Myrsky -koulutukset

Loviisa: Tervetuloa myrskyhankkeen Boostia bisnekseen -podcastin pariin. Tämä podcast on osa MYRSKY – Yritysten muutoskyvykkyys, vihreä siirtymä ja digitalisaatio Länsi-Suomessa -hanketta, joka rahoitetaan REACT-EU välineen määrärahoista osan Euroopan Unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia. Mun nimi on Loviisa Mäki-Julku ja tänään me keskustellaan aiheesta, joka on monelle yrittäjän erittäin tuttu eli kuormittavat prosessit.

Me tunnustetaan se, että yrittäjiltä menee paljon aikaa hukkaan, eli aikaa menee kaikkeen muuhun siihen omaan ydinosaamisalueen työhön. Täällä meillä on keskustelemassa tänään liiketalouden opettaja Eeva Välikangas. Tervetuloa Eeva ja ihanaa kun pääsit haastatteluun.

Eeva: Hei ja oikein paljon. Kiitos kutsusta. Mukava olla täällä tänään.

Loviisa: Ihan ennen kun aloitetaan niin kerrotko ihan vähän itsestäsi?

Eeva: Eli joo tosiaan tuota liiketalouden opettajana nykyään, mutta mulla on vahva tausta tuota yrittäjyydestä ja oon yrittäjäperheen kasvatti ja toiminut kehitysjohtajana perheyrityksessä, että tämmöiset sanotaan yrittäjyyden prosessit on erittäin tuttuja itselleni ja nyt tuota oon sitten vaihtanut alaa ja toimin nykyään liiketalouden opettajana ja oon tykännyt kyllä opetustyöstä todella paljon, että on oikein semmoinen sydämen asia itselleni että saa kouluttaa osaavia tekijöitä elinkeinoelämään ja sitten tuota yrityksiin työskentelemään.

Loviisa: Kerro vähän että miksi me ollaan tänään keskustelemassa tästä nimenomaisesta aiheesta?

Eeva: Joo siis kuormittavat prosessit on mun mielestä semmoinen tosi tärkeä teema, koska ne on kuitenkin semmoisia asioita mitä kaikilla yrittäjillä on ja ne kuormittaa ihan hirveästi semmoista jokapäiväistä arkea ja sitten yrittäjät kokee tietysti hirveästi stressiä siitä, että kun niihin asioihin tarttuminen on myös hankalaa syystä tai toisesta. Ja sitten se on jotenkin tuota myös oma juttunsa tässä, että tää on semmoista työtä, että jota ei pysty asiakkaalta laskuttaa. Eli nää vie aikaa siltä omalta ydin tekemiseltä mitä yrityksissä on. Ja sitten pahimmassa tapauksessa voi jarruttaakin sitä omaa oman liiketoiminnan sujuvuutta, että silleen niinku voidaan puhua semmoisesta asiasta joka oikeasti parantaa suoraan yritysten kannattavuutta ja sitten sitä omaa hyvinvointia kun ei tarvitse kantaa stressiä niistä kuormittavista asioista, että tärkeä teema

Loviisa: Minkälaisia asioita nää kuormittavat tekijät että sitten yleensä on?

Eeva: Kuormittavat tekijät on yleensä niitä yrityksen kannalta välttämättömiä tukiprosesseja, ihan niitä välttämättömiä asioita. Nyt semmoisia yleisiä voisi olla ihan kirjanpitoaineistojen toimittaminen tilitoimistolle. Tämmöiset kuittirumbat ja sitten työsuhteisiin liittyvät asiat, myyntiprosessit tai lupaprosessit ja hakemiset tai pankkia asiat. Riippuu ihan siitä yrityksestä ja siitä toimialasta, että nää voi olla olla tuota mitä tahansa. Ehkä voisi kärjistää silleen, että että nää on niitä juttuja jotka ei kuulu siihen yrityksen omaan ydinliiketoimintaan eli jotakin muuta muuta kuin sitä. Voisi sanoa, että se ydinliiketoiminta on just sitä, että se ei saisi olla sitä kuormittavaa. Eli jos jos tuntee sen oman ydinliiketoiminnan kuormittavaksi, niin sitten kannattaa miettiä että pitääkö sitä ydinliiketoimintaa muuttaa. Mutta siis joo on ihan inhimillistä että nää on tosi haastavia hoitaa nää tukitoimet, koska nää vaatii jotain muuta osaamista kuin mitä se oma oma ydinliiketoiminta ja mitä se yrittäjän oma osaaminen on. Kannattaa olla sille armollinen tämän suhteen, että jos kuittirumba ei tunnu itselle mukavalta tai niin edelleen, niin se on aivan aivan normaalia inhimillistä, että se yrittää. Oma osaaminen on kuitenkin siinä omassa yrityksessä omalla toimialalla.

Loviisa: Eli kuulostaa vähän siltä, että kyseessä on tosi kuitenkin tärkeät toimenpiteet, jotka tukee sitä omaa liiketoimintaa, pitää sen pyörimässä, mutta sitten kuitenkin vähän semmoiset ehkä voisi sanoa pakolliset pahat ja sälät mitkä pitää hoitaa, että muuten se yritys ei tietenkään toimi kuin jos jos se siellä siksi kaikki pankkiasiat on retuperällä ja maksut on retuperällä, niin eihän se silloin toimi se homma

Eeva: Näin se juuri on.

Loviisa: Tän päivän podcastissa me tosiaan otetaan selvää siitä, että mitä näitä työurien aikasyöppöjä voisi tunnistaa ja sen jälkeen keskitytään siihen, miten eri keinoja voidaan ottaa haltuun näitä työajan aikasyöppöjä ja poistaa niitä. Alotetaas ihan siitä, että tässä ekassa osiossa me keskitytään siihen, miten voidaan tunnistaa yrityksen aikaisyöppöjä tai itse prosesseja, jotka syö yrittäjää. Mitä nää tämmöiset prosessit on?

Eeva: Ne on semmoisia prosesseja, joissa niinku yrittäjällä ei ole sitä hallinnan tunnetta ja se tekee siitä siitä prosessista stressaavan, että voisi tosiaan sanoa, että se hallinnan tunne on siinä siinä vähän niinku ytimessä, että siinä silloin kun me puhutaan tämmöisistä tukiprosessista, niin silloin siinä siinä voi olla semmoinen, että siihen on hankala tarttua syystä tai toisesta. Että esimerkiksi sitä ei osaa tai tai sitten siitä puuttuu tavoite, että siinä ei näe sitä päämäärää, että miksi tää pitää hoitaa.

Eli hommasta tulee niinku tehotonta tai semmoinen pakollinen paha ja sitten ei koe välttämättä edes minkäänlaista tyydytystä sen jälkeen kun sen saa hoidettua pois alta ja semmoiset kaikenlaiset epävarmuustekijät lisää sitä, että miten me koetaan se hallinnan tunne siihen asiaan, että esimerkiksi jos meillä on semmoinen tunne, että me ei osata jotakin asiaa tai pohditaan että teenkö asian väärin tai onko lopputulos sitä mitä halutaan tai onko tässä nyt oikea porukka tätä tekemässä. Tai tiedänkö mä asiasta riittävästi taustatietoa, että mä saan tän menestyksekkäästi hoidettua tai mitä tahansa, niin silloin aina se tuota kuormittaa meitä ja asioihin on entistä hankalampi tarttua, jossa hallinnan tunne on huono, että nää on tietysti subjektiivisia asioita, että toisilla ahdistaa vaikka vaikka kirjanpitoasiat ja toisilla voi ahdistaa somemarkkinointi tai näin mutta semmoinen nää on semmoisia juttuja joista tosiaan ei saa ei saa kiinni riittävän hyvin tai pyssyistä tai toisesta.

Loviisa: No mitä hyötyä siitä on, että näitä lähdetään poistamaan?

Eeva: No ihan sen niinku semmoisen tuottavuuden ja niinku tehokkuuden ohella niin pitää nähdä se, että nää myös vähentää semmoista stressiä, parantaa elämänlaatua, että kun ei tarvitsisi miettiä sitä, että tämäkin asia pitäisi hoitaa, koska ne on kuitenkin niitä epämiellyttäviä tehtäviä. Mutta myös se, että silloin kun me tuota vähennetään kuormittavia prosesseja ja hoidetaan niitä tehokkaammin, niin silloin myös se meidän virheiden määrä vähenee ja sillä voi olla tosi merkittäviäkin positiivisia hyötyjä sitten siihen yrityksen liiketoimintaan.

Loviisa: Nyt tulee vähän tämmöinen laaja kysymys, mutta mitä keskeisiä asioita sä näet siinä, että näitä yrittäjää kuormittavia tekijöitä voisi poistaa?

Eeva; No se riippuu tosi paljon siitä asiasta, mutta niinku sanoin tuossa niin se hallinnan tunnen. Se on se keskeinen juttu, että jos tulee semmoinen fiilis että tää homma on nyt mulle jotenkin tosi epämiellyttävä, että onpa onpa vaikea niinku tarttua tähän, niin silloin kannattaa vähän niinku suurennuslasilla katsoa sitä ja kysyä itseltään että minkä takia tää on mulle nyt niinku tosi semmoinen semmoinen pakollinen paha tai hankala juttu, koska silloin kun sitä asiaa tarkastelee niin sitten voi huomata sen että hetkonen, että mä en ehkä osaa käyttää vaikka tätä järjestelmää riittävän hyvin, että mä saisin tän hyvin hoidettua tai sitten että pelkää että tekee virheitä esimerkiksi niinku voi huomata justiinsa sen että ei luota luota niihin ratkaisuihin tai sitten ei omaa riittävästi vaikka taustatietoa tai ei ole koulutusta tai tai muuta.

Eli kun me sillä lailla pohditaan sitä, että miten poistetaan tekijöitä niin pitää tunnistaa myös se, että miksi se asia on itselle hankala, koska se on avain siihen ratkaisuun, että sitten voi voi vaikka tuota kouluttautua asiaan, hankkia tietoa, vaikka opetella käyttää jotakin uutta järjestelmää tai delegoida sen tehtävän henkilöstölle, joka osaa itseä paremmin sen asian hoitaa tai sitten voi ulkoistaa jollekin yritykselle ja sitten tietysti monia juttuja voi automatisoida tai vaihtaa semmoisia järjestelmiä jotka toimii toimii paremmin. Mutta tosiaan kannattaa kysyä, että miksi, miksi se asia on hankala niin sieltä se avain tähän asiaan löytyy.

Loviisa: Siirrytään sitten arkeen ja arjen työprosessien virtaviivaistamiseen. Miten saataisiin arkea sujuvammaksi?

Eeva: Hyvä kysymys. Hei Loviisa, mä haluan kysyä sulta, että kuinka paljon sulla on sähköposteja sun inboxissa tällä hetkellä?

Loviisa: Tällä hetkellä muutama lukematon odottaa siellä.

Eeva: Mutta ei ole suurta 500 lukemattoman sähköpostin tulvaa.

