opiskelijat oppivat seuraamaan oman HOPS:nsa ajantasaisuutta. Ohjauskeskustelujen keskeisiä tavoitteita on HOPS:n päivittäminen (=Ryhmäohjaaja merkitsee kynällä väärään kohtaan kirjautuneiden suoritusmerkintöjen kohdalle nuolella mihin ne oikeasti kuuluvat).

Tulokeskustelussa kartoitetaan myös koko tutkinnon suorittaminen opiskelijan työelämään liittyvien tavoitteiden pohjalta. Tällöin keskustellaan alustavasti suuntaavien opintojen valinnasta, harjoittelusta sekä ulkomaisista vaihto-opinnoista. Jotkut opiskelijat tarvitsevat lisätietoa ja keskusteluapua suuntautumisvaihtoehdon (pääaineen) valintaan. Ammatillisen osaamisen kannalta on tärkeää, että opiskelija hankkii riittävän syvällisen oman erikoisalansa osaamisen. Lisäksi opiskelijalla on sopiva tilaisuus pohtia, mitä aihepiirejä hänen on tarpeen erityisesti vankentaa päästäkseen omalle työelämän uralle asettamiinsa tavoitteisiin. Mikäli opiskelija tarvitsee enemmän tukea tai keskusteluapua urapohdinnoissa, voi ryhmänohjaaja ohjata opiskelijan uraohjaajan luokse.

Tulokeskustelu on kestoltaan 20 – 30 min. ja ryhmäohjaaja tekee omat merkintänsä tulokeskustelujen seuranta- ja palautelomakkeen, johon ryhmäohjaaja kuittaa myös käydyt tulokeskustelut. Näin voidaan huolehtia siitä, että kaikki ohjauskeskustelut toteutuvat. Opintojen etenemisen edistämiseksi myös kunkin opiskelijan opintosuunnitelman, eli HOPSin toteutumisen seuranta on ohjauskeskustelujen keskeinen sisältö. Ryhmäohjaaja merkitsee HOPS:n sisältö- dokumentin tulostettuun versioon mahdolliset virheelliset ja muuttuvat tiedot, joita todennäköisesti on, sillä opiskelijan kurssivalinnat saatta-vat muuttua opintojen aikana. Ryhmäohjaajan on ehdottoman tärkeää toimittaa ohjauskeskus-telujen (tulokeskustelu ja kehityskeskustelu) jälkeen opintotoimistoon opiskelijan HOPS:n sisältö, jos siinä on ilmennyt päivittämisen tarvetta. Näin Peppi -opiskelijahallintorekisterin tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla.

Jos opiskelija ei varaa aikaa näihin keskusteluihin oma-aloitteisesti, ryhmäohjaaja on aloitteen tekijä. Jos asia ei sittenkään etene, ryhmäohjaaja ottaa yhteytä opinto-ohjaajaan, joka puolestaan ottaa yhteyttä opiskelijaan ja pyrkii selvittämään tilanteen. Jos tulohaastattelussa tai kehityskeskustelussa ilmenee laaja-alaisempaa ohjauksen tarvetta, ryhmäohjaaja pyytää opiskelijaa ottamaan yhteyttä opinto-ohjaajaan.

Kun tulokeskustelut on käyty, ryhmäohjaaja lähettää seurantalomakkeen opinto-ohjaajalle, joka näin saa tietoa ryhmän tilanteesta sekä ryhmäohjaajan ideoista ja ehdotuksista toiminnan kehittämiseksi. Seurantalomakkeesta toimitetaan kopio koulutuspäällikölle/tiimivastaavalle. Ryhmä-ohjaajan käsikirjan yhtenä keskeisenä tavoitteena on vähentää keskeyttämisiä, ja siihen tarvitaan toimivaa yhteistyötä. Ryhmäohjaajan tulee ottaa yhteyttä opinto-ohjaajaan, koulutuspäällikköön tai terveydenhoitajaan tarvittaessa. Näin voimme nopeasti puuttua asioihin ja ennalta estää mahdollisten ongel-mien kasaantuminen.

