Tietosuojailmoitus: Sähköinen tenttipalvelu Exam

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/379, artiklat 13 ja 14)

Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin, mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietojasi ja miten niitä käsittelemme. Henkilötietoa on kaikki se tieto, josta sinut voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.

Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi sähköisen tenttimisen tilassa suoritettavien tenttien laatimiseen, varaamiseen, suorittamiseen ja arviointiin. Järjestelmän avulla lisäksi varmistetaan, että sähköinen tenttiminen suoritetaan annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Henkilötietojesi käsittely perustuu opetuksen järjestämistä koskevaan lainsäädäntöön sekä Vaasan ammattikorkeakoulun lakisääteisen tehtävän hoitamiseen.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme tietoja opiskelijoista, suoritettavista tenteistä ja opettajista.

Henkilötiedot käyttäjistä: nimi, kieli, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja kotiorganisaatio.

Tenttitiedot: tenttivaraus, tenttisuoritus, tenttipalaute, tenttiarvosana ja tenttisuorituksessa käyttäjän tuottama sisältö.

Tenttitilasta ja suorituksesta tallennetaan kuva ja ääni sekä kulkutiedot. Tallenteita säilytetään enintään 30 vuorokauden ajan. Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta tenttijärjestelmän väärinkäytöksestä tai vilppiepäilystä, tallenteita säilytetään tältä osin asian selvittämiseksi tarvittavan ajan.

Tallentavasta kameravalvonnasta on ilmoitus sähköiseen tenttimiseen tarkoitetun tilan sisäänkäynnin yhteydessä.

Mistä saamme henkilötietosi?

Käyttäjätilin tiedot saamme ammattikorkeakoulun käyttäjätunnusrekisteristä, opintokohdetiedot opintotietojärjestelmästä sekä kuva-aineisto tallentavasta kameravalvonnasta. VAMKin ulkopuolisten käyttäjien tiedot saadaan HAKA-kirjautumisen välityksellä käyttäjän kotikorkeakoulusta.

Luovutetaanko henkilötietojasi?

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuoliseen käyttöön paitsi viranomaisille niitä erikseen pyydettäessä.

Siirretäänkö tietojasi  EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja sisältävien palvelinlaitteistojen tietoturvasta (niin fyysinen kuin digitaalinen) huolehditaan asiallisesti. Rekisterinpitäjä vastaa tallennettujen tietojen käyttöoikeuksista. Käyttäjä voi nähdä vain omat tietonsa ja mahdollisesti niiden henkilöiden tietoja, joita opiskelun tai työtehtävän hoitaminen vaatii. Käyttäjältä vaaditaan aina käyttäjätunnus ja salasana, jotka ovat henkilökohtaisia. Ulkopuolisilla palveluntuottajilla on pääsy tietoihin vain siltä osin kuin työtehtävät tai järjestelmän ylläpitotehtävät sitä vaativat.

Yhteys EXAM-palveluun on suojattu salatulla tietoliikenteellä.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa?

Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.