Loviisa: No ei. Aamuisin on aika paljon, mutta päivän päivän aikana ne saa kyllä aika hyvin pois, joo.

Eeva: Joo, no se on ihan hyvä hyvä esimerkki todellakin ja hyvä kun sanoit tuon aamun todella koska tuota se aina kun tulee semmoisia kuormittavia tilanteita niin sitten on hyvä hyvä purkaa, mutta joo tää tää sähköposti on aivan semmoinen hyvä keissi, että että se just se, että me huomataan se että mitä isompi se datamäärä tai se lukemattomien sähköpostien määrä on, niin sitten se tulee semmoinen stressi ja kuormitus.

Ja sitten sitten voi olla, että siinä kuormituksessa sitten käytetään aikaa siihen, että että niitä vellotaan niitä niitä sähköposteja, jotka jää lukematta tai että no minäpäs vastaan sitten kun se parempi aika on tai niin edelleen. Että se sähköposti on vähän niinku just sotkuinen työpöytä tai semmoinen että jos siellä on kaikkea niin sieltä ei löydä sitten yhtään mitään ja sitten, kun pitäisi löytää sitä asiaa ja pitäisi alkaa tekemään jotain hommaa niin sitten sieltä sitä ei löydy ja sitten huomataan pian että ollaan siinä tilanteessa, että kirjoitetaan asioita postit lapuille vaikka samassa ajassa me oltaisiin hoidettu se homma alta pois.

Että ehkä semmoinen niinku vastaus tuohon, että miten saataisiin arkea sujuvammaksi, niin on semmoinen virtaviivaisuus, jonka jonka näen itse tässä hyvänä ratkaisuna, että pyrittäisiin semmoiseen virtaviivaiseen tilaan, jossa oikeasti siinä inboxissa on vaan ne parikolme mailia, jotka odottaa vaikka lisäinfoa tai muuta, mutta pidettäisi se semmoinen virtaviivaisuus arjessa, koska semmoinen kaikki ylimääräinen tiedon, tiedon tai tavaran tai muun vellominen vie hirveän paljon aikaa, niin sitten mitä parempi flow meillä on siinä työarjessa niin sitä vähemmän me kuormitetaan.

Loviisa; Mun täytyy myöntää, että mä kyllä itse tällainen post it -lappuihminen kyllä, että kun ne hukkuu tuonne kaikki tärkeät tiedot niin sitten mulla on tietokoneen kannet ja työpöydät ja kaikki täynnä post it -lappui pikkuisia, pikkuista tekstiä, että mitä pitää mitä pitää hoitaa että tää sähköpostia se on kyllä oikeasti arjessa tosi iso ongelma, varsinkin jos sitä sähköpostia tulee ihan kauheasti. Onko jotain neuvoja, että miten siihen voisi saada tätä sähköpostiprosessiin jotenki sujuvammaksi?

Eeva: No ihan tähän sähköpostiin, toki me ollaan jokainen siis yksilöllisiä ja tämmöisenä armahduksella noihin post itteihin, että siis me ollaan erilaisia ihmisiä, joista toiset haluaa visualisoida juurikin vaikka fyysisillä fyysisillä tuotteilla tai tai tuota To Do -listoilla listoilla asioita mitä saa hoidettua että nää on semmoisia asioita jotka on jokaiselle omansa laisia.

Mutta yksi vinkki tuohon ehkä sähköpostiin voisi olla se, että laittaa kalenteriin sen aika slotin joka päivälle, että sitten sitten sieltä aina tyhjää sen kaiken ylimääräisen heti alta pois ja hoitaa alta ne pikkuhommat, joita siellä on semmoisia, jotka hoitaa vaikkapa parissa parissa kolmessa minuutissa. Mutta toki tää on nyt semmoinen ideaalitilanne ja voi olla tosi tosi hankalakin varsinkin jos siellä on paljon semmoisia asioita, jotka vaatii oikeasti esiselvitystelyä. Mutta jos tää tuntuu hankalalta niin sitten sitä kannattaa siltäkin miettiä, että miten sitä voisi sujuvoittaa sitä prosessia. Että pitää kysyä itseltään sitä, että miksi niitä posteja tulee niin paljon ja miksi se on todellakin täynnä se oma sähköpostilaatikko, että esimerkiksi semmoinen tilanne että jos sulle tulee postia jostain jostain tuota järjestelmästä tai uutiskirjeestä, niin sitten voit huomata sen, että hei että että kirjautua ulos näistä sähköpostilista tai pitääkö laittaa firman nettisivuille joitakin tietoja että se oma sähköposti ei täyttyisi vaikka samaan asian kysymisestä.

Itse siis käytän tämmöisiä template sähköposteja tosi paljon tietyissä tilanteissa, että esimerkiksi jos joku minun keississä, usein opiskelija, kysyy jostakin asiasta, niin sitten voi hyödyntää semmoisia templateja, joihin on valmiiksi kirjoittanut asiat, että pienellä vaivalla sitä sitten personoi semmoisen vastauksen siihen, että hei kiitos sähköpostistasi ja vastaa semmoisia henkilökohtaisiin kysymyksiin, mutta sitten siellä laittaa että etsin lisätietoja tästä asiasta tuosta ja linkit sinne ja ne niin edelleen että pienellä vaivalla sen saa sen templaten tehtyä sitten sillä tavalla, että voi tarjota henkilökohtaista palvelua, mutta sitten ei käytä sitä samaa samaan asiaan aikaa monta kertaa.

Ehkä semmoisia niinku jokaiselle tulee löytää semmoisia yksilöllisiä työvälineitä siihen, että miten se prosessi on sujuvampaa ja löytäisi sen flown, että kannattaa kysyä sitä, että miksi? Miksi se oma, miksi se posti tulee, tulee sinulle ja sitten pohdi, että voisiko sitä tietoa tarjota jotenkin jouhevammin tai valmiiksi muualla, että sitä ei tarvitse sulta henkilökohtaisesti kysyä. Yksi esimerkki ehkä voi löytyä työkuormasta tai semmoisesta niinku tekemisistä, että jos vaikka on jonkun tiimin sisällä trellossa kaikki asiat, että kuka hoitaa mitäkin ja sitten jokainen päivittää sinne asioita, että että missä vaiheessa hommat menee, niin sitten sieltä voi jokainen käydä katsomassa, jotka siihen projektiin kuuluu että ahaa, tällä tyypillä on tää menossa tässä vaiheessa niin sitten ei tarvitse kysyä sähköpostilla sitä, että hei, oletko hoitanut ja ja miten asia etenee vaan jokainen voi käydä sitten itselleen sopivaan aikaan sitten katsomassa sieltä trellosta, että missä missä mennään. Että semmoinen läpinäkyvyys myös on semmoinen yks asia, joka edistää tätä sähköpostit tulvaa ja sen haltuunottoa.

Loviisa: Tuleeko niinku jotain muita esimerkkejä mieleen tai mitä muita ongelmakohtia yrityksissä voisi olla, että joissa asiat sitten menee toimimattomasti ja syntyy tällaisia tosi kuormittavia työprosesseja?

Eeva: Hei joo, tästä on itse asiassa tosi hyvä esimerkki tuossa Modigin ja Åhlströmin teoksessa Tätä on LEAN, joka on tosi helposti myös samaistuttava yritysmaailmaan. Siinä kerrotaan tämmöinen esimerkki, että kuitit on kasaantunut ja sitten ne hankkii lokerikon ja sitten ne järjestelee kuitit aikajärjestykseen ja sitten lajittelevat ne kuluerien mukaan ja selvittelee niitä että mistä mistä nää kulut on tullut ja arkistoivat niitä ja niin edelleen. Ovat sitten tämän prosessin jälkeen kauhean ylpeitä siitä, että saatiinpa luotua tosi hieno systeemi, jossa kuitit on mahtavassa järjestyksessä. Mutta tämmöisissä tilanteissa pitää huomata se että se että ne kuitit järjestetään ja laitetaan johonkin hienoihin värikoodattuihin lokeroihin, niin se ei lisää sitä arvoa, että se sitä samaa kuittia on pyöritelty monta kuukautta ja monta kertaa siellä laatikossa, mutta siihen kuittiin ei ole tullut yhtään lisää arvoa sen varastoimisen myötä. Eli tää on niinku jotenkin semmoinen mun mielestä semmoinen tän päivän työkulttuurin ongelma, että aikaa saatetaan käyttää semmoisiin asioihin joista ei oikeasti tule arvoa. Eli pitää ihan niinku raa’an brutaalisti uskaltaa kysyä itseltään se, että niin paljonko aikaa menee oikeasti työpäivän aikana semmoisten täysin toissijaisten tarpeiden käsittelyyn eli kuinka iso aika kokonaistuotosta me käytetään semmoiseen ihan niinku lisäätyöhön.

Ihan jos jos pohtii vaikka tämmöisenä esimerkkinä sitä, että varastonhallintaa ja ja muuta että tulee tulee kuormatavaraa. Sitten me siirretään se iso lava jonnekin välivarastoon ja sitten kun meidän pitää täyttää hyllyjä niin me haetaan varastosta se tavara ja me saatetaan vielä pahimmassa tapauksessa niinku joutua etsimään sieltä varastosta sitä tavaraa ja sitten ennen kun me päästään hyllyttämään se. Ja ideaali tapaus ja tämmöinen niinku virtaviivainen tapa nähdä tää asia olisi se että sitä tavaraa tulisi vaan just sen verran että se menee suoraan hyllyyn että silloin me säästetään siltä että me pyöritellään sitä tavaraa edestakaisin ja varastoidaan sitä turhaa vaan todellakin että kun se tulee se lähetti tuo sen tavaran niin sinne se menee suoraan myymälän hyllylle. Että se on, se on hyvin semmoinen, niinku virtaviivainen tapa nähdä nähdä asioita ja on hyvin sovellettavissa myös niinku asiantuntijatyöhön.

Mutta esimerkiksi niinku Ikeassakin voi varmaan varmaan tuota sullekin, Loviisa, tuttu tämmöinen niinku Ikean keräilypaikat, että niissäkin on monesti semmoinen tuota, että ne on just sen kokoisia että rekasta vedetään se suoraan se euro lava sinne hyllyyn ja sitten asiakas käy sen suoraan sieltä hakemassa siitä euroa lavalta. Se, että niinku me vaikka Ikea hyllyttäisi sen tavaran sinne euro lavalta sinne hyllylle, niin se ei toisi asiakkaalle oikeasti niin paljon lisäarvoa, että se olisi taloudellisesti kannattavaa. Eli kannattaa miettiä tämmöistä virtaviivaistamista ja mitä se tarkoittaa niinku sitten omassa työssään.

Loviisa: No nyt vilahti sellainen, sellainen lause, kun asiakkaalle lisäarvoa niin mitä tämmöisellä asiakasarvolla tarkoitetaan?