Tulokeskustelulomake (opiskelija tulostaa Portaalista ja tutustuu)
HOPSin sisältö Pakista (opiskelija tulostaa ja ottaa mukaan)
OPS-taulukko ryhmäohjaaja ottaa mukaan.

HOPSin sisältölomake opintotoimistoon, mikäli on ollut päivitystarvetta (ryhmäohjaaja toimittaa) välittömästi.

Kehityskeskustelun sisältö ja tavoitteet

Ryhmänohjaaja pitää opiskelijoille kehityskeskustelut opintojen etenemiseen liittyen vuosittain. Ensimmäisen opiskeluvuoden aikana pidetään myös tulokeskustelu, joka luo pohjan tuleville kehityskeskusteluille. Kehityskeskustelu on kestoltaan 20 – 30 min. Opiskelija sopii oman ryhmänohjaajansa kanssa tarkemman ajan keskustelun pitämiselle. Työjärjestykseen on merkitty, mihin ajankohtaan kehityskeskustelu tulee ajoittaa.

Kehityskeskustelun tavoitteena on:

  • seurata opintojen etenemistä ts. tarkastellaan opintopisteiden kertymistä
  • arvioida opiskelijan kanssa hänen suoriutumistaan (itsearviointi)
  • tukea puuttuvien opintosuoritusten/ tehtävien suorittamisen suunnittelussa
  • urasuunnittelua: keskustella opiskelijan kanssa mahdollisista uravalinnoista ja -suunnitelmista (ohjaus tarvittaessa VAMKin omalle ura- ja rekrytointiasiantuntijalle)
  • tukea opiskelijan ammatillista kasvua
  • motivoida ja kannustaa opiskelijaa

Ryhmänohjaaja saa Ryhmän suoritukset -dokumentista kootusti tiedon keitä kuhunkin ryhmään kuuluu. Jokaiselle opiskelijalle on nimetty oma ryhmänsä. Ryhmässä voi olla kirjoilla opiskelijoita, jotka eivät opiskele ryhmän mukana (tähän voi olla useita eri syitä).

Kehityskeskustelun pohjaksi on laadittu tukilomake, jonka opiskelija tulostaa Portaalista. Ryhmäohjaaja muistuttaa aina keskusteluaikaa sovittaessa opiskelijaa tuomaan mukanaan myös Pakin HOPS:n sisältödokumentin tulosteena sekä CV:n. Mikäli opiskelija tarvitsee tukea ja apua työhakudokumenttien laatimisessa, ryhmänohjaaja voi ohjata opiskelijan ottamaan yhteyttä VAMKin omaan ura- ja rekrytointiasiantuntijaan.

Kehityskeskustelussa arvioidaan kuinka opinnot ovat sujuneet ja mikä on opiskelijan opiskelumotivaation taso. Opiskelijan on tärkeää arvioida itse omaa suoriutumistaan, ja sitä missä asioissa hän on onnistunut ja missä on parantamisen varaa. HOPS:n sisältöä päivitetään ja näin varmistetaan, että opiskelija tuntee ja tietää koko ajan oman tilanteensa. Hylättyjen suoritusten uusimisesta ja rästissä olevien tehtävien palauttamiseksi on hyvä laatia yhdessä suunnitelma ja aikataulutus. On luonnollista, että HOPS elää jonkin verran, ja sitä voidaan päivittää säännöllisesti. Suuntaavissa opinnoissa on mahdollisuus valinnaisuuteen, mikä mahdollistaa yksilölliset ratkaisut, opiskelijan omien tarpeiden ja toiveiden mukaan.

Tulevaisuuteen luotaaminen on keskustelun merkittäviä osa-alueita. Opiskelijan ammatillinen identiteetti on kehitysvaiheessa ja on tärkeää peilata omaa opiskelua ja omia valintoja suhteessa edessä oleviin uravalintoihin ja työelämään. Opintojen aikaiset kesätyöt ja erityisesti harjoittelu auttavat selkiinnyttämään työelämän vaatimuksia ja odotuksia. Toisaalta harjoittelu mahdollistaa myös oman urasuunnitelmien varmistamista. Mahdollisen asepalveluksen suorittamisen ajankohdasta on myös hyvä keskustella. (Armeijan aliupseerikoulutuksesta hyväksiluetaan 3 op ja reserviupseerikoulusta 5 op vapaasti valittaviin opintoihin.)