Eeva: Se arvon käsite on tosi niinku tuota mielenkiintoinen ja monitahoinen ja silloin kun me puhutaan tuosta arvon käsitteestä niin se on tunnistettava se, että niinku tosi moni asia voi tuottaa asiakkaalle arvoa ja me ollaan niinku aivan yksilöitä tässä asiassa että mikä, mikä tuottaa meille arvoa. Tuossa on tuossa Tuula Niemen palvelumuotoilukirjassa tosi hyvä, hyvä ja kattava listaus siitä, että mitä eri asioita voi tosiaan tuottaa arvoa. Ne voi olla vaikka siis semmoisia tyyliin kuin toimipaikan sijainti tai vaikka sen tuotteen muotoilu, hyvä hintalaatusuhde tai sitten vaikka että ihan kokee viihdettä tai tai tuota elämyksiä sen avulla tai mitä tahansa oikeastaan että se on juuri niin subjektiivista, että mistä sitä arvoa koetaan, koetaan saavan.

Ja on nähtävä se, että niinku mikä lisää arvoa ja mikä ei, että esimerkiksi asiakasarvoa voi tuottaa se, että on niinku vaikka verkkokauppapaketti, että sitten se tuote on kääritty sinne jotenkin tosi kivasti vaikka johonkin silkkipaperiin ja siinä on yrityksen logo tarra niin sitten asiakkaalle tulee semmoinen fiilis että vau että on tämmöinen eksklusiivinen tuote ja kivasti pakattu ja yksilöllisesti juuri minua varten laitettu pakettiin. Mutta sitten tässä on niinku huomattava se että missä menee niinku se arvon tuottamisen raja että ei lähdetä tuottamaan semmoista niinku yliarvoa että kannattaa olla sillä lailla hoksottimet tässäkin että ettei tee niinku sitten semmoista mikä ei oikeasti enää lisää sitä asiakasarvoa, koska se on vaan oikeasti siis turhia kustannuksia sille yritykselle ja semmoista niinku kannattamattomuutta.

Että jos se niinku vaikka esimerkiksi tää silkkipaperikeissi niin se voi olla vielä niinku että se tuo arvoa se silkkipaperi ja logot tarra. Mutta sitten että jos se olisi vaikka se silkkipaperi jotenkin jotenkin kääritty jotenkin tietyllä aikaa vievällä tavalla tai jotain, niin se ei enää niinku sitten lisää sitä arvoa että se se on vaan sitten turhaa aikaa joka menee siihen pakkaukseen.

Eli se että meidän pitäisi niinku tunnistaa se, että mikä oikeasti lisää sitä sille niinku meidän kohderyhmän asiakkaalle sitä arvoa ja käyttää aikaa enemmän sitten sen tuottamiseen. Että se just vaikka vaikka että asiakas saa tuotteen nopeasti tai ostaminen on helppoa ja tuote on hyvä ja
asiakaspalvelu toimii ja tän tyyppiset asiat niin ne ne lisää lisää sitä arvoa tietysti asiakkaalle ja vaikuttaa siihen että päättääkö se asiakas ostaa meidän tuotteita tai palveluita. Mutta sitten semmoinen niinku että asiakasarvoa ei vaikkapa esimerkiksi lisää yhtään se, että sitten,
toiminnot on sekavia tai jotkut verkkokauppapainikkeet ei toimi tai järjestelmät on vaikea käyttöisiä tai kuitit on edelleen siellä sotkuisena laatikossa tai tän tyyppiset asiat, niin ne ei todellakaan ole sitä asiakasarvoa lisääviä tekijöitä, vaan ehkä sitten päinvastoin, että voi pahimmassa tapauksessa aiheuttaa sitä, että se yrityksen toiminta takkuaa ja tulee semmoista hukkaa, hukkaa ja aikaa kuluu ja saattaa todellakin vahingoittavan ihan sitä ydinliiketoimintaan, jos sellaiseksi menee.

Loviisa: No mistä yritys sitten voi tunnistaa ne asiat, jotka siinä omassa työssä on ylimääräisiä?

Eeva: Ehkä semmoinen voisi voisi pohtia, että pitäisi tunnistaa niitä tilanteita, joissa se virtaus ei niinku toimi tai niinku LEAN ajattelussa hyvin keskeinen virtauksen käsite ja se, että ne prosessien hukat vaikka tämmöinen niinku ylimääräinen aika tai odottaminen tai varastointikulu niin ne nehän halutaan niinku minimiin. Eli jos huomaa sen että omassa tuotannossa tai tekemisessä tulee tarpeetonta liikettä tai tavaran siirtelyä tai pitää odottaa tai tulee jotakin ylimääräisiä vaiheita tai muita tai tämän tyyppisiä asioita, niin kannattaa miettiä voisiko, voisiko näitä poistaa.

Ja näitä tulee yllättävän paljon. Siis myös asiantuntijatyössä. Ihan ihan niinku järjestelmätasolla, että saattaa huomata että ai mulla aina kestää 5 minuuttia ennen kuin tän asian vaikka saa auki tai tai nämä tuota tiedostot on jotenkin tuota epäloogisessa järjestyksessä ja mulla aina menee vähän aikaa kun mä etsin tän tiedon täältä niin näitä kannattaa lähteä systemaattisesti poistamaan. Ja asiantuntijatyössä tosi semmoinen tärkeä asia on viestintä, johon kannattaa kiinnittää huomiota. Toki se on niinku ihan jokaisella toimialalla se viestintä, viestintä tärkeä. Että epäonnistuneeseen viestintään voi mennä hirveän paljon aikaa tai just vaikka siihen että me kysytään ihmisiltä että ootko hoitanut tän ja missä vaiheessa tämän on kun taas me voidaan ratkaista.

Ja silläkin lailla, että me tehdään työtä läpinäkyvämmin ja raportoidaan niitä meidän omia prosesseja vaikka johonkin jaettuun alustaan, jossa sitten sitten tuota työkaverit pääsee heti katsomaan, että aha että Eeva on käynyt tsekkaamassa tuon boksin että se on hoidettu. Eli se on varmasti sitten sen hoitanut, eikä multa tarvitse sitten kysyä erikseen sitä, että ootko Eeva hoitanut tän asian vaan se tieto on sitten kaikkien saatavilla. Eli sillä se viestintä on ihan semmoinen meidän jokaisen asia, että me oltaisi semmoisia tehokkaita organisaatioviestijiä, mutta semmoisia semmoisia ajatuksia. Aika paljon niitä ylimääräisiä prosesseja ja ylimääräisiä töitä saattaa omasta työarjessa löytyä, kun niitä lähtee sieltä bongailemaan.

Loviisa: Ja oman kokemuksen mukaan se menee vähän niin viestinnän kohdalla, että jos sisäinen viestintä ei toimi, niin se heijastuu aika herkästi sitten myös siihen ulkoiseen viestintään.

Eeva: Toi on muuten tosi hyvä pointti ja sitten se todellakin näyttäytyy asiakkaallekin semmoisena sekavana toimintana.

Loviisa: Me ollaan käsitelty arjen virtaviivaisuutta, asiakasarvoa ja aikasyöppöjä niin ennen kuin lopetellaan, niin mitä tiiviitä vinkkejä sen antaisit tähän, että miten tunnistaa kuormittavia prosesseja ja miten päästä niistä pitkällä eroon sen lisäksi?

Eeva: Semmoinen asia, minkä yritykset monesti niinku unohtaa ja yrittäjillä saattaa saattaa jäädä tuota siinä kaikessa tuota jalkoihin on se, että se oma työ pitäisi nähdä tosi arvokkaana ja sille omalle ajalle kannattaa aidosti laittaa niinku oikea hinta omassa päässään. Että kannattaa aina miettiä sitä että paljonko se sama asia niinku maksaisi sinun tekemänä jos laittaisit omalle työlle sinun oman tuntihinnan.

Ja kun käännät sen oman ajan euroiksi niin alat oikeasti niinku tunnistaa niitä asioita, että mitä pitää parantaa tavalla tai toisella, että jos huomaat että tähän asiaan menee oikeasti niinku kokonainen työpäivä niin sitten alkaa näkemään se että hetkinen että tän tyyppisistä rahoista on kyse, että sitten siinä alkaa näkemään sitten niitä prosesseja että näitä pitää, näitä pitää parantaa kun näihin menee näin paljon aikaa. Ja sitten kun alkaa laittaa asioille niin sanotusti päässään päässään sen euro euromäärän niin sitten siinä myös huomaa sen että nää pitää tehdä oikeasti toisin että nää pitää tehdä tehokkaammin. Tai sitten nää pitää hankkia jostakin muualta.

Koska kyllä mä ainakin itse tunnistan paljon semmoisia tilanteita, että periaatteessa voisi voisi itse hoitaa jonkun asian, mutta tiedostaa sen, että hetkinen että mulla menee tähän nyt näin paljon aikaa ja sitten tietää että joku toinen joka on johonkin asiaan paremmin perehtynyt ja ammattilainen niin voisi hoitaa paljon lyhyemmässä ajassa, niin sitten se oikeasti antaa semmoista voimaa siihen, että saa tehtyä niitä muutoksia, että pääsee mahdollisimman nopeasti siihen hyvään lopputulokseen ja ennen kaikkea se vähentää sitä kuormaa ja kuormaa ja virheiden määrää mutta tota.

Ehkä semmoiset verkostot on on myös hyviä tässä, että miten, miten voisi päästä niinku eroon, koska nää tukitoiminnot on oikeasti kaikille yrittäjille ja kaikille yrityksille semmoisia yhteisiä yhteisiä ongelmia niin sanotusti niin näitä kannattaa hyödyntää näitä verkostoja ja muutenkin verkostoitumista siinä, että näistä pääsisi eroon. Että kannattaa, kannattaa kysyä myös niinku tutuilta ja yrittäjiltä ja vaikka some some tuota ryhmissä ja muissa että miten te hoidatte tän tän asian ja miten te olette selvinneet tästä ja tästä kuormittavasta prosessista koska siellä voi yleensä saada hyvin, hyvin vinkkejä sitten tuota ja omilta omilta yrittäjäkollegoilta ja muilta voi saada hyviä ajatuksia siihen, että miten voisi voisi hoitaa asioita paremmin just niitä asioita jotka ei kuulu siihen omaan ydinliiketoimintaan, koska tuota ne kannattaa löytää semmoisia hyviä työtapoja, tehokkaita työtapoja asioiden hoitamiseen. Ne voi sisältää vaikka erilaisia uudenlaisia ohjelmistoja tai automatisointia. Tai sitten todella tarvittaessa vaikka ulkoistaa sitten toimenpiteitä muille tekijöille, että se on on tärkeä löytää, löytää niitä omia ratkaisuja siihen. Mutta ehkä semmoinen semmoinen vielä tuli mieleen, että miten voisi niinku tunnistaa kun kysyit, kysyit sitä, että miten tunnistetaan niin tää palvelumuotoilusta ja LEANistä tuttu 5 kertaa miksi – menetelmä? Niin se tosi hyvä ehkä tässä hyödyntää.

Eli siinähän kysytään aina itseltä 5 kertaa miksi jotta löytyy se juurisyy. Ihan semmoinen esimerkki vaikka siitä, että työntekijöiden ohjeistamiseen menee paljon aikaa. Kun kysyt miksi niin sitten huomaat että he ei tiedä sitä mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Sitten kun kysyit että miksi he ei tiedä mitä pitäisi tehdä seuraavaksi, niin sitten voi olla ratkaisuna se että no tuotantoputki tai asiakastöiden eteneminen ei ole selkeästi esillä ja tieto on henkilöiden varassa, niin sitten me löydetään se syy, että ahaa tää täytyy tää asia täytyy ratkaista, laitetaan tää koko yritykselle näkyvä tuotannon aikataulu selkeästi esille, eli tätä voi tätä voi hyödyntää myös tuossa tuossa kun etsii ja ratkaisee niitä ongelmia että pitää löytää se juurisyy ja toi 5 kertaa miksi menetelmä on siihen mun mielestä oikein mainio menetelmä.

Loviisa: Kiitos paljon Eeva tästä haastattelusta. Meillä tää aika loppuu tähän. Iso kiitos myös kuuntelijoille, että tästä jaksosta oli kaikille hyötyä.

Ja me jatketaan Eeva sun kanssa sitten taas seuraavassa jaksossa uusien Business Boost -teemojen parissa ja mennään tulevissa jaksoissa taas konkreettisiin liiketoiminan kehittämiseen keinoihin. Kiitos paljon Eeva!

Eeva: kiitos sinulle Loviisa ja omasta puolestani oikein paljon tsemppiä kaikille yrittäjille ja muillekin näihin haasteisiin.

Loviisa: Tervetuloa Boostia bisnekseen -podcastin pariin. Mä olen Loviisa Mäki-Julku ja tämä podcast on osa euroopan unionin rahoittamaa MYRSKY-hanketta ja tänään meille keskustelemassa on liiketalouden opettaja Eeva Välikangas. Moi ja tervetuloa takaisin!

Eeva: Moi ja oikein paljon kiitos kutsusta.

Loviisa: Viime kerralla me keskusteltiin yrittäjää kuormittavista prosesseista ja tänään jatketaan vähän samassa aiheessa eli työn tehokkuuden ympärillä, että tänään me ilmeisesti etsitään ja tietysti myös löydetään konkreettisia toimenpiteitä, joilla yrittäjä voisi sitä omaa työtä tehostaa.Eeva: Joo tänään aiheena vähän pohditaan tuota tekoälyä ja sitten sen semmoista hyvin arkista käyttöä, että miten voisi omaa työarkea tehostaa niiden tekoäly työkalujen avulla. Käytännön esimerkkejä ja ajatuksia siitä, että miten jokainen yrittäjä voisi niitä tekoälytyökaluja hyödyntää hyvin matalalla kynnyksellä ja varsinkin chat GPT on näistä varmaan tunnetuin ja sen ympärillä pyöritään aika paljon nyt tässä tämän päivän podcastin parissa.

Loviisa: Ja tää chat GPT on kyllä tässä jonkin aikaa aiheuttanut semmoista isoa pöhinää ihan mediassa, kouluissa ja sitten ihan varmasti yrittäjienkin keskuudessa, kun miettii niitä mahdollisuuksia, joita se tarjoaa. Sitten varmaan moni miettii, että se tietoturvallisuuspuolta myös tästä chat GPT:ssä. Mutta millaisia arjen työtehtäviä sitten täällä chat GPT:llä voisi helpoiten tehostaa, että ne prosessit ei olisi niin kuormittavia sille yrittäjälle?

Eeva: Niin jos aloittaa tuosta vaikka chat GPT:stä, niin siinä tekstin tuottamisessa se on aivan verraton apuväline, että jos on semmoinen writers blokki, että on vaikea aloittaa esimerkiksi tekstin tuottamista, niin siinähän se on tosi hyvä työkalu, että voi laittaa sinne todellakin esimerkiksi runkoa siitä mitä aikoo kirjoittaa ja se kirjoittaa itse puhtaaksi. Että se auttaa tämmöisessä aloittamisessa ja siinä vauhtiin pääsemisessä. Ja totta kai voi tehdä markkinointiviestejä tai sitten vaikka sähköpostipohjia tai esimerkiksi tarjouspyyntömalleja tai niin edelleen. Mutta täytyy tosiaan huomioida se, että se tekoäly ei tee mitään tuosta täydellistä, valmista jonkun jonka voi sitten niinku copypasteta jonnekin suoraan, ei missään nimessä eikä sen tuottama tieto edes välttämättä ole oikeata, että nää on tosi tärkeitä tärkeitä asioita huomata ja pitää itse niinku olla aktiivinen ja kaikki tekstit lukea ja tarvittaessa kirjoittaa uudelleen ja todella validioida se, että onko se tieto oikea tarkistaa lähteistä, että pystyykö niin sanomaan mikäli semmoinen tulee keissi. Ja siis toi Loviisa, kun nostit esille tuon tietoturvan, niin sehän on tosi tärkeä asia, että se on tietysti semmoinen merkittävä huomioida, että ei esimerkiksi yrityksen salassa pidettäviä dokumentteja tai henkilötietoja tule missään nimessä syöttää sinne chat GPT vaan sinne kannattaa suhtautua sillä niinku laittaisi ihan tai julkisesti asioita, että ei ole mitenkään suojassa. Suojattuja tietoja sinne ei kannata laittaa.

Loviisa: Ei mitään pankkitunnuksia sinne sinne laitella.

Eeva: Joo ja työntekijän henkilökohtaisia tietoja, että kerro kerro minulle että että tuota, ei ei tän tyyppisiä todellakaan, että ihan ihan apuna ja tukena arjessa, mutta tietyin varauksin. Näistä varauksista varmasti tänään tulee aika paljon keskustella, että nyt nähdään aina mahdollisuudet, mutta myös nähtäisiin ne oikeat rajoitteetkin sitten.

Loviisa: No jos ajatellaan sitten vaikka myyntityötä, niin miten niinku myyntityössä tätä chat GBT:tä voi sitten hyödyntää parhaiten?

Eeva: Joo myyntipuheisiin ja tämmöisiin myyntiin tää on aivan semmoinen verraton apuväline. Kuitenkin useat myyjät tekee työtä esimerkiksi äänen kautta ja sitten myyvät myyvät face to face tai rakentavat vaikka myynti sähköposteja, niin tässä voi chat GPT:tä hyötykäyttää sillä, että esimerkiksi tekee pitchauksen tai voi laatia vaikka myyntikeskustelun rungon itselleen tai muita tämmöisiä vastaavia ja se on hyvä muistaa. Chat GPT:n on se hyvä puoli, että sinne voi syöttää niitä valmiita tietoja, eli sinne voi esimerkiksi kuvailla sen oman liiketoiminnan tai oman tuotteen, että hei, minulla on tämmöinen tuote ja näin ja sen pohjalta voi pyytää chat GPT:tä rakentamaan vaikka pitchauksen tai muuta. Mutta voit myös esimerkiksi valmistautua tosi hyvin erilaisiin myyntineuvotteluihin, kun pyydät chat GPT:tä asettamaan sinulle semmoisia kysymyksiä, joita se potentiaalinen asiakas voisi mahdollisesti kysyä, eli se voi valmistaa sua semmoiseen myyntipuheluun ja asiakkaan spontaaneihin kysymyksiin kun se chat GPT on hetken aikaa se sinun asiakas, joka sitten niitä kysymyksiä kysyy. Mutta tosiaan kuten sanoit, niin se tietoturva tässäkin asioissa on tärkeätä muistaa, että kun lähtee sitä omaa tuotetta sinne kuvailemaan ja kertomaan omasta liiketoiminnasta, niin täytyy muistaa, että jakaa ainoastaan semmoisia julkisia tietoja jotka on sinne OK syöttää.

Loviisa: Aloittelevalle yrittäjälle tää varmaan tosi iso apu, varsinkin jos miettii jotain semmoisia kylmäpuhelua, tässä kylmiltään ja soitat jollekin kenen kanssa ei ole ollut ennen tekemisissä. Varsinkaan tämmöisessä yritysmaailman kaltaisissa tilanteissa. Niin siihen varmaan tosi iso apu.

Eeva: Joo tosi iso apu tämmöisissä harjoituksissa ja treenaamisessa ja aloittelevalle yrittäjälle niin voi toimia ihan semmoisena yrityssparraajana. Eli täähän on semmoinen sparrauskaveri, jolta voi kysyä mitä tahansa asioita mihin aikaan tahansa vuorokaudesta, että voi vaikka kysyä mitkä on ne oman toimialan tai yrityksen keskeiset asiat, mitä tulisi huomioida niin sitten Chat GPT voisi sillä sparrata ja muistuttaa. Ja sitten myös niinku uusi yrittäjä voi testata omaa liiketoimintaa tosi hyvin sen avulla, eli voi laatia esimerkiksi semmoisen swot analyysin, jossa analysoidaan sitten yrityksen vahvuuksia ja heikkouksia ja mahdollisuuksia ja uhkia. Eli voi antaa sitten Chat GPT:lle niitä tarvittavia tietoja ja pyytää sitä tekemään sitten swot analyysin ja saattaa olla, että se sitten huomaa se Chat GPT siitä liiketoiminnasta sitten semmoisia pointteja siihen swot analyysiin, mitä välttämättä ei olisi itse tullut muistamaan, vaikka joitakin lainsäädäntöasioita tai niin edelleen. Eli semmoinen yritys sparrauskaverit tää on aivan mainio, mutta täytyy muistaa toki että tää ei ole missään millään tavalla aukoton, mutta voi auttaa siinä että ne ajatukset herää ja syntyy semmoista omaa omia ideoita ja omia pohdintoja. Tää on hyvä sparrauskaveri kyllä

Loviisa: Että kyseessä on enemmänkin semmoinen tuki, joka sitten voi tuoda esiin sellaisia asioita mitä itse ei ole huomannut, kun se omalle työlleen yleensä tulee tosi sokeaksi, että ei enää näe sitä kokonaisuutta enää mitenkään niin sanotusti uusin silmin. Mutta sitten varmaan tämmöisessä swot analyysissa pitää olla jotenkin semmoista ajankohtaista informaatiota, että onko chat GPT sitten aina ajan tasalla.

Eeva:Joo tää on keskeinen hankaluus todella todella chat keepetessa, että sen tiedothan ulottuu vaan tuohon 2021 syyskuuhun. Jos on sitten hankkii tuon premium tuon nelosversion niin silloin se on vähän uudempaa dataa. Elikkä pikkuisen uudempaa, mutta esimerkiksi googlen bardi tekoäly niin se on maaliskuuhun 2023 eli ei ole ihan semmoista uusinta uutta, mutta kannattaa niinku olla tästä tietoinen, että se data ei ole aina ihan ajantasalla ja kannattaa myös niinku kysyä niitä asioita mihin se tekoäly kykenee.