Kuten tulohaastattelun, myös kehityskeskustelun jälkeen ryhmäohjaaja toimittaa opintotoimistoon Peppiin päivitettäväksi opiskelijan HOPS:n sisältötulosteen, mikäli siihen on tullut muutoksia. Tärkeää on myös kuitata keskustelu käydyksi sekä taltioida kehityskeskustelujen seurantalomake ryhmäohjaajan kansioon. Jos kehityskeskustelussa ilmenee laajempaa ohjauksen tarvetta, ryhmäohjaaja ohjaa opiskelijaa ottamaan yhteyttä opinto-ohjaajaan, ammattikorkeakoulukuraattoriin tai ura- ja rekrytointiasiantuntijaan. (harjoittelukoordinaattori/kv-asiainkoordinaattori, mikäli kyse työharjoitteluun tai kv-vaihtoon liittyvästä asiasta).

Ryhmäohjauksen toteutumisen seuraamiseksi ryhmänohjaajien tulee lukuvuoden lopuksi raportoida ryhmän tilanteesta (eteneminen, mahdolliset haasteet ja niiden kohdentuminen, erityistarpeet) sekä arvioida ryhmänohjausta ja sen mahdollisia tarpeita ja tavoitteita. Raportti annetaan sekä koulutuspäällikölle että opinto-ohjaajalle. Erityistarpeista on raportoitava välittömästi asianosaista asiantuntijaa, jotta ennaltaehkäisevät tai korjaavat toimet voidaan käynnistää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Opiskelijan ohjausprosessi opintojen pitkittyessä

Opintojen loppuvaiheen ryhmäohjausta tehostetaan valmistumisen tukemiseksi. Viimeisen säännönmukaisen lukukauden lopussa ryhmäohjaaja kartoittaa kehityskeskustelujen avulla ryhmänsä opiskelijoiden valmistumis- ja opinnäytetyötilanteen. Kartoitus annetaan tiedoksi koulutuspäällikölle ja opinto-ohjaajalle. Tavoitteena on, että opiskelijat laativat realistisen suunnitelman opintojensa loppuun saattamiseksi. Tarvittaessa ryhmäohjaaja ohjaa opiskelijat opinto-ohjaajalle. Myös ura- ja rekrytointiasiantuntijalta on mahdollisuus pyytää tukea mikäli opiskelijan tuen tarve liittyy kiinteästi työelämään (mm. opinnäytetyön aiheet, VAMK Work sovelluksen hyödyntäminen).

Opinto-ohjaaja jatkaa + 1-vuoden ajan opiskelijoiden ryhmänohjausta ja käy kehityskeskustelut pyrkien tukemaan näiden opiskelijoiden (+1v) valmistumista. Kehityskeskusteluissa päivitetään ja tarkastellaan opiskelijan suunnitelmat opintojen loppuun saattamiseksi. Molempien lukukausien lopuksi opinto-ohjaaja kartoittaa ryhmän valmistumistilanteen.

Mikäli opiskelijan opinnot ovat vielä kesken (30 puuttuvaa op) +1-vuoden jälkeen, opiskelijan on haettava lisäaikaa opintojensa loppuun saattamiseksi. Sähköiseen hakemukseen liitetään mukaan realistinen suunnitelma opintojen loppuun saattamiseksi sekä kuitti suoritetusta käsittelymaksusta (50 EUR).  Opinto-ohjaaja esittää lisäajan myöntämistä/eväämistä koulutusalan yksikön johtajalle, joka tekee päätöksen asiasta. Opinto-ohjaaja auttaa opiskelijaa opintojen suunnittelussa ja käy opiskelijan kanssa ohjauskeskustelut tavoitteena tutkinnon valmistuminen.  Lisäajan myöntämisen kriteereitä on viime vuosien aikana tarkennettu.