Eli esimerkiksi markkina analyysit ei ole välttämättä ihan validia. Tässä on kerennyt paljon tapahtua tuon syyskuun 2021 jälkeen eli siinä se ei ole esimerkiksi kovin ajantasainen sparrauskaveri. Muutenkin se täytyy muistaa, että tekoälyjen toimintalogiikasta johtuen niin se ei pysty niinku tekemään sitä omaa faktantarkistusta, niin se on aina semmoinen hyvä huomioida. Eli semmoinen sanotaan terveellä varauksella ja ihan suoralla tietoisuudella siitä, että jos ilmaisversiota käyttää niin 2021 jälkeiseen aikaan ei ole sitten Chat GPT:llä pääsyä tai tietoa.

Loviisa: Eli keskeisti siis liittyy enimmäkseen siihen, että se voi analysoida ja tuottaa sitä tekstiä.
Mutta sitten itse on yrittäjänä vastuussa siitä faktan tarkistamisesta muusta, ettei sitten jos vaikka myy jotakin tuotetta, ettei se ole ihan höpöhöpöä mitä sieltä pääsee.

Eeva: Kyllä juuri näin, että täytyy muistaa sillä lailla, että mitä enemmän enemmän informaatiota myös ja mitä tarkempi kysymys, niin sen parempi vastaus, että se just se keskeinen hyöty on siinä, että sitten osaa kysyä oikeita kysymyksiä ja osaa kysyä niitä riittää tarkasti elikkä tekoäly voi sitten auttaa analysoimaan ja löytämään esimerkiksi pitkästä tekstistä sitten semmoisia hyviä pääpointteja ja voi auttaa siinä tekstin tuottamisessa tai esimerkiksi kielen kääntämisessä tai tän tyyppisissä asioissa.

Mutta ei todellakaan niinku ne faktat, faktojen tarkistamisesta täytyy itse sitten olla vastuussa ja sitten myös siitä tiedon oikeellisuudesta ja ajankohtaisuudesta.

Loviisa: Ja miten sitten tämmöisen tekoälyn voi saada antaa sellaisen hyvän vastauksen, että onko tähän joku taktiikka, onko sulla antaa jotain esimerkkiä tästä?

Eeva: Joo mä itse käytän paljon semmoista tekoälyn kouluttamista, että esimerkiksi en koskaan kysy sillä lailla, että tee minulle tän tyyppinen teksti tai niin edelleen vaan aina niinku lähtee siitä lähtökohdista, että tämmöinen keissi nämä on ne isot tavoitteet mitä tässä halutaan tehdä tai että haluan että tämä tai juttu henkii henkiin vaikka tämmöistä fiilistä tai tuo esiin nämä 3 pääpointtina selkeästi tai niin edelleen. Elikkä se sun kysymyksenasettelu niin kannattaa pohjata niihin sun tavoitteisiin. Tai vaikka siihen lähtökohtaan joka joka sulla on.

Esimerkiksi voit sanoa vaikka chat GPT:lle että mä haluan nyt että sä olet tällaisen ja tämmöisen yrityksen markkinointipäällikkö ja kerrot sille, että meidän brändi on tämmöinen ja meidän arvot ovat tällaisia ja me halutaan tuota viestiä meidän kohderyhmälle tämmöisiä tämmöisiä asioita ja meidän kohderyhmään kuuluu vaikka tämän ikäiset henkilöt tällä alueella ja kerrot vaikka tuotteen kilpailuvaltti, että meidän tuote on parempi tuota tai erottuu kilpailijoistaan tällä ja tällä tavalla eli voit kertoa sille tämmöiset niinku lähtökohdat, että näistä alkaen alat kertomaan sitten sitä tekstiä.

Eli semmoiset tavoitteet on hyvä ensinnäkin määritellä, mutta sitten myös voi tehdä semmoisia muita muita juttuja vaikka määritellä sen tone of voicen niin silleen että kerro tää asia minulle niinku kertoisit sen vaikka asiasta mitään tietämättömälle kuluttaja asiakkaalle tai kerrotaa asia minulle niinku henkilölle jolla on vahva osaaminen aihealueesta x eli voit myös niinku määritellä semmoisia asioita, että millä tavalla näistä asioista tulee kertoa, mutta onhan tää myös semmoinen niinku käännöstyökalu voi kääntää tai käyttää semmoisena kääntämisen apuna. Suomi, ruotsi, englanti että ehkä siinäkin aika paljon tulee virheitä myös siinä, ettei nyt ehkä kannata ihan ihan ajatella, että sieltä nyt tuli semmoista esitteeseen laitettavaa tai nettisivuille laitettavaa virheetöntä kielioppi tarkastettua tekstiä, mutta semmoisina vaikka haluaa arjessa tehdä nopeita käännöksiä niin sehän toimii myös siihenkin.

Mutta tosiaan toi tommoinen tekoälyn kouluttaminen ja hyvät selkeät tavoitteet sille ja lähtö oletukset ja niin edelleen niin ne auttaa siihen että sä saat niinku tosi hyvän siitä ja sinun tarpeitasi vastaavan siitä vastauksesta.

Loviisa: Markkinoinnissa on hyödyt on sitten ilmeisesti aika merkittävä, että jos miettii vaikka jotakin nettisivuille kun pitää ottaa tekstejä niin se sisällöntuotantoa että siitä tulee semmoista semmoista selkeätä ja semmoista vaikka pitää itse tietenkin sitten tarkistaa mitä muuta voi tällä sitten niinku tehdä?

Eeva: Nettisivu juttu on kyllä niinku tosi oleellinen ja semmoinen iso ja itse asiassa huomasin tuossa juuri että kun aloin tekemään nettisivuja tuolla Wix alustalla niin esimerkiksi siinä oli jo valmiiksi semmoinen tekoäly plugin että siihen pystyi niinku syöttämään että tämmöinen sivusto mulla on kyseessä ja sen tavoitteet on nämä ja sitten Wiks nettisivu alusta suoraan alkoi generoimaan semmoista tekoälyt tekstiä mitä mä voisin potentiaalisesti sinne sivuille haluta.

Eli silloinhan se tosi paljon saattaa helpottaa sitä omaa työtä, kun siihen tulee sitten semmoista, että vähän niinku placeholder tekstiä, että sen sijaan että meillä olisi siinä se lorem ipsum värssy, niin meillä onkin semmoinen valmiiksi generoitu sen yrityksen tai organisaation tarpeisiin generoitu place holder teksti, niin se helpottaa tosi paljon sitä markkinoinnin tekemistä ja samoinhan esimerkiksi Canvassa on jo semmoinen tekoälykuva generoida, eli sinne voikaan vaan kirjoittaa suoraan sitten, että haluan tän tyyppisen kuvan. Toki niihin kannattaa suhtautua aina sitten tietyllä varauksella ja sitten on vielä paljon toki näitä maksullisia kuvien tekoäly sovelluksia eli markkinoinnissa voi kyllä hyödyntää monella eri tapaa ihan nettisivujen tekemisessä, kuvien tekemisessä, tekstien tuottamisessa ja ihan myös semmoisessa niinku markkinoinnin suunnittelussa. Eli voi tehdä vaikka sitten jonkun markkinoinnin vuosikellon ja antaa vaikka siihen sopivat rajaukset, että kertoo että näitä kanavia me käytetään, että me markkinoidaan vaikkapa instagramissa ja facebookissa tai missä vaan ja sitten kertoo tavoittavat ihmiset ja määritellään, että minkälaista kauppaa tekee b to, b vai B-to-C ja sitten tekoäly voi tehdä tähän sulle sitten semmoisen hyvän niinku strategisen rungon sille sille sun markkinointisuunnitelmalle, että toki se ei tee tätä kaikkea sun puolesta pitää olla sitä omaa pelisilmää, että yrittäjäthän itse tietää ja osaa ja tuntee esimerkiksi asiakkaansa tosi hyvin, että joo ne lukee aina vaikka tätä sanomalehteä että sinne tuonne kannattaa nyt painaa pieni ilmoitus tai muuta.

Että ei kannata sitä omaa osaamista millään tavalla väheksyä. Yleensä yrittäjät tietää oman yrityksensä parhaiten, mutta tekoäly voi tehdä tämmöistä niinku manuaalista puurtamista ja auttaa vähän siinä kokonaisuuden hahmottamisessa. Se on siinä siinäkin semmoinen hyvä maksuton yritys sparraaja, että pystyy rakentamaan semmoista markkinoinnin vuosikelloa itselleen.

Loviisa: Onhan toi tosi iso määrä siitä työstä, minkä tekoäly voi tehdä, mutta miten sä näet, että tää tulee vaikuttamaan markkinointialan töihin tai markkinointitoimistoihin ja muihin tämmöisiin yrityksiin, varsinkin kun toi tekoäly voi tehdä noin ison määrän tästä työstä?

Eeva: Mä ehkä näkisin sen sillä tavalla, että tää on semmoinen asia, että ne jotka osaa osaa ja pystyy ja haluaa hyödyntää tekoäly sovelluksia chat GPT ja näitä kuva tekoälyjä ja muita mahdollisia niin ne saa kilpailukykyä siihen omaan organisaatioonsa toimintaan, että tää keskustelu jotenkin muistuttaa hyvin vahvasti semmoista, että kun oli niinku kuvankäsittelyä ja muita ja tuli niinku tämmöistä ensimmäiset vaikka Adoben Photoshop ja sitten oltiin voi vitsi kuvankäsitteliöiltä menee nyt työt kun tulee kaikesta näin helppoa, mutta eihän se asia ole tietenkään niin mennyt vaan tekijät silloin sai kilpailuetuja ketkä todella otti vaikka sitten näitä kuvankäsittelyohjelmia käyttöön eli kaikki niinku tulee tasoittumaan tai näin mä uskon. Tää on mun henkilökohtainen mielipide että kaikki niinku tulisi tasoittumaan ja yleistymään ja sitten loppujen lopuksi kaikki käyttää ja sitten siitä tulee semmoinen osa arkipäivää.

Mutta ehkä tässä hetkessä olisi hyvä tunnistaa mun mielestä se, että sen oman kilpailukyvyn turvaamiseksi ja sen oman yrityksen kilpailukyvyn turvaamiseksi niin kannattaa ottaa käyttöön semmoisilla tavoilla. Kun se on itselle niinku relevantteja ja mielekästä, koska kuitenkin se tekoäly ei voi millään tavalla korvata sitä sen niinku vaikka asiakkaan tai toimialan tuntemusta täydellisesti ja ei se voi korvata minun mielestä ihmistä, mutta korostuu se, että on hyviä asiakassuhteita.

Me tunnetaan toimialat eli tekoäly ei tee semmoista mitään uutta innovatiivista. Ihmiset sen sijaan tekee eli jos ajatellaan vaikka sitä markkinointitoimistokeissiä ja jos niinku pohditaan, että meneekö sieltä nyt työt alta kun kaikki alkaa tekemään Chat GPT:llä hommia niin en en usko sitä vaan näkisin sen että sen mainostoimiston kannattaisi ihan itse hyödyntää tekoälyä siinä, että heidän asiantuntijansa ja markkinointialan osaaja pystyisivät tekemään semmoisia suorittavia työvaiheita, jotka vie aikaa ja joissa ei se niiden oma asiantuntemus pääse loistamaan niin semmoisiin tekemisiin se tekoälyn auttaa tehostaa omaa työtä.