Mikäli opintoja puuttuu enemmän ja mikäli lisäaikaa ei syystä tai toisesta myönnetä, opiskelija voi suorittaa puuttuvia opintoja myös avoimen AMK:n kautta. Tuolloin hän maksaa 15 EUR/op. Näissä tapauksissa valmistumisen lähestyessä, opiskelija voi hakea opinto-oikeuden palautusta samalla menettelyllä kuin lisäaikaa haetaan. Mahdollista on myös hakea uudestaan opiskelijavalinnan kautta ja saada uusi opiskeluoikeus. Opinto-ohjaajat ovat opiskelijoiden tukena, ohjaajina myös näissä tilanteissa.

Kaikissa ohjaustilanteissa on tärkeää ottaa huomioon opiskelijan elämäntilanne, ja tarvittaessa ehdottaa poissaolevaksi ilmoittautumista. Jos opiskelijalla on hyvin kuormittava vaihe esimerkiksi työelämässä, hänen kannattaa harkita poissaolevaksi ilmoittautumista. Opiskelijalla on oikeus ilmoittautua poissaolevaksi enintään vuoden ajaksi (tai yksi lukukausi kerrallaan). Poissaoloaika ei kuluta opiskelijan opinto-oikeusaikaa (240 op:n laajuinen tutkinto 4 v + 1v ja 210 op:n laajuinen tutkinto 3,5 v + 1 v).

Opiskelijalla on oikeus myös sairauspäivärahaan.  Näissä tilanteissa ryhmänohjaaja voi ohjata opiskelijan opinto-ohjaajan luokse.

Yliaikaisten opiskelijoiden ohjauksessa on huomioitava, että opintojen etenemättömyys on myös opiskelijalle itselleen kuormittava ja erilaisia tunteita aiheuttava. Tavoitteena on aina olla kannustava ja tukea opiskelijaa opintojen loppusuoralla aikatauluttamaan opiskeluaan ja auttaa häntä voimautumaan.

Tulo- ja kehityskeskustelun periaatteet

Ohjauskeskustelulla tarkoitetaan tulo- ja kehityskeskusteluita. Nämä keskustelut käydään rauhallisessa paikassa, jossa voidaan keskittyä avoimeen ja luottamukselliseen vuorovaikutukseen ilman häiriötekijöitä (ml. matkapuhelimet suljettuna). Koulutussuunnittelija on varannut työjärjestykseen aikaa ja myös merkinnyt huonevarauksen. Keskustelu voidaan tarvittaessa toteuttaa myös etänä esim. zoomin tai teamsin välityksellä.

Tulokeskustelu ja kehityskeskustelu ovat strukturoituja keskusteluita: keskustelujen pohjana on tukilomake, josta löytyy käsiteltävät aihealueet tukikysymyksineen. Lomakkeen avulla keskustelu etenee tavoitehakuisesti. Ryhmänohjaajan tehtävänä on pitää keskustelu asiakeskeisenä rajallisen ajan vuoksi. Tukilomake toimii muistilistana asioista, jotka on hyvä käsitellä ja se (opettajan merkintöineen) sisältää tärkeää tietoa opiskelijan opintoasioista.

Ryhmänohjaaja on keskustelussa opiskelijaa varten ja keskustelun tavoitteena on tukea opiskelijaa opintomenestyksessään.

Valmistautuminen –ryhmäohjaajalla on tarvittava materiaali mukana:

  • keskustelun pohjana käytettävä tukilomake (opiskelija tulostaa Portaalista)
  • HOPS:n sisältö Pakista (opiskelija tulostaa itse)
  • CV (opiskelija tuo mukanaan)
  • ryhmän OPS (opintosuunnitelma)

Jatkotoimet:

  • jos HOPS:ssa on ilmennyt päivitystarvetta, esim. suorituksia kirjautuneena väärään kohtaan, niistä raportoidaan koulutuspäällikölle tai opinto-ohjaajalle, joilla on mahdollisuus muuttaa rakennetta.
  • käyty keskustelu kuitataan seuranta- ja palautelomakkeeseen.