Ja sittenhän se paras puoli on siinä se, että sitten tämmöiset asiantuntijat pääsee käyttämään sitä heidän omaa osaamistaan, siihen omaan erikoistumis aiheeseensa ja saavat tehtyä sen oman kädenjäljen siihen tuotteeseen. Kuitenkin ja sehän on todellakin tärkeää, että saadaan semmoista hyvää laadukasta tekstiä aikaiseksi, koska kuitenkin edelleen se tekoäly ei voi ei voi tuottaa semmoista samanlaista tuotosta samanlaista luovaa innovatiivista tuotosta kun mitä ihmiset pystyvät.

Eli voi auttaa tosiaan niiden puurtamista vaativien toimenpiteiden kanssa myös mainostoimistossa. Ei kannata pelätä sitä, että se nyt olisi työpaikkoja viemässä vaan kilpailukykyähän se kaikille yrityksille sitten parhaimmillaan on lisäämässä.

Loviisa: Tekoäly siis kun mainittiin jo aikaisemmin, että se on enemmänkin sellainen tuki siihen työskentelyyn ja vapauttaa yrittäjälle sitä aikaa tehdä sitä omaa ydinosaamista, eikö niin? Että tekoäly ei korvaa sitä itse tekijää, mutta sitten ehkä tässä pohdin nyt, että miten tekoäly sitten kun usein markkinoinnissa voi kyse olla myös tämmöisen tunteisiin vetoavasta, niin onko sulla tähän tai mielipidettä? Pystyykö tekoäly tuottamaan sellaista sisältöä, joka vetoaa tunteisiin vai onko se nimenomaan parempi tällaisessa faktapohjaista tämmöisessä virallisemmassa? Onko sulla tähän jotakin mielipidettä?

Eeva: Mun mielestä se tekoäly soveltuu kyllä monenlaisiin eri tuotoksiin ja sillehän voi todella määritellä sitä tone of voicea ja tai sitä äänensävyä niin hyvinkin erilaiseksi, että jos haluaa esimerkiksi vedota vaikka tietynlaisiin tunteisiin tai haluaa vaikka että tämä tämä teksti on rakennettu vaikka tämmöiset kulttuuriset piirteet huomioiden tai niin edelleen, niin kyllähän se voi tuottaa, mutta sillä ei ole edelleenkään sitä samanlaista pelisilmää, että ainakin musta joskus tuntuu, kun tekoälytekstejä lukee niin niin niissä on vähän amerikkalaista vibaa, elikkä se ei välttämättä ehkä sitten sovellu todella meidän niinku suomalaisen kulttuurin konteksti, että se saattaa mennä vähän yli sitten sitten joissakin joissakin tapauksissa.

Kyllä se kykenee monenlaiseen tuotokseen, mutta varsinkin suomen kielessä ja muuten niin kyllä se ihmisen peli silmä on tosi tärkeätä, että näkee sen, että onko tää nyt sitten semmoinen oikea tapa puhutella asiakasta, että oikeasti tämä nyt vaikka vaikka toimisi siihen tarkoitukseen.

Loviisa: Me ollaan puhuttu tosi paljon markkinoinnista siihen saatavista hyödyistä, mutta mitään muita tehtäviä on sellaisia missä tekoäly voi hyödyntää?

Eeva: Mä näkisin itse, että tekoäly on parhaimmillaan semmoisissa toimenpiteissä, jotka on yrittäjille tosi raskaita ja aikaa vieviä. Ja yksi näistä mikä mulla tulee mieleen on noi rahoitushakemukset. Eli yleensähän jos vaikka rahoitushakemuksia tulee, että no mitkä on vaikka tämän hankkeen tavoitteet, niin kyllä se ne niinku vaikka esimerkiksi yrittäjällä on tiedossa, että me halutaan tän tyyppisiä tän tyyppisiä asioita, niin sitten sitten voi vielä niinku pyytää apua niissä, että mitä tähän voitaisiin keksiä.

Ja sitten jos on itsellä vaikka bullet pointit että tai tämmöiset niinku ranskalaiset viivat että nämä asiat mä haluaisin tähän tuoda esille niin sitten tekoäly voi kirjoittaa hyviksi kokonaisiksi lauseiksi ne ne asiat kun oot sinne syöttänyt ne pohjatiedot että haluaisin että laadittaisiin tämmöinen. Eli se on niinku tosi hyvä kaveri esimerkiksi näiden rahoitushakemusten tekemisessä, että siinä kannattaa hyödyntää tekstin tuottamisessa. Ne on kuitenkin vähän semmoisia semmoisia raskaita tehdä oman kokemukseni mukaan niinku monille yrityksille, että siinä se on oikein hyvä. Ja sitten semmoinen yleensäkin se materiaalien tiivistys että pystyisi vaikka jos tarvitsee semmoista, että on jo pidempi tekstiä siellä pitäisi löytää esimerkiksi olennainen tai että se semmoiseen niinku tekstinkäsittelyyn se on aivan verraton ja sittenhän löytyy semmoista tekoälysovellusten, että sä voit laittaa vaikka sinne sinne koneen manuaalin ja pyytää sieltä löytämään, että etsi minulle missä käsitellään tätä ja tätä kohtaa.

Eli toimii semmoisena niinku tiedon suodattimena tai voit löytää paremmin tietoja tehokkaammin tietoa sen avulla, että tuota käytät näitä tekoälytyökaluja, että se nyt ehkä ehkä semmoisena yksi. Ja toki sitten semmoinen niinku Excel kaavojen tekeminen tai niiden käsittely, että niihin löytyy hyviä työkaluja ja sitten myös semmoinen ihan ihan semmoinen henkilökohtainen yritysvalmentaja. Eli se on semmoinen ehkä tärkeä, että voi koska vaan niinku pyytää semmoista poikkeavaa näkökulmaa siihen omaan, koska kuitenkin on ihan hyvä minun mielestä aina vähän pallotella sitä, että olenkohan minä nyt oikeassa, teenkö minä oikean ratkaisun, jos minä minä päätän tällä tavalla niin sitten tuota chat GPT ja muut tekoälyt voi sitten auttaa siinä, että he voi vähän haastaa sua ja laittaa sua sitten semmoiseen pohtimaan niitä sinun omia näkökulmia ja ehkä löytää sitten semmoisia uusia uusia ajatuksia eri asioihin että semmoisena semmoisena niinku sparraus kaverina kannattaa hyödyntää.

Ja voi aiheesta, kun aiheesta käydä käydä sen kanssa semmoista keskustelua. Mutta näitä varmasti on sovelluskohteita aivan valtavasti, että täytyy muistaa, että itsehän en ole niinku kuitenkaan alan ammattilainen vaan voi tarkastelen asiaa siitä näkökulmasta, että mitä itse tuota niinku liiketoiminnan parissa oon ollut tekoälyn kanssa itse tekemisessä, että sitten varmasti alan ammattilaiset vielä näkevät paljon enemmänkin näitä näitä mahdollisuuksia ja tuntevat niinku tämän alan substanssin paljon laajemmin kuin minä.

Että varmasti paljon muitakin muitakin löytyy, mutta nää tulisi ainakin itselläni niinku semmoisina ensimmäisinä mieleen niinku yrittäjille hyödyllisinä vinkkeinä.

Loviisa: Toi materiaalien tiivistys on kyllä sellainen mitä mä itsekin jonkun tekee omassa työssäni aika paljonkin ja se on tosi työlästä huolimatta siitä että mä tunnen tän mun oman niin sanotun pelikenttäni aika hyvin, mutta sitten kun sitä materiaalia rupeaa olemaan niin paljon, niin se suodattaminen on tämmöisellä yksittäisille ihmisille tosi työlästä., tosi hidasta ja toi Excelhän pakkaa tuottamaan varsinkin minulle harmaita hiuksia vaikka mä käytän sitä ihan säännöllisesti ja oon kuullut että että en ole edes ainut ketä se vähän rassaa tuo excel vaikka sitä on käyttänyt jo vuosia.

Eeva: Joo, se on kyllä aivan aivan me ollaan ihmisinä niin erilaisia, että toiset asiat on toisille helppoja ja toiset on toisille niinku että tää on tää on juurikin juurikin niin, että sitä kannattaa ehkä ehkä näitä tekoälyn sovelluksiakin hyödyntää just niissä asioissa, että mitä tunnistaa itsessään, että tää ei ole nyt ihan niinku semmoinen mun juttu että tai että mun on vaikka vaikea tarttua tähän asiaan, niin sitten yleensä se tekoäly voi auttaa saamaan niinku jostakin kulmasta kiinni siinä hankalassa tehtävässä.

Ja myös niinku ajattelee, vaikka vaikka opiskelijoitakin, että jos tuntuu että on on joku tehtävä. joka on haastava ettei oikein pääse alkuun niin kyllähän tää toimii semmoisena sparrauskaverina myös että no hei, mistä voisi aloittaa mistä voisi hakea tietoa ja miten mä voisin päästä asiassa eteenpäin ja että se on aivan totta että on aina ihmisillä niitä erilaisia kipukohtia ja ne on tosi tärkeä tunnistaa. Sieltä löytää myös niitä paikkoja missä näitä tekoäly sovelluksia voisi mahdollisesti hyötykäyttää.

Mutta tosiaan semmoinen mitä ehkä kannattaa muistaa, että tekoälyjä on muitakin kuin se chat GPT ja ne on tosi hyvin jo saavutettavissa. Ja varmaan vielä kun lisääntyy vielä tässä tulevina vuosina ainakin tuntuu itsestä, että viikottain alkaa näkymään, että uusissa paikoissa on hyödynnetty tekoälyä ja todella niiden mahdollisuudet kasvaa koko ajan että just toi mitä sanoin noista Wixin nettisivuteksteistä ja muista että alkaa näkymään nettisivujen generoinnissa jo tekoälysovelluksia ja kaikkia. LinkedInissä tuli vasta tää, että siellä pystyy generoimaan postauksia tekoälyn avulla, että voi suoraan heittää sinne sitten ajatuksia ja tekoäly suodattaa ne sitten sopii vaan muotoon ja sitten on erilaisia tiedonhakupalveluita ja on kyllä niinku tosi paljon paljon erilaisia. Ja toihan on aivan verraton sitten toi nelosversio jos tuohon ajattelee tuohon excel jumppaan just siihen tiedostojen tietojen käsittelyyn niin siinähän on siinä nelosversiossa sitten Loviisallekin vinkkinä, että jos ette ole sitä käyttänyt niin se on tosi tosi hyvä. Siinä kyllä että sinne saa paljon enemmän syötettyä niitä PDF tiedostoja, että voi vaikka laittaa sitten sinne muutamat PDF ja pyytää sieltä etsimään tiettyjä tietoja. Niin on kyllä jo tosi paljon paukkuja näissä ja uskon kyllä että tulee ihan osaksi arkipäivää tosi moneen eri juttuun.

Loviisa: Joo, tohon LinkedIniin itseasiassa mä huomasin just tänään kun mä tein tähän hankkeeseen niin yksi postausta ja ja tota huomasin että nyt oli ilmestynyt sellainen generointimahdollisuus sinne ja en en kerennyt tänään musta vielä kokeilemaan, mutta aion kyllä seuraavaan tapahtumaan sitten testata että millaista materiaalia siitä tulee. Mutta voidaan siis sanoa, että nää tekoälyt ja työ tekoälytyökalut tulee yleistymään ja niitä tulee sellaisiin paikkoihin, joissa tehdään muutakin työtä.

Eeva: Joo näen sen että se niinku arkipäiväistyy ja ihan semmoisiin näihin näkyviin asioihin näihin LinkedIn postauksiin ja muihin mutta myös semmoisiin niin mikä ei ole ehkä niin vahvasti meille sitten näkyvissä.

Että täytyy niinku muistaa sitä, että tämmöistä kun henkilökohtaisen käytön lisäksi niin nää tekoälymallit niin nehän on sovellettavissa vaikka niinku ihan minkä tahansa asian optimointiin että niitä siis käytetään huoltojen ennakointiin teollisuudessa ja koneoppimisenmalleihin ja kaikenlaisen niinku konenäköpohjaisen laadunvarmistuksen tuotannossa ja tunnistetaan esimerkiksi tuotannosta sitten poikkeamia automaattisesti tekoälyn avulla tai ihan vaan pysty kuljetusfirmat ja logistiikassa niin optimoidaan reittejä tekoälyn avulla ja niin edelleen. Että että siis sovelluskohteet on aivan todella monipuoliset. Sitä tässä mielenkiinnolla seuraa, että mitä kaikkea sitten tuota vielä tulemme näkemäänkään tämän asian suhteen.

Loviisa: Mistä sitten tietää, että mitkä on niitä asioita, joihin voisi omassa tekemisessä saada hyötyä tekoälystä?

Eeva: No ehkä semmoinen tämmöinen, klassinen klassinen vastaus, että niin, että se tekoäly on voi kertoa sinulle sen, että mistä mistä sinä voit niinku parhaiten saada hyötyä. Elikkä voit niinku esimerkiksi kertoa sinun omasta liiketoiminnasta tai vaikka siitä työarjessa, että tämmöisiä tämmöisiä haasteita mulla on ja näihin asioihin menee vaikka paljon aikaa tai tämmöisiä ongelmia mulla on tai muita työssäni mitä haluaisin selvittää, niin tämmöisiä voi tunnistaa ja kertoa Chat GPT:lle ja sitten voi kysyä ihan että no miten minä voisin hyödyntää tekoälyä sitten näiden haasteiden selättämisessä.

Eli ihan niinku se voi itsekin antaa sitten ratkaisuja, että miten voisit ottaa tekoälyä osaksi arkipäiväistä työelämää. Mutta tosiaan kannattaa muistaa se, että se on sitten se tietoturva siinäkin semmoinen tärkeä asia, ettei kannata nyt mitään salassa pidettävää dataa tai muuta sinne laittaa tai omia terveystietoja tai mitä mitä tahansa muuta, että tää on kuitenkin edelleen semmoinen kaupallinen yritys ja ei ole hyvä luovuttaa sitten mitään semmoisia sensitiivisiä tietoja että tai laittaa laittaa salassa pidettäviä firman dokumentteja sinne tiivistettäväksi tai käännettäväksi, että se ei ole ihan ihan soveliasta. Elikkä muistetaan se, että se on kuitenkin se open AI ihan semmoinen kaupallinen yritys ja muutenkin tekoälysovelluksen usein ovat.

Loviisa: Tässä on tullut aika paljon asiaa GP tästä tekoälystä yleensäkin, mutta kerrohan aivan vielä tähän loppuun ennen kuin loppuu aika joku hyvä juttu että miten sä oot itse käyttänyt Chat GPT:tä sun vapaa ajalla?

Eeva: No tää on ihan semmoinen semmoinen viime viime päivien esimerkki että tuota me oltiin justiinsa tuota miehen kanssa pohtimassa että mitähän elokuvaa katsottavaksi olisi kiva katsoa jotakin erilaista ja sitten me kerrottiin Chat GPT:lle, että minä tykkään katsoa tämmöisiä elokuvia ja tuota jotain draamaa ja historiaa, historiaelementtejä ja jotakin puku vanhoja pukuja muuten ja sitten miehen miehen scifi toiveet ja tämmöiset ja molemmat tykkää alkuperäisestä juonesta ja niin edelleen eli eli kerrottiin niinku kahdet eri intressit elokuvan suhteen ja sitten sen perusteella sitten chat GPT laati meille semmoisen itse asiassa todella hyvän listan niinku hyvistä elokuvista, joita joita sitten se meille suositteli ja katsottiin, että siinä oli todella kovia elokuvia joista oltiin oltiin yksi pidettykin, niin se oli tosi tosi mielenkiintoinen esimerkki ja tää ehkä semmoinen on myös hyvä esimerkki siitä, että chat GPT voi auttaa löytämään kompromisseja että sä kerrot niinku 2 eri henkilön tai useamman henkilön niinku intressit ja tavoitteet ja sitten pyydät sitä niinku löytämään semmoisia yhteisiä asioita mitkä sopii molemmille. Eli tätä tämmöistä niinku tätä elokuvien katseluesimerkkejä niin voi soveltaa myös semmoiseen työelämän kontekstiin, että jos on 2 poikkeavaa näkemystä niin se voi auttaa myös siinä, että löydetään semmoisia yhteisiä intressejä, yhteisiä tavoitteita ja tehdään niistä sitten semmoinen kaikille sopiva yhteinen ratkaisu, että se semmoisena ihan hyvänä esimerkkinä, mutta edelleen tässä täytyy muistaa, että tieto vähän vanhaa, että ei siinä ihan ihan niinku tuota tänä vuonna ilmestyneitä elokuvia ollut siinä siinä elokuva listauksessa, että semmoisilla tietyillä rajoitteilla, mutta…

Loviisa; Joo, mä en ollut ajatellutkaan, että sitten voi käyttää myös niinku ihan tollaseen. Mulla on kanssa miehen kanssa vähän erilaiset nää elokuvan maut. Täytyypäs kokeilla tätä, että jos tää olisi semmoista jotenkin rauhaa meidän elokuva on valitsemiselle.

Eeva: Kyllä kaikkea voi soveltaa ja löytää uusia tapoja sitten.

Loviisa: Mutta kiitos tästä haastattelukerrasta ja me palataan sitten myöhemmin uudelleen tähän bisneksen boostaamisen pariin.

Eeva: Joo kiitos sulle loviisa. Kiva kun pääsin tänne taas sinuun vieraaksi.

Loviisa: Ja tervetuloa kuuntelemaan myrskyhankkeen podcastia. Tämä podcast on osa MYRSKY –  Yritysten muutoskyvykkyys, vihreä siirtymä, digitalisaatio ja länsi suomessa -hanketta, joka rahoitetaan REACT-EU-välineen määrärahoista osana Euroopan Unionin Covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia. Tänään aiheenamme on miten yritysvalmentaja voi nostaa organisaation tasoa. Olen Loviisa Mäki-Julku ja tänään meillä on asiantuntijavieraana Kim Westerlund, joka on LEAN-konsultointiyritys EduPowerin perustaja. Tervetuloa mukaan!

Kim: Kiitos kutsusta. On hienoa olla täällä jakamassa ajatuksiani siitä, miten yritysvalmentaja voi auttaa organisaatiota saavuttamaan uusia tasoja.

Loviisa: Ennen kuin päästään itse asiaan, niin kerrotko hieman itsestäsi ensin?

Kim: Joo kiitos, olen entinen voimalaitosmyyjä. Eli jos tarvitset voimalaitoksen, don’t hesitate to call. Myin kiinteän polttoaineen voimalaitoksia 14 vuoden ajan, tuollaisia isoja kuin Vaskiluodossa esimerkiksi, tosi isoja laitoksia. Tein sitä kansainvälisillä markkinoilla, erittäin mielenkiintoista toimintaa. Sen jälkeen tein insinööriä, jonkun täytyy niitäkin tehdä, tosin en ollut asiassa ihan yksin vaan siinä oli 900 opiskelijaa ja 60 staffia ja sitten itseni eli johdin tekniikan koulutusta ammattikorkeakoulun Novialla.

Tästä reseptistä 14 osaa ja 7 tai 2 osaa teollisuutta ja yksi osa higher education, niin sillä reseptillä tehtiin EduPower, jonka perustin vuonna 2012 ja sitä on vetänyt siitä lähtien.

Loviisa: Tänään me keskitytään tosi paljon Leaniin, niin avaatko meille ihan lyhyesti mitä on Lean, että se on ainakin mulle ennen tätä ollut hyvin vieras käsite, niin uskon, että en ole tässä ainoa.

Kim: Tuo on haastava kysymys, koska Lean on erittäin laaja käsite, mutta koitetaan puristaa se aika lyhyeen ja pieneen. Lean on ensinnäkin kokonaisvaltainen lähestymistapa yrityksen tai organisaation kehittämiseen. Meille se on yksinkertaisesti maailman parhaat tunnetut menetelmät organisaation kehittämiseen. Ja Lean, se keskittyy turhien asioiden poistamiseen systemaattisesti askel kerrallaan.

Loviisa: Se kuulostaa sellaiselta stressin poistajalta, kun saa ne turhat sieltä pois.

Kim: Se on just nimenomaan niin ja olen liioittelematta yli kolmekymmentäviisi vuotta miettinyt näitä asioita, että mitkä on maailman parhaat tunnetut menetelmät ja pikkuhiljaa alan nähdä valoa tunnelissa. Ja Lean myös.. tää on erityisen tärkeä minulle, se on win win win, kaikki voittaa siinä. Ja kunnioitus ihmisille on hyvin keskeistä siinä. Silloin saa myös ihmiset mukaan ja en muuten en pystyisi uskomaan tähän itse, mutta tiedän että ne asiat ja lähestymistavat ja työkalut toimivat.

Loviisa: Semmoinen inhimillinen työkalu.

Kim: Nimenomaan ja myös tehokas.

Loviisa: No siirrytään tällaiseen käytännölliseen puoleen, eli tilaus ja toimitusprosesseihin. Mikä semmoinen yleisin pullonkaula, jonka sä oot kohdannut työssäsi ja miten sitten tämmöiset Lean menetelmät voi auttaa sen ratkaisemisessa?