Mikäli laajempaa ohjaustarvetta ilmenee keskustelun puitteissa, opiskelijaa kehotetaan kääntymään opinto-ohjaajan, amk-kuraattorin tai ura-ja rekrytointiasiantuntijan puoleen. Myös ryhmänohjaaja voi ottaa yhteyttä opinto-ohjaajaan, amk-kuraattoriin tai ura- ja rekrytointiasiantuntijaan kertoakseen opiskelijan tilanteesta. Opintojen ohjaus on moniammatillista yhteistyötä.

Uraohjaus opintojen aikana

Urapalveluiden tavoitteena on tukea opiskelijoita urasuunnittelussa, työnhakutaitojen vahvistamisessa sekä oman osaamisen ja henkilökohtaisten vahvuuksien tunnistamisessa.

Uraohjaaja tukee opiskelijaa urapolun rakentamisessa

Uraohjauksen tavoitteena on kartoittaa opiskelijan omaa osaamista ja henkilökohtaisia vahvuuksia sekä lisätä itsetuntemusta. Näiden lisäksi uraohjauksessa vahvistetaan työelämän tuntemusta ja työnhakutaitoja. Tavoitteena on myös antaa opiskelijalle työkaluja vastausten löytämiseen ja selkiyttää ajatuksia yhteisen keskustelun myötä.

Urasuunnittelu on koko opintojen kestävä prosessi, joka auttaa opiskelijaa löytämään itselleen mieluisan paikan työelämästä. Omaa osaamista, kiinnostuksen kohteita ja tavoitteita on hyödyllistä pohtia opiskelujen alusta lähtien.

Tulo -ja kehityskeskustelut 

Tulo – ja kehityskeskusteluiden yhteydessä ryhmänohjaaja voi ohjata opiskelijan matalalla kynnyksellä henkilökohtaiseen uraohjaukseen, kun opiskelija tarvitsee tukea mm.:

  • oman osaamisen ja henkilökohtaisten vahvuuksien tunnistamisessa ja sanoittamisessa
  • tulevaisuuden tavoitteiden ja unelmien mietinnässä
  • urasuunnittelu- ja työnhakutaitojen vahvistamisessa
  • kesätyö -tai harjoittelupaikan hakemisessa
  • CV:n ja työhakemuksen kirjoittamisessa tai työhaastatteluun valmistautumisessa
  • erilaisten työnhakukanavien tehokkaassa käytössä
  • jatko-opintomahdollisuuksien kartoittamisessa

Urapalvelut osana uusien opiskelijoiden orientaatiota

Syksystä 2023 alkaen urasuunnittelu sisällytetään uusien opiskelijoiden orientaatioon. Urapalvelut tarjoavat uusille opiskelijoille Oman osaamisen ja vahvuuksien tunnistaminen osana opintoja ja urasuunnittelua -työpajan. Työpajan ajankohta sovitaan yhdessä ryhmänohjaajan ja/tai koulutuspäällikön kanssa.

Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ohjaus

Avoin AMK -opiskelijoiden alkuohjauksesta vastaa jatkuvan oppimisen palvelut. Ryhmäohjaaja käy orientoiviin opintoihin liittyvät tulokeskustelut sekä kehityskeskustelut myös ryhmänsä mukava opiskelevien polkuopiskelijoiden kanssa. (Polkuopiskelijat ovat tutkintotavoitteisia opiskelijoita, joiden tavoitteena on suorittaa kaikki tai valtaosa ensimmäisen vuoden opinnoista avoimen AMK:n kautta).

Opettajat vastaavat opintojaksojen sisällöllisiin kysymyksiin ja ohjaavat opiskelijoita omien opintojaksojensa suorittamiseen liittyvissä asioissa. Avoimen AMK:n opiskelijat voivat käyttää myös opinto-ohjaajien palveluita, mikäli tarvitsevat tarkempaa alakohtaista ohjausta. Valtaosa avoimessa AMK:ssa opiskelevista on VAMK:n tulevia tutkinto-opiskelijoita, joten heidän ohjauksestaan tulee huolehtia ja antaa heille kuva VAMK:sta opiskelijoistaan välittävänä korkeakouluna.