Kim: Tähän asti kaikissa meidän asiakasyrityksissä on ihmisiä. Mikään ei ole ollut täysin AI vetoinen ja ihmisille luonteenomaista on kommunikaatio ja informaation kulku, joka myös ohjaa sitten sitä materiaalialiikettä informaation varassa ja usein pullonkaula liittyy juuri tähän viestintään ja työnkulun koordinointiin. Lean-menetelmät kuten kanbantaulut ja säännölliset päivittäiset palaverit, ne voivat auttaa tiimiä tunnistamaan ja ratkaisemaan nämä ongelmat tehokkaasti.

Loviisa: Varsinkin varmaan sisäisellä viestinnällä on tosi iso vaikutus just johonkin työnkulun koordinointiin ja sellaiseen, että jos se informaatio kulje niin ei siellä välttämättä oikein mikään toimisi niin hyvin kuin se voisi.

Kim: Se on juuri näin ja pitäisi saada se viestintä systemaattiseksi suunnatuksi, jotta se koko ajan auttaa viemään asioita oikeaan yrityksen haluamaan suuntaan.

Loviisa: Mitä sitten nää henkilökohtaiset tai organisaation tasolla olevat haasteet vaikuttaa prosessiin, että kuinka tärkeää on yksilön rooli tämmöisessä Lean-muutoksessa?

Kim: Yksilön rooli on ratkaiseva. Lean muutokset vaativat kulttuurimuutosta ja se vie jonkin verran aikaa, mutta voidaan aloittaa heti. Ei tarvitse odotella vaan pienin askelein, mutta nopeasti liikkeelle lähtien on hyvä avain. Ja jokaisen työntekijän sitoutuminen on avainasemassa, myös ylimmästä johdosta ja ihan työntekijöihin. Koulutus ja riittävä jatkuva tuki ovat tärkeitä, jotta jokainen ymmärtää oman roolinsa prosessin parantamisessa. Ja tää on niin kuin huippu urheilussa, eli parhaat pelaajat ovat kentällä ja yksilöt tekevät sitä työtä itse, mutta sanokaa joukkue, joka olisi huipputasolla jolla ei olisi ammattivalmentajaa, niin se valmennusapua auttaa todella paljon.

Loviisa: Eli johdolla on iso rooli tässä sitouttamisessa ja se vähän niinku tihkuu sieltä ylhäältä sitten niihin työntekijöihin.

Kim: Joo se on nimenomaan näin. Älä tee niin kuin minä teen vaan teen niin kuin minä sanon eli se esimerkillä johtaminen ja yrityksen suunnan viestittäminen on aivan avainasemassa ja sitten sieltä ylhäältä tihkuu tosiaan niinku sanoit systemaattisesti samansuuntaisesti. Niin kuin eräs kollega sanoi, pitää saada kengät osoittamaan samaan suuntaan.

Loviisa: Se on ihan se on ihan hyvä, hyvä neuvo pätee varmaan ihan tämmöiseen normielämäänkin.

Kim: Kyllä.

Loviisa: Mutta, siirrytään sitten aiheeseen The Toyota Way. Voitko sä selittää lyhyesti että mitä tää käsite tarkoittaa? Miten se liittyy Leaniin ja miksi se on tärkeä?

Kim: Joo tää on jännittävä. Lean käsitteenä syntyi vuonna -88 tai -89 tutkimusartikkelissa osana suurta maailmanlaajuista viisivuotista projektia, jossa tutkittiin silloin autoteollisuutta ja sen takia Toyota oli paljon esimerkkinä ja jo tutkimuskohteena. Toyota ei itse puhu Leanistä, mutta jotkut voisivat olla sitä mieltä, että Lean on yhtä kuin The Toyota Way.

Ja The Toyota Way, niin se voidaan sanoa olevan filosofia tai tapa asennoitua ja johtaa ja kehittää organisaatiota, joka korostaa jatkuvaa parantamista ja hukkaan perustuvaa ajattelua. Lean on myös käytännön operatiivinen lähestymistapa, joka keskittyy arvon tuottamiseen asiakkaalle minimoimalla hukkaa. Ja hukalla tarkoitetaan turhaa tekemistä, mikä ei suoranaisesti edistä tuotetta tai palvelua, joka ratkaisee asiakkaan ongelmaa tai tarvetta. Nämä periaatteet auttavat sitten organisaatioita tehostamaan prosessejaan ja parantamaan tuottavuutta.

Loviisa: Okei, no sitten on nää nää termit mitkä on mulle itselleni ainakin ihan vieraat eli kaize ja 5S, että miten miten nää työkalut integroidaan päivittäiseen johtamiseen ja strategiat työskentelyyn?

Kim: Kaize on tämän päivän japanin kielen oppitunti eli yksi sana kaizen se tarkoittaa parempi tie eli jatkuvaa parantamista pienin askelin. Ja se asennoituminen, periaate, että yrityksessä organisaatiossa mennään kaizen periaatteella, kaizen hengellä jatkuvaa parantamista. Niin se on keskeistä tietysti, että ei jäädä paikalle polkemaan. Ja myös tämä pienin askelin ei tarvitse olla niin jättimäisiä. Tietysti välillä on isompia projekteja myös, kuuluu asiaan. Sitten tämä 5 s niin se on työpaikan organisointimenetelmä ja tuo nimi 5S niin, yllätys, se tulee 5S alkuisesta japanin kielen sanoista, niitä nyt en ala tässä luetella, mutta se on tämmöinen systemaattinen, hyvin käytännönläheinen tapa organisoida työpaikkaa. Asiat järjestykseen vähän niinku suomalaisessa keittiössä, aterimet on tuossa tietyssä laatikossa ja järjestyksessä. Molemmissa tapauksissa on tärkeää, että johdon sitoutuminen ja esimerkki ohjaavat tiimiä. Strategiatyöskentelyssä nämä työkalut auttavat myös priorisoimaan tehtäviä ja varmistamaan, että kaikki työskentelevät yhteisten tavoitteiden eteen. Tuossa 5S:ssä voi sanoa, että yksi niistä on standardointi eli rutiinien määritteleminen, mikä on hyvin keskeistä tässä. Rutiini tai standardityö tekee prosesseista ja työtehtävistä ennakoitavia ja luotettavia. Kun avaimet on kotoa lähtiessä oikeassa housun taskussa, niin ei tarvitse etsiä eikä unohdella. siellä ne ovat.

Loviisa: Puhutaan vielä sitten varaston optimoinnista ja siilojen murtamisesta, että miten nää liittyy liina ajatteluun?

Kim: Joo varaston optimointi, se liittyy Leanin periaatteeseen minimoida varastoja ja parantaa läpimenoaikoja. Se on vähän niinku kaupan kassalla, että jos on jonoa enemmän niin et sä voi vaan etuilla sinne. Eli jos vaikka tehtaalla on paljon tuotteita, jotka ovat työn alla, niin seuraava uusi tilaus tuote, joka ruvetaan tekemään niin se joutuu menemään koko tuon jonon läpi ja se pidentää läpimenoaikaa. Se voi välillä olla vaikea nähdä niin suoraviivaisesti, että just tuo työn alla oleva materiaali niin se todella pidentää läpimenoaikaa, vaikka se vaan odottaa siellä. Ja sitten tämä varastojen minimointi, niin tässä voi mennä mönkään myöskin, jos ei ymmärrä mitä tekee, palataan siihen.

Loviisa: Tämmöinen siiloutuminen on ainakin omasta kokemuksesta on sellainen mikä on monissa organisaatioissa ihan oikea ongelma, että sitten ei ole sellaista, ei ole keskusteluyhteyttä ja sitten kaikki tekee sitä omaansa. Mutta, kun parempaa saisi kun kaikki puhaltaisi yksi hiileen.

Kim: Se alioptimointi, että joku tietty osasto esimerkiksi tekee mielestä aivan fantastista työtä, mutta se ei palvele seuraavaa osastoa siinä työprosessissa. Niin tää on tyypillistä. Siilojen murtaminen on on olennaista, se edistää sitä osastojen välistä virtausta ja yhteistyötä. Ja kun ymmärretään prosessit kokonaisuutena, niin voidaan suorittaa tämä murtaminen ja sen tietysti vaatii myös keskustelua, kommunikaatiota ja ihmisten yhteistyötä.

Loviisa: Mutta ennen kuin lopetellaan, niin onko sulla antaa jokin neuvo tai vinkki, että mitä tässä tulisi ihan todellakin välttää?

Kim: No yksi joka tulee heti mieleen on tämä varastojen optimointi tai minimointi. Puhumme paljon käsikirjasta, eli kaikki lukemamme ja oppimamme ja sitä on hyllymetreittäin me todella luemme niitä kaikkia kirjoja. Ja tämä niin sanottu käsikirja, se sanoo myös: niin, riippuu tilanteesta.

Lean… Kukaan ei sanonut, että Leantoiminta on yksinkertaista. Se on vähän niinku formula yksi auto, sillä pääsee tosi lujaa, mutta se vaatii taitoa ja hyvä tiimiä siihen ympärillä säätämään. Ja varasto on turha siinä mielessä, että jos ei tuota asiakkaalle arvoa, että on paljon tuotteita työn alla niin silloin läpimenoaika lyhenee, kun vähentää varastoja, mutta se täytyy tehdä hallitusti. Muuten tulee se ongelma, että on ei oota eli välillä joku joutui odottamaan materiaalia.

Tää on se syy minkä takia usein lisätään työn alla olevaa materiaalia, että ei joutuisi odottamaan, että saa raaka ainetta itselleen. Olemme kuulleet esimerkkejä, jossa on lähdetty soitellen sotaan ja minimoimaan varastoja ja on tullut suuria ongelmia toimitusvarmuudesta ja ja oma tuotanto on on sitten tökkinyt pahan kerran, kun ei ole oikein ymmärretty, että tää täytyy tehdä hallitusti ja pää mukana. Ja ehkä jonkin verran teoriaosaaminen ja kokemus auttaa siinä.

Sitten toinen tämmöinen vältettävä asia tai sudenkuoppa tai huomioitava asia on, että Lean kylläkin kestävyyslaji. Se ei ole semmoinen quick fix, mutta se on silti erittäin kannattava. Tää on niinku maraton, jatkuva parantaminen, jos odottaa tulokset 100 m jälkeen, niin jää niin paljosta paitsi ellei jatka. Sitten voisi sanoa myös neuvoista. Sanoisin että ei jos vaan kun menee ojan, joko vasempaan tai oikeaan ojaan, niin ei muuta kuin takaisin tielle vaan älä luule, että vika on itse Leanissä. Se on vähän niinku koulunkäynti ja opiskelu: kunhan jatkat opettelemista niin opit, jos luovutat et opi ja jäät paikalle polkemaan.

Loviisa: Eli melkein tiivistetysti voisi sanoa ,että älä ihan takki auki lähde ja ole sinnikäs.

Kim: Juuri hyvin, perfect. Ei muuta kuin tekemään.

Loviisa: Kiitos tästä mielenkiintoisesta keskustelusta, tää ainakin avasi itselleni aika paljonkin tätä mulle tuntematonta aihetta. Tästä oli varmasti hyötyä myös yritykset. Kiitos kun tulit, kiitos.

Kim: Kiitos.